Een plan is een contributieafspraak: bedrag, interval en voor wie. Je maakt plannen en wijst ze toe in de Abonnementen workspace. Alles wat je eenmalig instelt, zit achter de knop Beheer rechtsboven.
Waar vind je het
Zijbalk → Financiën → Financiën → Abonnementen → Beheer. In het menu Beheer staan: Plannen, Tarieven per klas, Activiteit, Betaalgeschiedenis, Eenmalige betalingen, Betaalmethodes, Velden beheren, Stripe-instellingen en Reminder-instellingen.
Wie mag dit
Permissie Facturering beheren (manage_billing); de module Financiën moet in je pakket zitten en Stripe moet gekoppeld zijn (zie Financiën inrichten).
Stap voor stap: een plan maken
- Beheer → Plannen → Plan Aanmaken.
- Vul de naam in (Nederlands en Engels), kies de Doelgroep (bijvoorbeeld ouders of leden) en het Factureringsinterval.
- Kies de Prijsmodus: Vast bedrag, Bedrag per eenheid (per kind of per inschrijving; het totaal rekent zichzelf uit) of Contributie per klas (alleen bij doelgroep ouders; het bedrag is de som van de klastarieven van de kinderen).
- Gezinskorting: zet Korting Inschakelen aan, kies een percentage en de voorwaarde (minimaal aantal kinderen of inschrijvingen). Kies Op het hele bedrag of Staffel: eerste kind(eren) vol tarief; staffel kan alleen bij een ouderplan met bedrag per eenheid.
- Sla op. Een plan dat je niet meer gebruikt, zet je op Plan archiveren; met Gearchiveerd tonen zie je het terug. Een plan pauzeren of publiceren bestaat niet; pauzeren doe je per abonnement.
Stap voor stap: tarieven per klas (per seizoen)
- Beheer → Tarieven per klas. Kies bovenaan het academisch jaar: tarieven gelden per seizoen.
- Kies per klas Standaardtarief (het bedrag uit het plan), Eigen bedrag of Geen contributie. Met "Alle klassen op hetzelfde bedrag" vul je alles in één keer.
- Sla op. Alleen plannen met de modus Contributie per klas gebruiken deze tarieven. Een klas uit een ander seizoen telt niet mee; er is geen terugval op het planbedrag.
Stap voor stap: een plan toewijzen
- Open de lens Abonnees. Filter eventueel op Klas (of "Zonder klas") en vink de leden aan.
- Kies toewijzen en kies het Plan en de Betaalwijze: Handmatig (jij registreert betalingen), Automatisch (Stripe SEPA/iDEAL; het lid krijgt een setup-link) of Administratief (geen incasso, alleen administratie).
- Kies Start incasso (bij start academisch jaar, vanaf vandaag of een eigen datum), eventueel een Incassodag, het Aantal termijnen en het termijnbedrag. Je kunt ook voor het komende seizoen toewijzen.
- Klik Verder naar voorbeeld. Je ziet per lid het bedrag, de gezinskorting, de opbouw per klas en waarschuwingen ("Al gedekt door een co-ouder", "Mogelijk dubbel" binnen één gezin). Kies dan "Toch allemaal meenemen", "Allemaal overslaan" of "Per gezin één houden".
- Bevestig. Mislukte regels kun je daarna apart opnieuw proberen.
Terugwerkende kracht: alleen bij betaalwijze Administratief én als alle gekozen gebruikers leden (rol lid) zijn, mag de startdatum in het verleden liggen, zodat je betalingen van verstreken maanden alsnog boekt. In alle andere gevallen begint termijn 1 niet vóór vandaag.
Overige instellingen in Beheer
- Betaalmethodes — administratieve betaalmethodes die ouders in de app onder hun gegevens kiezen (bijvoorbeeld contant of overboeking). Ze verschijnen als kolom Betaalvoorkeur; ze veranderen niet hoe er geïnd wordt.
- Reminder-instellingen — tabblad Instellingen: automatische herinneringen aan/uit, kanalen (in-app, push, e-mail), bereik (handmatige en administratieve abonnementen, eenmalige betalingen), maximum per cyclus (dag 3, 7, 14 en 21 na vervaldatum), stille uren voor e-mail en een eigen intro. Tabblad Verzonden toont wat er verstuurd is.
- Velden beheren — extra velden voor ouders, als kolom in de lijst.
Ik zie het niet / het werkt niet
- "Geen plannen gevonden" bij toewijzen. Maak eerst een plan onder Beheer → Plannen.
- Contributie per klas is niet te kiezen. Zet de doelgroep op ouders.
- Een lid wordt geweigerd: plan al actief. Hetzelfde plan kan in één seizoen maar één keer aan iemand worden toegewezen.
- Het bedrag klopt niet meer na een extra kind. Het lid staat in de lens Aandacht onder Korting herzien. Er wordt nooit vanzelf iets aangepast; kies "Opnieuw toewijzen".
Veelgestelde vragen
Hoe geef ik broertjes en zusjes korting? Met de gezinskorting in het plan: percentage plus voorwaarde "minimaal aantal kinderen", of de staffel "eerste kind(eren) vol tarief".
Kan ik een plan later goedkoper maken voor bestaande abonnees? Een wijziging in het plan past lopende abonnementen niet vanzelf aan. Wijs zo nodig opnieuw toe.