Betalen leden hun contributie zelf per bank of contant, dan hoef je niet elke termijn met de hand af te boeken. Leg hun IBAN vast; een bankregel van die rekening boekt dan de oudste open termijn af, of wordt een voorstel dat jij bevestigt.
Waar vind je het
- Instelling en voorstellen: Zijbalk → Financiën → Financiën → Geldverkeer → Boekhouding → Reconciliatie, paneel "Leden met een administratie-abonnement".
- IBAN's en contant per lid: Abonnementen → klik op het lid → blokken Rekeningnummers en Contant ontvangen.
- Overzicht: Abonnementen → lens Abonnees → Betaaloverzicht leden.
Wie mag dit
Permissie Facturering beheren (manage_billing). Het werkt alleen voor gebruikers met de rol lid en een abonnement met betaalwijze Administratief. Ouders, handmatige en automatische (Stripe) abonnementen, eenmalige betalingen en donaties doen niet mee.
Inrichten
- Wijs de leden een plan toe met betaalwijze Administratief (zie Abonnementen: plannen, tarieven per klas en toewijzen).
- Leg IBAN's vast: per lid via Rekeningnummers → Toevoegen, of in één keer via "IBAN's van leden importeren (CSV)" in het reconciliatiepaneel (kolommen Lidnummer of Naam, IBAN, optioneel Tenaamstelling).
- Kies bij Automatisch afboeken: Uit (standaard), Voorbeeld (alleen voorstellen) of Aan. Begin met Voorbeeld: je ziet wat er "zou automatisch boeken" zonder dat er iets gebeurt.
- Importeer je bankafschrift zoals gewoonlijk (Boekhouding → Importeren).
Stap voor stap: voorstellen afhandelen
- Open het paneel in Reconciliatie. Klik Auto-match alles of loop de Voorstellen langs.
- Kies zo nodig het lid ("Kies lid") en de termijn(en), vink eventueel "IBAN onthouden bij dit lid" aan en klik Bevestigen. Heb je de termijn al met de hand afgeboekt, kies dan "koppel aan bestaande afboeking".
- Fout gekoppeld? Ontkoppelen zet de termijn weer open.
Automatisch afboeken gebeurt alleen als alles klopt: één lid, één abonnement, het bedrag past precies op de oudste open termijn(en), geen verzamelregel en geen storno. Al het andere wordt een voorstel. Een storno zet de termijn weer open.
Stap voor stap: contant ontvangen
- Open het lid → Contant ontvangen → Contant boeken.
- Kies de kasrekening, de termijn(en) en de datum en klik Boek contant. De termijn staat op betaald en er komt één regel in het kasboek. Ongedaan maken kan.
- Breng je het geld naar de bank, kondig dan de afstorting aan onder Geldverkeer → Rekeningen; de bankregel wordt dan vanzelf gekoppeld.
Ik zie het niet / het werkt niet
- "Er is nog geen kasrekening." Maak een rekening van het type Kas onder Geldverkeer → Rekeningen.
- Een bankregel boekt niet automatisch af. Staat de instelling op Aan? Is het IBAN bij één lid bekend? Een IBAN bij meer leden, een verzamelregel of een afwijkend bedrag wordt altijd een voorstel.
- Het blok Rekeningnummers ontbreekt. Het lid heeft geen rol lid of geen administratief abonnement.
Veelgestelde vragen
Zie ik de volledige IBAN? In de lijst staat hij gemaskeerd; met "Toon volledig" zie je hem helemaal.
Kan ik het betaaloverzicht op een tv tonen? Ja, met het widgetscherm Contributiescherm (Data & Content → Widget Schermen).