Op de pagina Financiën (paginakop "Betalingsbeheer") regel je het geld dat van leden, ouders en donateurs binnenkomt. Betalingen lopen via het eigen Stripe-account van je organisatie: het geld komt rechtstreeks op jullie bankrekening, niet bij Aqlemy. Het kasboek staat hier ook.
Waar vind je het
Zijbalk → Financiën → Financiën. Bovenaan staan altijd vier onderdelen:
- Geldverkeer — het kasboek (boekingen, bankimport, reconciliatie, rekeningen, rapporten). Dit opent standaard. Zie het artikel Het kasboek.
- Abonnementen — de abonnementen-workspace: plannen, toewijzen, wie betaald heeft, herinneringen, eenmalige betalingen.
- Donaties — kop "Externe Donaties": donaties via de donatie-widget op je eigen website, verwerkt via Stripe, met de tabbladen Eenmalig, Maandelijks en Campagnes.
- Setup — Stripe Connect.
Abonnementen en Donaties werken pas als Stripe gekoppeld is. Tot die tijd zie je daar de gele melding "Stripe nog niet ingesteld" met de knop Ga naar Stripe-instellingen. Geldverkeer en Setup werken altijd.
Wie mag dit
Je hebt de permissie Facturering beheren (manage_billing) nodig. Leraren hebben geen toegang. De module Financiën zit in de pakketten Ledensysteem, Onderwijs Compleet en Leden + Onderwijs Compleet (niet in Onderwijs Light). Je zet de module niet zelf aan: wijzig het pakket (Instellingen → Instellingen, tabblad Algemeen, "Pakket wijzigen") of vraag Aqlemy.
Inrichten
- Stripe koppelen — Setup → Stripe Connect → Stripe Account Aanmaken en daarna Voltooi Onboarding. Bij Stripe vul je de organisatiegegevens en de bankrekening in. Heb je al een eigen Stripe-account, dan kies je Handmatige Setup en vul je de sleutels in. Met Controleer zie je de webhookstatus; met Test Webhook stuur je een testbericht.
- Kasboek klaarzetten — maak in Geldverkeer je rekeningen aan (bank, kas) en kies welke rekening "Stripe-opbrengsten & donaties" ontvangt. Zie Het kasboek.
- Plannen maken — Abonnementen → Beheer → Plannen: bedrag, interval, doelgroep en eventueel gezinskorting. Zie Abonnementen: plannen, tarieven en toewijzen.
- Tarieven per klas (alleen als de contributie per klas verschilt) — Beheer → Tarieven per klas, per seizoen.
- Betaalmethodes — Beheer → Betaalmethodes: de keuzes die ouders in de app zien.
- Herinneringen — Beheer → Reminder-instellingen: automatisch aan of uit, kanalen, maximum, stille uren.
- Toewijzen — kies leden in de lens Abonnees en wijs een plan toe.
Ik zie het niet / het werkt niet
- Financiën staat niet in de zijbalk. De module Financiën zit niet in je pakket, of je mist Facturering beheren. Een beheerder met Admins beheren kan je de permissie geven.
- De gele melding "Stripe nog niet ingesteld" blijft staan. De onboarding bij Stripe is niet afgerond (gegevens of bankrekening ontbreken). Open Setup → Stripe Connect en maak de stappen bij Stripe af.
- Ik zie alleen een waarschuwing en ben superadmin. Betaalbeheer is per organisatie; open de organisatie zelf.
- Waar zijn de tabbladen Abonnementsbeheer en Betalingsoverzicht? Die bestaan niet meer. Alles staat nu in de vier onderdelen hierboven; het overzicht van wie betaald heeft zit in Abonnementen.
Veelgestelde vragen
Komt het geld bij Aqlemy of bij ons binnen? Bij jullie. Betalingen gaan via jullie eigen Stripe-account rechtstreeks naar jullie bankrekening.
Kan ik met PayPro, Mollie of een andere provider innen? Nee. Contributie, eenmalige betalingen en online donaties lopen alleen via Stripe. Losse betaalverzoeken via Tikkie, ING, Rabobank of iDEAL maak je op de pagina Betalingsverzoeken.
Kan ik een donatie handmatig invoeren bij Donaties? Nee. Donaties toont alleen Stripe-donaties via de widget. Contant ontvangen giften boek je in het kasboek. Betaalt iemand te veel contributie, dan kun je het teveel "Als donatie boeken".
Hoe zet ik de donatie-widget op onze website? Via Instellingen → Instellingen, tabblad Algemeen, kaart "Widget Generator" → Generator openen. Die kaart zie je alleen als de module voor widgets op externe sites in je pakket zit.
Wat kosten de transacties? Dat bepaalt Stripe; zie je Stripe-dashboard.