De pagina Evenementen is de interne agenda van je organisatie: lessen, vergaderingen, vrijwilligersmomenten en ouderavonden. Een evenement verschijnt in de agenda van de mobiele app voor de gekozen doelgroep. Openbare evenementen met inschrijving of tickets zijn iets anders: die staan bij Evenementen → Evenementen & Inschrijvingen.
Waar vind je het
Zijbalk → Planning → Evenementen. Bovenaan staan de tellers Aankomend, Deze week, Wekelijks Programma en Check-ins. Je kiest de weergave Lijstweergave, Kalenderweergave of Rapportgesprekken. Een rasterweergave bestaat niet meer.
Wie mag dit
- Permissie Planning beheren (
manage_planning). - De module Evenementen zit in alle pakketten. De doelgroepen Ouders en Docenten verschijnen alleen met de onderwijsmodule (Onderwijs Light, Onderwijs Compleet, Leden + Onderwijs Compleet).
- Leraren zien deze pagina niet in het portaal.
Stap voor stap: een evenement maken
- Klik op Nieuw Evenement.
- Vul titel, beschrijving, locatie en eventueel Sprekers in. De verplichte taal is de taal waarin jij het portaal gebruikt; andere talen vul je zelf in of met automatisch vertalen.
- Stel begin- en einddatum en -tijd in. Zet Wekelijks Programma aan voor een evenement dat elke week terugkomt. Valt het evenement samen met lestijden, dan zie je een waarschuwing met die lestijden; je kunt toch doorgaan.
- Kies de doelgroep: Organisatieonderdeel Leden, Iedereen, Ouders of Docenten. Beperk eventueel met Clusters en klassen, en met Geslacht Doelgroep (Iedereen, Mannen, Vrouwen).
- Kies wat er verder moet gebeuren: Notificatie versturen (push), Tonen op publieke website, Vraag om aanwezigheid (RSVP), een peiling met Peiling toevoegen, of Maak vakantie voor dit evenement (maakt meteen een vrije dag aan).
- Voeg een afbeelding en bijlagen toe en sla op.
- Wil je het ook per e-mail sturen, gebruik dan in de lijst Per e-mail versturen. Met Deel op social media plaats je het op je gekoppelde Facebook- of Instagram-pagina.
Aanwezigheid (RSVP)
Staat Vraag om aanwezigheid (RSVP) aan, dan kiezen ontvangers in de app Aanwezig, Misschien of Niet aanwezig. In het overzicht van het evenement zie je de aantallen.
Rapportgesprekken
De weergave Rapportgesprekken is voor het plannen van oudergesprekken en de voorbereidingsformulieren daarbij. Zie het artikel "Voorbereidingsformulieren voor oudergesprekken".
Ik zie het niet / het werkt niet
- Het evenement staat niet in de app. Controleer de doelgroep (organisatieonderdeel, klassen, clusters, geslacht) en de datum.
- Ik kan Ouders of Docenten niet kiezen. De onderwijsmodule staat niet aan in je pakket.
- Ik kan een evenement niet bewerken. Heeft het het label Van koepel, dan komt het van je koepel en kan alleen de koepel het bewerken.
- Ik zie Evenementen niet in de zijbalk. Je mist de permissie Planning beheren, of de module staat uit. Modules zie je in Instellingen → Instellingen, tabblad Functies (alleen-lezen); vraag Aqlemy als hij ontbreekt.
Veelgestelde vragen
Kan ik een evenement alleen voor beheerders maken? Nee. Die doelgroep kun je in het formulier niet kiezen; hij bestaat alleen voor evenementen die de koepel verstuurt.
Wat is het verschil met Evenementen & Inschrijvingen? Deze pagina is de interne agenda voor je eigen leden. Evenementen & Inschrijvingen is voor openbare evenementen met inschrijving, tickets of producten.
Kan ik een evenement aan een vrije dag koppelen? Ja, met Maak vakantie voor dit evenement.
Krijgt iedereen automatisch een e-mail? Nee. Push gaat alleen met Notificatie versturen; e-mail alleen met Per e-mail versturen.