Wat iemand via het inschrijfformulier op je publieke organisatiepagina invult, komt binnen als registratie in Registratiebeheer. Een registratie is nog geen account. Jij verwerkt hem door er een account van te maken. Er is geen goedkeuren of afwijzen: een registratie is Onverwerkt of Verwerkt, en wat je niet wilt verwerken, verwijder of archiveer je.
Waar vind je het
Zijbalk → Data & Content → Registraties. De pagina heet Registratiebeheer.
Wie mag dit
- Permissie Rapporten bekijken (
view_reports). Wie die permissie heeft, krijgt ook de melding bij een nieuwe registratie. - Het menu-item verschijnt alleen als de module Registraties voor je organisatie aanstaat. Die zet je niet zelf aan: hij volgt uit je pakket of Aqlemy zet hem aan.
- Leraren hebben geen toegang.
Wat je ziet
- Kerncijfers: Totaal Registraties, Deze Week, Onverwerkt, Verwerkt, en als ze er zijn Bestaande Ouders en Bestaande leerlingen.
- Standaard zie je alleen onverwerkte registraties. Toon Alle Registraties toont ook de verwerkte; Toon Onverwerkte Registraties zet dat terug.
- Zoeken, Filter op leeftijd (min/max) en Filter op geslacht. Er is geen filter op klas of status.
- Tabelweergave of Kaartweergave. Een nieuwe registratie van vandaag krijgt het label Vandaag Nieuw.
Stap voor stap: een registratie verwerken
- Open de registratie met Bekijk details of Snelle Voorvertoning en controleer de gegevens. Corrigeer zo nodig met Bewerken.
- Kijk naar de knop. Herkent Aqlemy de ouder al (op e-mail, dan telefoon, dan naam), dan staat er Toevoegen aan Bestaande en zie je de naam van het bestaande account. Bij een bekende zelfstandige leerling staat er Toevoegen aan bestaande leerling. Anders staat er Account Aanmaken.
- Klik de knop, vink de leerlingen aan die je wilt verwerken en kies voor elke leerling een klas (Selecteer Klassen).
- Bevestig. Zit een gekozen klas op of boven het streefaantal of is hij bijna vol, dan zie je eerst een bezettingswaarschuwing; je kunt toch doorgaan.
- Het venster Inloggegevens toont de gebruikersnaam en het wachtwoord van het hoofdaccount, een eventuele tweede ouder en de leerlingaccounts. Deze gegevens zijn maar één keer zichtbaar.
- De ouder (of zelfstandige leerling) krijgt automatisch een welkomstmail met de inloggegevens; bij toevoegen aan een bestaand account een mail dat de leerling is toegevoegd. Mislukt het mailen, dan zie je een melding.
Een ouderregistratie maakt (of hergebruikt) één ouderaccount plus een leerlingaccount per aangevinkt kind. Staan er gegevens van een tweede ouder met e-mail of telefoon in, dan krijgt die een eigen account en een eigen welkomstmail. Een registratie als onafhankelijke leerling maakt een leerlingaccount. Vink je maar een deel van de kinderen aan, dan blijft de registratie onverwerkt voor de rest.
Stap voor stap: contact, notities en export
- E-mail sturen: per registratie (de knop met de tekst "Verstuur ook per e-mail") met onderwerp, tekst en bijlagen tot 5 MB. De mail gaat naar het adres van moeder en vader.
- E-mail Geschiedenis: verzonden mails en antwoorden, met een teller voor ongelezen antwoorden. Je kunt vanuit hier antwoorden.
- Notities Bekijken: interne notities van beheerders.
- Selecteer meerdere registraties voor E-mail naar Geselecteerden, Verwijderen of Selectie Wissen.
- Exporteer naar Excel voor een overzicht, of Exporteer voor Bulk Import voor een bestand dat je in Gegevensbeheer met Importeren inleest.
Stap voor stap: verwijderen en de Prullenbak
- Klik Verwijderen en kies Archiveer, Zachte verwijdering of Permanente verwijdering.
- Gearchiveerde en zacht verwijderde registraties vind je via Prullenbak (lijst "Verwijderde & gearchiveerde inschrijvingen", met wie wanneer en waarom verwijderde).
- Klik Herstellen om er een terug te halen. Terug naar overzicht brengt je terug.
Een permanent verwijderde registratie kun je niet herstellen; hij staat alleen nog in het logboek onderaan de Prullenbak.
Ik zie het niet / het werkt niet
- Ik zie Registraties niet in de zijbalk. De module staat niet aan of je mist Rapporten bekijken.
- Account Aanmaken en Bewerken zijn grijs. De registratie is al verwerkt, verwijderd of gearchiveerd.
- Ik kan niet bevestigen. Vink minstens één leerling aan en kies voor elke aangevinkte leerling een klas.
- Er komen geen registraties binnen. Controleer of Met ouder of Onafhankelijke leerling aanstaat; zie het artikel "Het publieke inschrijfformulier instellen". Is de gekozen klas gesloten voor inschrijving, dan weigert het formulier de inzending.
Veelgestelde vragen
Hoe keur ik een registratie goed of wijs ik hem af? Dat kan niet. Account aanmaken is het verwerken; wat je niet verwerkt, archiveer of verwijder je. Aqlemy stuurt geen afwijzingsbericht.
Kan ik meerdere registraties tegelijk verwerken? Nee, account aanmaken gaat per registratie.
Kan ik de inloggegevens later nog eens zien? Nee. Reset het wachtwoord via Organisatiebeheer → Gebruikers, of verstuur inloggegevens vanuit Gegevensbeheer.
Krijgt de ouder een bevestiging bij het inschrijven? Ja, een ontvangstbevestiging. De tekst pas je aan onder Formulier instellen → E-mails.
Kan ik een verwerkte registratie terugdraaien? Nee. Pas de accounts aan in Gegevensbeheer of Gebruikers.