De notulen-pagina is de plek om vergaderverslagen vast te leggen — van concept tot definitief verstuurde versie. Je legt aanwezigheid, agendapunten, besluiten en actiepunten vast; die actiepunten verschijnen automatisch als taken zodra de notulen definitief zijn. Bovenaan tonen vier teller-kaarten het aantal concepten, definitief, verzonden en het totaal aan openstaande actiepunten.
Waar vind je het
Zijbalk → Algemeen → Notulen → Alle notulen.
Stap voor stap: een vergadering vastleggen
- Klik op Nieuwe notulen.
- Kies eventueel een sjabloon — dat vult de vaste secties (agenda, besluiten, aanwezigheid) alvast in.
- Vul de basis in: titel, datum, locatie en het organisatie-onderdeel.
- Voeg aanwezigen toe (gekoppelde gebruikers of losse namen) en zet per persoon de aanwezigheidsstatus.
- Werk de agendapunten uit met bespreking en eventueel een besluit.
- Voeg actiepunten toe met een verantwoordelijke en deadline.
- Het verslag wordt automatisch opgeslagen als concept terwijl je werkt.
Statussen en versturen
- Concept — terwijl je nog aan het aanvullen bent; automatisch opgeslagen.
- Definitief — wanneer de notulen volledig is. Vanaf dit moment worden de actiepunten als taken aangemaakt op de pagina Taken.
- Verzonden — na het mailen van de PDF naar de ontvangers; de notulen is dan vergrendeld voor verdere bewerking.
Zet desgewenst Versturen bij afronden aan om bij het definitief maken meteen te mailen. Een definitieve of verzonden notulen kun je als PDF exporteren.
Filteren en zoeken
Filter op organisatie-onderdeel en status, of zoek met het zoekvak door eerdere vergaderingen.
Tips
- Gebruik een sjabloon voor terugkerende vergaderingen — dan staat de structuur er al.
- Vul bij elk actiepunt een verantwoordelijke én deadline in, anders komt het niet als taak in Taken.
- Markeer pas als definitief wanneer alles klopt; verzonden notulen zijn vergrendeld.
Veelgestelde vragen
Kan ik notulen aanpassen na het versturen? Nee. Verzonden notulen zijn vergrendeld zodat de versie die ontvangers zagen de bron-van-waarheid blijft. Maak desnoods een nieuwe versie.
Hoe komen actiepunten in Taken terecht? Zodra je de notulen markeert als definitief worden de actiepunten als taken aangemaakt, met de oorspronkelijke deadline en verantwoordelijke. Vanuit een actiepunt kun je ook handmatig een taak aanmaken.
Wie kan deze pagina zien? Beheerders met het recht planning beheren. Leerkrachten en ouders zien hem niet in het menu.
Problemen oplossen
- De verzendknop blijft grijs. Controleer of er minstens één ontvanger is geselecteerd en of de status op definitief staat.
- De PDF komt niet aan. Kijk of het e-mailadres van de ontvanger klopt en of e-mailnotificaties bij die gebruiker aanstaan.
- Actiepunten verschijnen niet in Taken. Alleen actiepunten met zowel een verantwoordelijke als een deadline worden omgezet. Vul beide in.
- Ik zie Notulen niet in de zijbalk. De notulen vallen onder de takenmodule: die staat uit voor je organisatie, of je hebt het recht planning beheren niet. Vraag een hoofdbeheerder om de module in te schakelen of je het recht te geven.
Gerelateerd
- Notulen-sjablonen — herbruikbare structuur voor je vergaderingen.
- Taken — vervolgacties die uit notulen voortvloeien.
- Evenementen — de vergadering zelf kan in de kalender staan.