Het kasboek is je financiële boekhouding binnen het portaal. Hier leg je inkomsten en uitgaven vast — ook contant geld dat niet via Stripe binnenkomt — beheer je je rekeningen, importeer je bankafschriften en maak je rapportages. Het is een sectie binnen de Betalingen-pagina, niet een aparte menu-ingang.
Waar vind je het
Zijbalk → Financiën → Betalingen → Geldverkeer. Geldverkeer is de standaardsectie; je komt er dus meteen na het openen van Betalingen. Je hebt het recht betalingen beheren nodig.
De onderdelen
Bovenaan staan vier groepen, met daaronder sub-tabbladen:
- Overzicht — een dashboard met de stand van zaken per rekening en periode.
- Boekhouding — Boekingen, Importeren, Reconciliatie, Rekeningen, Categorieën en Budgetten.
- Beheer — Subsidies, Facturen en Declaraties.
- Rapportage — Rapporten en ANBI & fiscaal.
Rechtsboven (of onder de tabs op mobiel) staat een rekening-keuzeschakelaar: het kasboek werkt met meerdere rekeningen, zodat je bijvoorbeeld kas en bank apart kunt bijhouden.
Stap voor stap: een handmatige boeking toevoegen
- Open Boekhouding → Boekingen.
- Kies bovenaan de juiste rekening (bijvoorbeeld "Kas" voor contant geld).
- Voeg een nieuwe boeking toe met bedrag, datum, categorie en een korte omschrijving.
- Geef aan of het een inkomst of uitgave is en sla op.
Stap voor stap: een bankafschrift importeren
- Open Boekhouding → Importeren.
- Upload je bankbestand (de gangbare bankformaten worden ondersteund).
- Controleer de voorvertoning en bevestig de import.
- Ga naar Reconciliatie om geïmporteerde regels te koppelen aan al bekende betalingen.
Dubbeltellen wordt automatisch voorkomen
Betalingen die al via Stripe zijn geregistreerd én via een bankimport binnenkomen, zouden je totalen dubbel kunnen opblazen. Het kasboek herkent zulke regels (bijvoorbeeld Stripe-uitbetalingen) en sluit ze automatisch uit van de totalen, rapportages en exports. Je hoeft hier zelf niets voor in te stellen.
Exporteren
Onder Rapportage → Rapporten maak je overzichten en exports voor je penningmeester, bestuur of accountant. De uitgesloten regels tellen daarin niet dubbel mee.
Tips
- Boek contant geld dezelfde dag in — kas-verschillen zijn achteraf lastig te herleiden.
- Gebruik consistente categorieën zodat je rapporten zinvol blijven.
- Houd kas en bank op aparte rekeningen; de rekening-schakelaar maakt wisselen makkelijk.
Veelgestelde vragen
Tel contante boekingen en Stripe-betalingen niet dubbel? Nee. Stripe-betalingen staan al in het systeem; je voegt het kasboek alleen aan met wat er buiten Stripe om binnenkomt. Bankimports die Stripe-uitbetalingen bevatten worden automatisch uitgesloten.
Worden uitgaven en inkomsten samen getoond? Ja, het dashboard en de rapporten geven het saldo per rekening en periode.
Problemen oplossen
- Ik vind het kasboek niet als apart menu-item. Dat klopt — het kasboek is de sectie Geldverkeer binnen Betalingen, geen losse pagina in de zijbalk.
- Ik zie geen kasboek-secties. De betaalmodule staat uit of je mist het recht betalingen beheren. Vraag je hoofdbeheerder.
- Mijn totalen lijken te hoog. Controleer of een import dubbel is uitgevoerd; reconcilieer geïmporteerde regels zodat ze aan bestaande betalingen worden gekoppeld.
- Een geïmporteerde regel ontbreekt in het rapport. Mogelijk is hij herkend als Stripe-uitbetaling en bewust uitgesloten om dubbeltellen te voorkomen.
Gerelateerd
- Betalingen en Stripe — de hub waarin het kasboek woont.
- Leerkracht-financiën — uitbetalingen aan personeel.