De Ledenbeheer hub is de startpagina van je ledenadministratie. Bovenaan staan kerncijfers, daaronder actielijsten die om opvolging vragen, en daarna panelen over verloop, groei, betrokkenheid, contributie, verjaardagen en aanwezigheid op evenementen. De pagina is bedoeld voor verenigingen, stichtingen en andere organisaties met leden.
Waar vind je het
Zijbalk → Ledenbeheer → Ledenbeheer hub.
Wie mag dit
- Permissie Gebruikers beheren (
manage_users). Er is geen aparte ledenpermissie: dezelfde permissie geeft ook toegang tot de Ledenlijst en de lid-profielen. - De sectie Ledenbeheer verschijnt alleen als de ledenmodule (ledenregistratie) voor je organisatie aanstaat. Die zet je niet zelf aan: hij volgt uit je pakket (Instellingen → Instellingen, tabblad Algemeen, abonnementskaart → "Pakket wijzigen") of Aqlemy zet hem aan.
- Leraren zien Ledenbeheer niet.
Kerncijfers en panelen
- Actieve leden, Nieuw deze maand (met verschil ten opzichte van vorige maand), Verloopt binnen 30 dagen, Lopende contributies en MRR contributie (maandelijks terugkerende contributie).
- Lifecycle & retentie — verloop over 90 dagen, verdeling over statussen, groepen naar lidmaatschapsduur en wie binnenkort verloopt.
- Acquisitie & groei — nieuwe leden per maand, de bron van de aanmelding en de trend.
- Engagement & activiteit — wie de afgelopen 30 dagen actief was, bereik van pushmeldingen, aankondigingen en evenementen.
- Financieel — alleen ledencontributie — MRR, omzet over 30/90 dagen en dit jaar, gemiddelde per lid, betaalmethoden, achterstanden, donaties en grootste bijdragers.
- Verjaardagen en Aanwezigheid op evenementen (periode: 30 dagen, deze maand of het schooljaar).
Ouderabonnementen, tickets en losse betalingsverzoeken tellen niet mee in deze cijfers.
Stap voor stap: de actielijsten afwerken
- Onder de kerncijfers staan vier Actie-lijsten: Verloopt binnen 30 dagen, Betalingsachterstand, Geen toestemming en Inactief >90 dagen.
- Klik op een naam om het lid-profiel te openen en daar het lidmaatschap te verlengen, de gegevens te bewerken of contact op te nemen.
Stap voor stap: een verlengcampagne versturen
- Klik in de lijst Verloopt binnen 30 dagen op Verlengcampagne versturen.
- Kies onder Verloopt binnen het venster: 14, 30, 60 of 90 dagen.
- Controleer de tellingen: wie de e-mail ontvangt, wie geen e-mailadres heeft of e-mail heeft uitgezet, en wie recent al een uitnodiging kreeg. Leden die in de afgelopen twee weken al een uitnodiging kregen, worden overgeslagen.
- Vul eventueel een Eigen inleiding (optioneel) in. Laat je die leeg, dan krijgt elk lid de standaardtekst in zijn eigen taal.
- Klik Versturen. De e-mails gaan in porties de deur uit.
Ik zie het niet / het werkt niet
- Ik zie Ledenbeheer niet in de zijbalk. De ledenmodule staat niet aan voor je organisatie, of je mist de permissie Gebruikers beheren. Vraag een beheerder met Admins beheren om de permissie, of vraag Aqlemy/je pakket voor de module.
- De cijfers staan op 0. Er zijn nog geen leden (rol lid), of de leden hebben geen lopend contributieabonnement. MRR telt alleen lopende contributie.
- Een lid ontving geen verlenguitnodiging. Het lid heeft geen e-mailadres, heeft e-mail uitgezet, of kreeg in de afgelopen twee weken al een uitnodiging.
Veelgestelde vragen
Waarom telt de MRR niet al onze inkomsten? De kaart telt alleen terugkerende ledencontributie. Eenmalige betalingen, ouderabonnementen en tickets vallen erbuiten.
Hoe wordt "inactief" bepaald? Op basis van de laatste activiteit van het lid; meer dan 90 dagen zonder activiteit zet het lid op de lijst Inactief >90 dagen.
Kan ik de verlengcampagne inplannen? Nee, je verstuurt hem op het moment dat je op Versturen klikt.