Ouders en leerlingen schrijven zich in via het formulier op je publieke organisatiepagina (/org/<jouw-slug>; er is ook een insluitbare versie op /org/<jouw-slug>/embed/registration). Alles wat dat formulier vraagt en verstuurt, stel je in vanuit Registratiebeheer. Inzendingen komen binnen als registraties; zie het artikel "Registraties verwerken (account aanmaken)".
Waar vind je het
Zijbalk → Data & Content → Registraties. De registratietypes en informatieblokken staan bovenaan de pagina; de rest zit achter de knop Formulier instellen.
Wie mag dit
Permissie Rapporten bekijken (view_reports) en de module Registraties in je pakket. Leraren niet.
Inrichten
- Klassen klaarzetten. Zorg dat het seizoen en de klassen bestaan (Onderwijs → Leraar- en Klasbeheer). Per klas stel je daar in of inschrijving open is; een klas die gesloten is voor inschrijving weigert inzendingen die hem kiezen.
- Registratietypes kiezen (bovenaan Registratiebeheer, direct opgeslagen): Met ouder (een ouder schrijft één of meer kinderen in), Onafhankelijke leerling (een leerling schrijft zichzelf in) en Voorkeursklas(sen) (toont een optioneel veld om een voorkeursklas te kiezen). Staan Met ouder en Onafhankelijke leerling allebei uit, dan toont je organisatiepagina geen formulier.
- Informatieblokken (optioneel): klik Aangepaste informatie bewerken en voeg tot vijf blokken toe met titel, tekst, pictogram en kleuren, bijvoorbeeld over lesgeld of de eerste lesdag.
- Formulier instellen: klik de knop. Kies bovenin de modus Met ouder of Zelf inschrijven; Benamingen, Velden en Toestemmingen gelden per modus. Werk de vijf tabbladen hieronder door.
- Klik Opslaan. Met Voorbeeld tonen zie je het formulier live naast je instellingen.
- Open je organisatiepagina en doe een testinschrijving. Controleer daarna of hij in Registratiebeheer staat en of de bevestigingsmail aankomt.
De tabbladen van Formulier instellen
- Benamingen — hernoem de twee keuzeknoppen bovenaan het formulier (bijvoorbeeld "Lid worden" in plaats van "Zelf inschrijven"). Per taal (NL, TR, EN, AR) kies je Standaard of Eigen tekst (max. 120 tekens); een lege taal valt terug op een ingevulde.
- Velden — zet standaardvelden per modus op Zichtbaar en/of Verplicht: geslacht, geboorteplaats, specialisaties, adres en voorkeurstaal; bij zelf inschrijven ook telefoon. Geboortedatum (en bij zelf inschrijven e-mail) staan vast. Bij zelf inschrijven staat adres standaard uit.
- Extra vragen — eigen vragen (max. 40): kort of lang antwoord, getal, datum, één keuze, meerdere keuzes, keuzelijst, selectievakje, toestemming, of een informatieblok zonder invoer. Keuzevragen hebben max. 30 opties.
- Toestemmingen — eigen vinkjes (max. 10) naast het privacybeleid van Aqlemy, bijvoorbeeld voor je huisregels. Per toestemming: de tekst naast het vinkje (met link), een optionele uitleg, een optionele documentlink, Verplicht aan/uit en bij welke modus hij verschijnt. De tekst die iemand aanvinkte wordt bij de inschrijving bewaard als bewijs. Knop: Toestemming toevoegen.
- E-mails — vijf mails: Inschrijving ontvangen (met ouder / zelf inschrijven), Account aangemaakt (ouder / zelf inschrijven) en Leerling toegevoegd aan bestaand account. Per taal Standaard of Eigen tekst voor onderwerp, titel, inleiding, tekst en afsluiting. Plaatshouders:
{{organisatie}},{{naam}}, en{{registratienummer}}(ontvangstmails) of{{gebruikersnaam}}(accountmails). Met Voorbeeld zie je de mail zoals hij verstuurd wordt.
Ik zie het niet / het werkt niet
- Er staat geen formulier op mijn organisatiepagina. Met ouder en Onafhankelijke leerling staan allebei uit, of de module Registraties staat niet aan.
- Een ouder krijgt een foutmelding over een gesloten klas. De gekozen klas is gesloten voor inschrijving. Open hem in Leraar- en Klasbeheer of laat de ouder een andere klas kiezen.
- Mijn wijzigingen staan niet op het formulier. Klik Opslaan in het venster Formulier instellen; zonder opslaan gaan ze verloren. Ververs daarna de organisatiepagina.
- Ik zie geen voorbeeld. Het live voorbeeld verschijnt alleen bij de tabbladen die per modus werken.
Veelgestelde vragen
Kan ik het wachtwoord in de welkomstmail zetten? Nee, daar is bewust geen plaatshouder voor. De accountmail zet de inloggegevens altijd in een vast blok; in je eigen tekst kun je {{gebruikersnaam}} gebruiken.
Kan ik vragen per klas of seizoen verschillend maken? Nee, de instellingen gelden voor het hele formulier, per modus.
Waar vind ik de antwoorden op extra vragen? In de details van de registratie. Na het aanmaken van het account worden ze eigen velden bij de leerling.
Kan ik de standaardtoestemming voor foto's aanpassen? Nee, foto- en sociale-media-toestemming geven ouders en leden in de app. Met Toestemmingen voeg je alleen eigen vinkjes toe.
Krijg ik bericht bij een nieuwe inschrijving? Ja, iedereen met Rapporten bekijken krijgt een melding.