Met Notulen leg je een vergadering vast: wie er was, de agenda, de besluiten met quorum en stemmen, en de actiepunten. Notulen horen altijd bij een organisatieonderdeel (bijvoorbeeld het bestuur); de bestuursleden van dat onderdeel worden automatisch als aanwezigen ingevuld.
Waar vind je het
Zijbalk → Organisatiebeheer → Notulen → Alle Notulen. Sjablonen staan bij Notulen → Notulen Sjablonen. Bovenaan staan de tellers Concept, Ter goedkeuring, Definitief en Openstaande Actiepunten. Met de weergaveknop wissel je tussen Notulen en Actiepunten.
Wie mag dit
- Permissie Notulen beheren (
manage_minutes). Planning beheren geeft geen toegang. - Het menu Notulen verschijnt als de module Taken aanstaat; die zit in alle pakketten.
- Je ziet alleen notulen die je zelf maakte of waarbij je als aanwezige staat, tenzij je Voorzitter bent van een organisatieonderdeel.
- Goedkeuren mag de voorzitter, de maker of een actief bestuurslid van het onderdeel. Leraren hebben geen toegang.
Inrichten
- Maak het organisatieonderdeel aan (Organisatiebeheer → Organisatieonderdelen) en voeg de bestuursleden toe. Wijs een voorzitter aan.
- Maak eventueel een sjabloon bij Notulen Sjablonen en stel het als standaard in.
Stap voor stap: notulen maken
- Klik op Nieuwe Notulen, kies het organisatieonderdeel en vul de Vergadertitel, datum en eventueel een sjabloon in.
- Controleer de Aanwezigen (aanwezig, afwezig, afgemeld of Bij volmacht); voeg een gastdeelnemer toe met Aanwezige Toevoegen.
- Vul de agendapunten in, met per punt het Genomen besluit en de stemmen Voor, Tegen en Onthouding. Stel een Quorum-drempel in; de notulen tonen dan "Quorum gehaald" of "Quorum niet gehaald".
- Voeg actiepunten toe met Actiepunt Toevoegen: omschrijving, eigenaar en deadline. Openstaande actiepunten van vorige vergaderingen zie je onder Openstaande Actiepunten Vorige Vergaderingen.
- Een concept wordt elke 30 seconden automatisch opgeslagen. Sla op als je klaar bent.
Stap voor stap: een taak maken van een actiepunt
- Sla de notulen eerst op.
- Klik bij het actiepunt op Taak Aanmaken. Er verschijnt "Taak gekoppeld".
- De taak staat nu onder Planning → Taken.
Actiepunten worden nooit automatisch taken, ook niet bij Definitief Maken of Goedkeuren. Maak per actiepunt zelf een taak.
Stap voor stap: goedkeuren, definitief maken en versturen
- Klik op Ter goedkeuring indienen. De status wordt Ter goedkeuring.
- Een goedkeurder klikt op Goedkeuren; de status wordt dan direct Definitief. Of hij klikt op Wijzigingen vragen (met opmerking); dan gaat het terug naar Concept. Het Goedkeuringsverloop laat zien wie wat deed.
- Zodra de notulen Definitief zijn, klik je op Notulen Versturen. De e-mail gaat naar de bestuursleden van het onderdeel, iedereen op de deelnemerslijst (ook wie afwezig of afgemeld is) en jou zelf als kopie, elk met een geldig e-mailadres en in de eigen taal (zonder ingestelde taal in het Turks). De status wordt Verzonden.
Goedkeuring is niet verplicht: klik bij een concept op Definitief Maken. Vink je in het bewerkscherm Verstuur bij definitief maken aan, dan worden de notulen bij het definitief maken meteen verstuurd. Notulen Versturen zie je pas bij de status Definitief. Verzonden notulen kan niemand meer bewerken of verwijderen. Met Exporteren als PDF of Exporteren als Word download je de notulen.
Ik zie het niet / het werkt niet
- Ik zie het menu Notulen niet. Je mist de permissie Notulen beheren, of de module Taken staat uit.
- Ik zie de notulen van een collega niet. Je ziet alleen notulen die je maakte of waarbij je aanwezig was. Een voorzitter ziet alles.
- Taak Aanmaken werkt niet. Sla de notulen eerst op.
- Goedkeuren geeft een foutmelding. Alleen de voorzitter, de maker of een actief bestuurslid van het onderdeel mag goedkeuren, en alleen notulen met de status Ter goedkeuring.
Veelgestelde vragen
Worden actiepunten automatisch taken? Nee. Klik per actiepunt op Taak Aanmaken.
Kan ik notulen dupliceren? Nee. Alleen sjablonen kun je dupliceren.
Waar zie ik alle openstaande actiepunten? In de weergave Actiepunten: alle actiepunten uit alle notulen, met filters zoals Openstaand, Te laat en Deze week.
Kan ik verzonden notulen nog aanpassen? Nee. Controleer de notulen vóór je op Notulen Versturen klikt, of laat ze eerst goedkeuren.