إدارة الاشتراكات: من دفع، والتسجيل، وارتداد الخصم، والاسترداد

مساحة عمل الاشتراكات (Subscriptions workspace) هي المكان اليومي لرسوم العضوية. في الأعلى شريط مؤشرات أداء (رسوم العضوية المفتوحة، المتأخرات، المُحصَّل، ميزانية الموسم، معدّل الاسترداد) واختيار الموسم. وتحته تختار عدسة.

أين تجدها

الشريط الجانبي ← المالية ← المالية (Finance ← Finance) ← الاشتراكات. الصلاحية إدارة الفوترة؛ ويجب أن يكون Stripe مربوطًا.

العدسات الثلاث

• الانتباه (Attention) — ما يتطلب إجراءً، مقسّمًا في مجموعات: مشكلة في التفويض / البطاقة، اشتراك متأخر، دفعة لمرة واحدة متأخرة، الإعداد لم يكتمل بعد، يبدأ خلال 14 يومًا، مراجعة الخصم، وتم حلّه اليوم. لكل مجموعة: تذكير الجميع (Remind all) أو إعادة التعيين (Reassign).
• المشتركون (Members) — القائمة مع عوامل التصفية واختيار الأعمدة والإجراءات الجماعية. بدّل بين المبالغ (Amounts) ونظرة عامة على مدفوعات الأعضاء (Member payment overview) (جدول شهري بالأحمر/الأخضر لكل عضو). تُظهر الشارات "مغطّى من وليّ أمر مشارك (Covered by co-parent)" و"مغطّى جزئيًا (Partially covered)" و"احتمال تكرار (Possible duplicate)"؛ ويمكنك الفرز حسب الأسرة.
• الأموال (Money) — أرقام واتجاهات على مدار الموسم.

في أعلى اليمين: تصدير (Export) (CSV وExcel وPDF) والإجراءات السريعة (⌘K / Ctrl+K).

لوحة العضو

انقر على عضو. تحتوي اللوحة على علامات التبويب الاشتراكات (مع حالة الدفع لكل شهر)، ولمرة واحدة (One-time)، والسجل (History)، والتذكيرات (Reminders)، والإجراءات. إذا نقرت على شهر مفتوح، تسجّل ذلك القسط مباشرة. لدى أولياء الأمور توجد الكتلة "الأسرة وأولياء الأمور المشاركون (Family & co-parents)".

خطوة بخطوة: تسجيل دفعة أو إسقاطها أو استردادها

1. افتح العضو ← علامة التبويب الإجراءات ← الإدارة (Administration).
2. تسجيل دفعة يدوية (Record manual payment) — للأموال التي وردت خارج Stripe (نقدًا، أو بتحويل، أو عبر رابط iDEAL). اختر الاشتراك والقسط والمبلغ وطريقة الدفع والتاريخ. إذا دفع شخص أكثر من المستحق، فاختر: تغطية الأقساط التالية (Cover upcoming installments)، أو الاحتفاظ به كرصيد (Keep as balance)، أو التسجيل كتبرع (Record as donation). في اشتراك Stripe تلقائي لا يمكن ذلك إلا إذا كان التسجيل اليدوي مسموحًا لذلك الاشتراك.
3. إسقاط شهر أو سنة (Credit month or year) — الإعفاء من قسط أو من العام الدراسي كاملًا. يُنشأ قيد سالب؛ ويختفي المبلغ من المستحقات المفتوحة.
4. معالجة استرداد (Process refund) — اختر الدفعة والمبلغ. دفعة Stripe تعود إلى العضو عبر Stripe (في SEPA يستغرق ذلك بضعة أيام عمل). أما الدفعة خارج Stripe فلا تحصل إلا على قيد عكسي؛ وتعيد المال بنفسك. باستخدام التسجيل إداريًا فقط (Record administratively only) لا يعود أي مال عبر Stripe.
5. إعادة التحصيل (Collect again) — بعد ارتداد الخصم (storno). الارتداد نهائي؛ ويُنشأ تحصيل جديد للقسط نفسه. تشاور أولًا مع العضو: الحساب الذي لا رصيد فيه كثيرًا ما يفشل مجددًا، وهذا يكلّف رسومًا مرة أخرى.

خطوة بخطوة: الإيقاف المؤقت أو الإلغاء أو الحذف

1. العضو ← الإجراءات ← إدارة دورة الحياة (Lifecycle management).
2. اختر الاشتراك وإجراءً: إلغاء، أو إيقاف مؤقت (Pause)، أو استئناف (Resume)، أو رابط إعداد جديد (New setup link) (إذا لم يُكمل العضو ربط Stripe)، أو حذف نهائي (Permanently delete) (فقط لاشتراك مُلغى).

التذكير

استخدم إرسال تذكير (Send reminder) لدى عضو، أو تذكير الجميع (Remind all) في عدسة الانتباه. تذكّر لكل التزام على حدة؛ افتراضيًا تكون المتأخرة فقط محددة. إذا بُلغ الحد الأقصى أو تم الدفع في هذه الأثناء، فلا يُرسل شيء وترى ذلك في النتيجة.

لا أراه / لا يعمل

• "دفعة يدوية (Manual payment)" باللون الرمادي. يُحصَّل الاشتراك تلقائيًا عبر Stripe؛ وتلك المدفوعات ترد عبر Stripe.
• "استئناف" أو "حذف نهائي" باللون الرمادي. الاستئناف ممكن فقط لاشتراك موقوف مؤقتًا، والحذف فقط لاشتراك مُلغى.
• "استُلم نقدًا (Cash received)" و"أرقام الحسابات (Account numbers)" غير موجودين في اللوحة. هما متاحان فقط للأعضاء (دور عضو) الذين لديهم اشتراك إداري؛ راجع مطابقة الأعضاء مع البنك والنقد.

الأسئلة الشائعة

أين أرى لكل عضو الأشهر المدفوعة؟ في لوحة العضو (حالة الدفع لكل شهر) أو في عدسة المشتركين عبر نظرة عامة على مدفوعات الأعضاء.

هل يمكنني حذف دفعة؟ لا؛ تصحّح ذلك بالإسقاط أو الاسترداد، كي يبقى السجل صحيحًا.