Organisatie-instellingen, pakket en modules

Op de organisatie-instellingen beheer je de gegevens van je organisatie: naam, logo en kleuren, talen, contact- en fiscale gegevens, het schooljaar, e-mail en een paar keuzes voor de app. Je ziet hier ook welke modules je organisatie heeft, maar die zet je hier niet zelf aan of uit: modules volgen uit je pakket, of worden door Aqlemy aangezet.

Waar vind je het

Zijbalk → Instellingen → Instellingen. Je komt direct op de bewerkpagina van je eigen organisatie (/admin/organizations/<id>/edit). De pagina heeft vijf tabbladen: Algemeen, Contactgegevens, Instellingen schooljaar, Functies en Integraties. Onderaan staat één knop Wijzigingen opslaan voor alle tabbladen samen. Het tabblad Abonnementsbeheer ziet alleen de platformbeheerder van Aqlemy.

Wie mag dit

• Een beheerder met de permissie Instellingen beheren (manage_settings). Zonder die permissie zie je het menu-item niet.
• Pakket wijzigen en Opzeggen op de abonnementskaart vragen daarnaast Facturering beheren (manage_billing).
• Leraren hebben geen toegang tot deze pagina.
• Niet aanpasbaar voor een beheerder: de slug (webadres), de modules (tabblad Functies) en de SSO-instellingen. Modules en SSO stelt Aqlemy in.

Wat staat er op elk tabblad

• Algemeen — Basisinformatie: Organisatienaam, de naam in het Turks, Nederlands en Engels, en Beschrijving (de slug staat er grijs bij). De kaart Abonnement (zie hieronder). Branding: logo (PNG, JPG, GIF of WebP, maximaal 5 MB, knoppen Logo Kiezen en Logo Verwijderen), Primaire Kleur en Secundaire Kleur (HEX, bijvoorbeeld #FF5733). Taalopties: TR, NL en/of EN, minstens één. Heeft je pakket Widget Insluiten, dan staat hier ook de kaart Widget Generator.
• Contactgegevens — adres (Straat, Postcode, Plaats, Provincie, Land), Website en Fiscale gegevens: KvK-nummer en BTW-nummer.
• Instellingen schooljaar — Startdatum en Einddatum schooljaar, Schooljaar actief, en Regio (Noord, Midden of Zuid) voor het overzicht van officiële schoolvakanties. Daaronder twee schakelaars: Wekelijks overzicht en Bereikbaarheid docenten. Verder de kaart Audio-inlevering bij huiswerk, die meteen opslaat (zie hieronder).
• Functies — alle modules met hun status, in de groepen Kernfuncties, Onderwijs en Schoolbeheer, Financieel en Beheer, Mobiele App Functies en Supportfuncties. Voor een beheerder staat er Alleen Bekijken: je kunt hier niets omzetten.
• Integraties — SSO-instellingen (alleen lezen) en de E-mailinstellingen: hoe e-mail namens je organisatie wordt verstuurd. Zie het artikel "E-mail van je organisatie instellen".

Welk pakket bevat welke module

De namen hieronder zijn de namen op het tabblad Functies.

• In elk pakket: Dashboard, Gebruikers, Gegevensbeheer, Support en Platform-updates.
• Ledensysteem: Aankondigingen, Evenementen, Financiën, Betalingsverzoeken, Widget Schermen, Taken en Leden registratie (het menu Ledenbeheer).
• Onderwijs Light: Docenten, Aankondigingen, Evenementen, Vakanties, Registraties, Betalingsverzoeken, Communicatie, Educatiematerialen, Widget Schermen, Leerlingdossier en Taken. Niet: Financiën en Leden registratie.
• Onderwijs Compleet: alles van Onderwijs Light, plus Financiën, Lesobservaties, Inventaris, AI Assistent en Widget Insluiten.
• Leden + Onderwijs Compleet: alles van Onderwijs Compleet, plus Leden registratie.
• Los van het pakket, alleen via Aqlemy: Qibla Kompas, Gebedstijden, ANBI Calculator, Livestream, Elifba-boek, Laposta e-mailmarketing sync, Live Inzameling, Advertenties, Social media cross-posting, AI-assistent voor leraren en Self-service lid-registratie. Vraag die aan via een supportverzoek.

Een nieuw account start met een gratis proefperiode van 30 dagen. Een eigen domein voor je publieke website kan alleen met Onderwijs Compleet of Leden + Onderwijs Compleet.

Stap voor stap: van pakket wisselen of opzeggen

1. Ga naar Zijbalk → Instellingen → Instellingen, tabblad Algemeen.
2. Op de kaart Abonnement zie je je pakket, de status, bij een proefperiode het aantal resterende dagen en de datum van de eerste incasso, anders de Volgende incasso en de Laatste betaling.
3. Klik op Pakket wijzigen en kies een pakket (gemarkeerd als Huidig, Upgrade of Downgrade). Een upgrade gaat direct in en de modules komen meteen vrij; de nieuwe prijs geldt vanaf de volgende factuurperiode. Een downgrade gaat in bij de volgende factuurperiode; tot dan staat er "Wijzigt naar … op …".
4. Wil je stoppen, klik dan op Opzeggen, vul eventueel een reden in en bevestig met Definitief opzeggen. Tijdens de proefperiode gaat de opzegging direct in en wordt er nooit iets afgeschreven; je houdt toegang tot het einde van de proefperiode. Daarna houd je toegang tot het einde van de betaalde maand.

