Met notulen-sjablonen leg je een vaste structuur vast die je telkens hergebruikt bij het aanmaken van notulen. Een sjabloon bestaat uit secties — bijvoorbeeld agenda, besluiten, aanwezigheid en vrije tekst — die je zelf ordent en benoemt. Zo volgt elke vergadering dezelfde opbouw.
Waar vind je het
Zijbalk → Organisatiebeheer → Notulen → Notulen Sjablonen.
Sectietypen
- Agenda — de te bespreken punten.
- Bespreking — het verloop van de bespreking.
- Besluiten — genomen besluiten.
- Actiepunten — wat er moet gebeuren en door wie.
- Aanwezigen — wie er aanwezig was.
- Stemming — de uitslag van een stemming.
- Aangepaste Sectie en Vrije Tekst — voor alles wat niet in de standaardtypen past.
Stap voor stap: een sjabloon maken
- Klik op Nieuw Sjabloon. Het formulier opent op het tabblad Türkçe.
- Geef op dat tabblad de Sjabloonnaam (verplicht) en eventueel een omschrijving. Op de tabbladen Nederlands, English en العربية vul je alleen een vertaalde naam en omschrijving in.
- Voeg op het tabblad Türkçe secties toe en kies per sectie het type en de titel.
- Vul eventueel standaardinhoud in die alvast in elke notulen verschijnt.
- Je kunt een sectie als verplicht markeren. Let op: dat wordt bewaard, maar bij het invullen van de notulen niet afgedwongen.
- Gebruik de pijltjes om de volgorde van secties aan te passen.
- Vink op het tabblad Türkçe eventueel Als standaard instellen aan en sla op.
Standaardsjabloon en acties
- Stel met de ster-knop een sjabloon in als standaard. Het wordt bij nieuwe notulen niet vooraf gekozen; in de keuzelijst Sjabloon staat "(Standaard)" achter de naam.
- Dupliceer een sjabloon als basis voor een variant.
- Bewerk of verwijder bestaande sjablonen.
Tips
- Houd sjablonen kort en herkenbaar — één per vergadertype (bestuur, commissie, team).
- Standaardinhoud is handig voor vaste openings- of afsluitpunten die elke keer terugkomen.
Veelgestelde vragen
Moet ik een sjabloon gebruiken? Nee, een sjabloon is optioneel — je kunt notulen ook vanaf nul opbouwen. Een sjabloon bespaart wel tijd.
Veranderen bestaande notulen mee als ik een sjabloon aanpas? Nee. Een sjabloon levert de structuur bij het aanmaken; al opgestelde notulen blijven ongewijzigd.
Wie kan sjablonen beheren? Beheerders met de permissie Notulen beheren (manage_minutes). Planning beheren is daarvoor niet genoeg.
Problemen oplossen
- Een sjabloon verschijnt niet bij nieuwe notulen. Controleer of het is opgeslagen. Sjablonen gelden voor de hele organisatie, los van het organisatie-onderdeel. De keuzelijst Sjabloon kun je alleen gebruiken bij nieuwe notulen, niet bij notulen die al bestaan.
- Ik kan de volgorde niet wijzigen. Gebruik de pijltjes naast elke sectie om die omhoog of omlaag te verplaatsen.
- Ik zie de sjablonen-pagina niet. Het menu Notulen verschijnt alleen als de module Taken aanstaat (die zit in alle pakketten) en je de permissie Notulen beheren hebt. Vraag een beheerder met Admins beheren om je die permissie te geven.
Gerelateerd
- Notulen — pas je sjabloon toe bij het vastleggen van een vergadering.
- Taken — een actiepunt wordt een taak als je in de notulen op Taak Aanmaken klikt; dat gebeurt niet automatisch.