Met notulen-sjablonen leg je een vaste structuur vast die je telkens hergebruikt bij het aanmaken van notulen. Een sjabloon bestaat uit secties — bijvoorbeeld agenda, besluiten, aanwezigheid en vrije tekst — die je zelf ordent en benoemt. Zo volgt elke vergadering dezelfde opbouw.
Waar vind je het
Zijbalk → Algemeen → Notulen → Sjablonen.
Sectietypen
- Agenda — de te bespreken punten.
- Besluiten — genomen besluiten.
- Aanwezigheid — wie er aanwezig was.
- Eigen sectie en vrije tekst — voor alles wat niet in de standaardtypen past.
Stap voor stap: een sjabloon maken
- Klik op Nieuw sjabloon.
- Geef het sjabloon een naam en eventueel een omschrijving (meertalig).
- Voeg secties toe en kies per sectie het type en de titel.
- Vul eventueel standaardinhoud in die alvast in elke notulen verschijnt.
- Markeer een sectie als verplicht als die altijd ingevuld moet worden.
- Gebruik de pijltjes om de volgorde van secties aan te passen.
- Sla op.
Standaardsjabloon en acties
- Stel met de ster-knop een sjabloon in als standaard; dat wordt voorgesteld bij nieuwe notulen.
- Dupliceer een sjabloon als basis voor een variant.
- Bewerk of verwijder bestaande sjablonen.
Tips
- Houd sjablonen kort en herkenbaar — één per vergadertype (bestuur, commissie, team).
- Standaardinhoud is handig voor vaste openings- of afsluitpunten die elke keer terugkomen.
Veelgestelde vragen
Moet ik een sjabloon gebruiken? Nee, een sjabloon is optioneel — je kunt notulen ook vanaf nul opbouwen. Een sjabloon bespaart wel tijd.
Veranderen bestaande notulen mee als ik een sjabloon aanpas? Nee. Een sjabloon levert de structuur bij het aanmaken; al opgestelde notulen blijven ongewijzigd.
Wie kan sjablonen beheren? Beheerders met het recht planning beheren.
Problemen oplossen
- Een sjabloon verschijnt niet bij nieuwe notulen. Controleer of het is opgeslagen en of je het juiste organisatie-onderdeel hebt gekozen.
- Ik kan de volgorde niet wijzigen. Gebruik de pijltjes naast elke sectie om die omhoog of omlaag te verplaatsen.
- Ik zie de sjablonen-pagina niet. De sjablonen vallen onder de takenmodule: die staat uit voor je organisatie, of je hebt het recht planning beheren niet. Vraag een hoofdbeheerder om de module in te schakelen of je het recht te geven.
Gerelateerd
- Notulen — pas je sjabloon toe bij het vastleggen van een vergadering.
- Taken — actiepunten uit notulen komen daar terecht.