Stap voor stap: logo en kleuren

1. Tabblad Algemeen, blok Branding: klik op Logo Kiezen en kies een afbeelding.
2. Kies een Primaire Kleur en een Secundaire Kleur met de kleurkiezer of typ een HEX-code.
3. Klik op Wijzigingen opslaan. Logo en kleuren verschijnen in het portaal, op je publieke website, in de mobiele app en in de e-mails van je organisatie.

Stap voor stap: wekelijks overzicht en bellen naar docenten

1. Tabblad Instellingen schooljaar.
2. Wekelijks overzicht inschakelen: elke zondag krijgen ouders, leden en leerlingen een gebundeld overzicht van de aankondigingen, evenementen en vakanties van die week, alleen wat voor hen bedoeld is en in hun eigen taal. Is er niets, dan wordt er niets verstuurd.
3. Ouders en leerlingen mogen docenten bellen: zet je dit uit, dan verdwijnt de belknop uit de app en wordt het nummer niet meer naar de app gestuurd. Berichten sturen blijft werken, en in het portaal blijft het nummer zichtbaar. Er is geen app-update voor nodig.
4. Klik op Wijzigingen opslaan.

Stap voor stap: audio-inlevering bij huiswerk aanzetten

Met audio-inlevering kunnen leraren bij uitgebreid huiswerk een spraakopname als inlevering vragen, die ze in het portaal beluisteren en van feedback voorzien. De functie staat standaard uit.

1. Tabblad Instellingen schooljaar, kaart Audio-inlevering bij huiswerk.
2. Zet Audio-inlevering aanzetten aan. Dat kan pas als je organisatie de nieuwste versie van de verwerkersovereenkomst heeft geaccepteerd; anders staat er een waarschuwing met de versie die eerst geaccepteerd moet worden.
3. Kies de Bewaartermijn: 1 tot 7 dagen (standaard 7). Na die termijn wordt elke opname automatisch verwijderd, ook als niemand hem beluisterde. Een kortere termijn geldt meteen ook voor opnames die er al staan; een langere verlengt die niet.
4. Deze kaart slaat elke wijziging meteen op; je hoeft niet op Wijzigingen opslaan te klikken.

Daarna zien leraren bij uitgebreid huiswerk het vakje Audio-inlevering. Alleen leraren van de klas kunnen opnames afspelen; een beheerder ziet alleen de status. Op de kaart zie je ook hoeveel opslagruimte de opnames gebruiken (In gebruik: … van …). Opnames gaan niet mee in de externe back-up; alleen de dagelijkse systeemkopie van de hostingpartij bevat ze nog maximaal 7 dagen.

Ik zie het niet / het werkt niet

• Ik zie het menu Instellingen niet. Je mist de permissie Instellingen beheren. Vraag een beheerder die deze wel heeft.
• Een collega of ik mis een menu-onderdeel. Kijk op het tabblad Functies of de module aanstaat. Staat hij uit, dan zit hij niet in je pakket: wissel van pakket of vraag Aqlemy. Staat hij aan, dan mist de collega waarschijnlijk de permissie (zie Gebruikers).
• Ik zie de knoppen Pakket wijzigen en Opzeggen niet. Je mist Facturering beheren, het abonnement is al opgezegd, of het staat niet op proef of actief.
• Ik zie de kaart Abonnement helemaal niet. Valt je organisatie onder een koepel, dan loopt het abonnement via de koepel. Zonder eigen abonnement toont de kaart niets.
• Ik zie de Widget Generator niet. Die verschijnt alleen als Widget Insluiten aanstaat (Onderwijs Compleet of Leden + Onderwijs Compleet).
• Ik kan audio-inlevering niet aanzetten. Je organisatie heeft de nieuwste verwerkersovereenkomst nog niet geaccepteerd; de waarschuwing op de kaart noemt de versie. Een beheerder met Instellingen beheren accepteert hem in het venster Onze voorwaarden zijn bijgewerkt, dat na het inloggen in het portaal verschijnt, met Ik ga akkoord namens de organisatie. Daarna kun je de functie meteen aanzetten, ook vóór de ingangsdatum van die versie.

Veelgestelde vragen

Kan ik zelf een module aan- of uitzetten? Nee. Het tabblad Functies is voor een beheerder alleen-lezen. Modules volgen uit je pakket; losse modules zet Aqlemy aan.

Kan ik het webadres (de slug) van mijn organisatie wijzigen? Nee, de slug ligt vast. Wil je een eigen webadres, koppel dan een eigen domein via Publieke website, tabblad Eigen domein.

Kan ik Arabisch als taal aanzetten? Nee, bij Taalopties kies je uit Turks, Nederlands en Engels.

Waar stel ik de tijdzone in? Dat kan niet; er is geen tijdzone-instelling.

Hoe wijzig ik de SSO-instellingen? Dat doet de platformbeheerder van Aqlemy. Stuur een supportverzoek.

Gaat er iets verloren als ik van tabblad wissel? Nee, maar niets is bewaard tot je op Wijzigingen opslaan klikt. Uitzondering: de kaart Audio-inlevering bij huiswerk slaat meteen op.

Kunnen leerlingen hun huiswerk als spraakopname inleveren? Ja, als je Audio-inlevering bij huiswerk aanzet (tabblad Instellingen schooljaar). Leraren zetten het daarna per opdracht aan. Opnames worden na de bewaartermijn (1 tot 7 dagen) automatisch verwijderd en gaan niet mee in de externe back-up.