Met een voorbereidingsformulier laat je ouders vóór het oudergesprek (bijvoorbeeld het rapport- of startgesprek) nadenken over leerdoelen, afspraken en wensen. Jij stelt de vragen zelf samen, koppelt het formulier aan een gespreks-ronde of aan een los gesprek, en de ouder vult het in de mobiele app in. Tijdens het gesprek lezen jij en de leerkracht de antwoorden terug.
Waar vind je het
Zijbalk → Planning → Evenementen → ga naar het oudergesprekken-overzicht. Boven in dat overzicht staat de knop Voorbereidingsformulieren. Daar beheer je je formulieren (sjablonen).
Stap voor stap: een formulier samenstellen
- Klik op Voorbereidingsformulieren → Nieuw formulier.
- Geef het formulier een naam (bijvoorbeeld "Startgesprek 2026").
- Voeg vragen toe. Per vraag kies je een type:
- Korte tekst en lange tekst — voor open antwoorden ("Mijn persoonlijke doel: …").
- Getal — bijvoorbeeld "Aantal nieuwe soera's dit jaar".
- Eén keuze — de ouder kiest precies één optie.
- Meerkeuze — de ouder kan meerdere opties aanvinken.
- Ja/Nee — een eenvoudige bevestiging.
- Markeer een vraag als verplicht als die altijd ingevuld moet worden.
- Gebruik de pijltjes om de volgorde van vragen aan te passen.
- Zet het formulier op Actief zodat je het kunt koppelen. Eventueel maak je er het standaard-formulier van.
- Sla op.
Talen en automatische vertaling
Je bewerkt het formulier standaard in jouw eigen portaal-taal — niet in een vaste taal. Bovenaan kies je de taal-tabbladen (TR, NL, EN, AR); jouw taal staat vooraan en is verplicht. Vul de vragen en opties in je eigen taal in en klik op AI-vertaling: het AI-model vult dan automatisch de overige talen (naam, vragen, toelichtingen én keuze-opties). Ouders zien het formulier altijd in hún app-taal.
Een formulier aan gesprekken koppelen
Een formulier doet pas iets als je het aan een gesprek hangt. Dat kan op twee manieren:
- In bulk — bij Bulk genereren van een gesprekken-ronde kies je onderaan één voorbereidingsformulier voor de hele ronde.
- Per los gesprek — bij Nieuw inplannen of Bewerken van een gesprek staat een dropdown Voorbereidingsformulier. Kies "Geen formulier" om de koppeling weer te verwijderen.
Wat de ouder ziet (mobiele app)
Heeft een gesprek een formulier, dan ziet de ouder in de app bij het gesprek de knop Vul voorbereidingsformulier in — los van het accepteren of afwijzen van het gesprek. De ouder kan als concept opslaan en later afmaken, of verzenden. Het formulier blijft bewerkbaar tot het wordt ingediend. Bij gekoppelde ouders (twee verzorgers) kan elk een eigen formulier indienen.
Notificaties
Wanneer je de gesprek-notificatie verstuurt en er een formulier gekoppeld is, krijgt de ouder twee meldingen: de gewone gespreks-uitnodiging én een aparte vragenlijst-melding die meteen het formulier opent. Verstuur de notificatie dus pas nadat je het formulier hebt gekoppeld (via "Verstuur notificaties" bij de geselecteerde gesprekken, of door bij een nieuw gesprek "notificatie sturen" aan te zetten).
Antwoorden bekijken en exporteren
- Per gesprek — in het oudergesprekken-overzicht heeft elk gesprek met een formulier de actie Antwoorden bekijken; je ziet de ingevulde antwoorden van die ouder.
- Bulk-overzicht — op elke formulier-kaart staat Antwoorden bekijken. Dat opent één overzicht met alle ingevulde formulieren voor dat sjabloon: per rij de leerling, klas, ouder, datum en het antwoord op elke vraag.
- Exporteren — vanuit het bulk-overzicht exporteer je de lijst naar CSV (handig in Excel) of PDF (een nette, afdrukbare versie per ouder).
De toegewezen leerkracht kan de antwoorden ook lezen — in de mobiele app bij het gesprek en in het portaal — maar alleen voor leerlingen uit de eigen klassen.
Tips
- Vul één taal volledig in en laat AI-vertaling de rest doen; dat scheelt veel typewerk.
- Hergebruik één formulier per seizoen: koppel hetzelfde sjabloon aan elke nieuwe gesprekken-ronde.
- Houd verplichte vragen beperkt zodat ouders het formulier sneller afronden.
- Gebruik het bulk-overzicht vlak vóór de gesprekken om je in één oogopslag voor te bereiden, en exporteer een PDF om mee te nemen naar het gesprek.
Veelgestelde vragen
Is invullen verplicht voor de ouder? Nee. Het formulier is een aparte, optionele voorbereidingsstap; het staat los van het bevestigen van het gesprek ("Ik kom / Ik kan niet").
Kan ik een formulier achteraf koppelen? Ja. Bewerk het gesprek (of de hele ronde) en kies het formulier; verstuur daarna opnieuw de notificaties zodat de ouder de vragenlijst-melding krijgt.
Worden bestaande antwoorden gewist als ik het sjabloon aanpas? Reeds ingediende antwoorden blijven bewaard. Wijzig je de vragen ingrijpend, maak dan liever een nieuw formulier zodat oude en nieuwe antwoorden niet door elkaar lopen.
Problemen oplossen
- De ouder krijgt geen vragenlijst-melding. Controleer of het formulier daadwerkelijk aan het gesprek is gekoppeld én verstuur de notificatie opnieuw — een melding die vóór het koppelen is verstuurd, bevat nog geen formulier.
- AI-vertaling doet niets. Vul eerst je eigen taal volledig in; vertaling werkt vanuit ingevulde velden. De AI-assistent moet bovendien zijn ingeschakeld voor je organisatie.
- Bij meerkeuze lijken alle opties geselecteerd. Open het formulier in de builder en sla het opnieuw op; daarmee krijgen de opties nette, unieke waarden.
- Ik zie de knop Voorbereidingsformulieren niet. De evenementen-/gesprekkenmodule staat uit, of je mist het recht planning beheren. Vraag een hoofdbeheerder om de module in te schakelen of je het recht te geven.
Gerelateerd
- Evenementen en interne agenda — van daaruit bereik je de oudergesprekken.
- Notulen — vergaderverslagen vastleggen en delen.