Op deze pagina beheer je op één plek alle leerling- en ouder-accounts van je organisatie: losse accounts aanmaken, honderden tegelijk importeren uit Excel, meerdere ouders aan één leerling koppelen, en iedereen voorzien van inloggegevens voor de mobiele app. Het zware werk dat je niet per persoon wilt aanklikken, doe je hier in één keer.
Toegang. Je hebt de module Gegevensbeheer nodig én het recht Rapporten bekijken. Zie je de pagina niet? Gegevensbeheer zit in elk pakket; vraag een beheerder met Admins beheren om je het recht te geven.
Waar vind je het: zijbalk → Data & content → Gegevensbeheer.
Eerst dit: hoe loggen leerlingen en ouders in?
Begrijp dit vóór je accounts aanmaakt — het bepaalt wat je moet uitdelen.
- Inloggen gebeurt met een gebruikersnaam + wachtwoord, niet met een e-mailadres. Bij het aanmaken of importeren genereert het systeem automatisch een gebruikersnaam en een tijdelijk wachtwoord per ouder-account. Die twee deel je met de ouder.
- Eerste keer inloggen. Bij de eerste login wordt de gebruiker meteen gevraagd een eigen wachtwoord in te stellen. Het tijdelijke wachtwoord is dus alleen voor die eerste keer.
- Ouders, leerlingen en leraren gebruiken de gewone inlog van de app. Leden gebruiken de aparte lid-inlog; daar mag behalve de gebruikersnaam ook het e-mailadres of telefoonnummer worden gebruikt.
- Wachtwoord vergeten werkt alleen als er een e-mailadres bij het account staat — de resetlink wordt per e-mail verstuurd. Staat er geen e-mail bij, dan moet jij de inloggegevens opnieuw uitdelen (zie Inloggegevens uitdelen).
Onthoud: e-mail is niet nodig om in te loggen, maar wél om zelf een wachtwoord te kunnen resetten en om inloggegevens te kunnen mailen.
Waar vind je het
Zijbalk → Data & Content → Gegevensbeheer. Recht: Rapporten bekijken (view_reports). Gegevensbeheer zit in elk pakket; klassen bestaan alleen met de module Docenten. Leden (zonder leerling) maak je niet hier aan maar via Organisatiebeheer → Gebruikers.
De pagina in het kort
- Rechtsboven wissel je tussen Actieve gebruikers en Archief.
- Telstroken tonen het aantal ouders, leerlingen en klassen, hoeveel accounts nog nooit ingelogd hebben, en aankomende verjaardagen.
- Zoeken vindt op oudernaam, gebruikersnaam, telefoon, e-mail én leerlingnaam (ook met Turkse tekens). Daarnaast filter je op klas en op nog nooit ingelogd.
- De tabel is gegroepeerd per ouder/account. Klik een rij open voor alle details: ouderinfo, de gekoppelde leerlingen (met foto) en klas-chips die je direct kunt toevoegen of verwijderen.
Eén leerling + ouder aanmaken
- Klik op Meerdere leerlingen toevoegen.
- Kies bovenaan hoe je de ouder vastlegt: Nieuwe ouder, Zoeken op telefoon of Zoeken op naam (om aan een bestaande ouder te koppelen).
- Bij een nieuwe ouder vul je oudernaam en telefoonnummer in (verplicht), en eventueel een e-mailadres (optioneel, maar aanbevolen — zonder e-mail kun je later geen inloggegevens mailen). Kies moeder of vader.
- Vul per leerling de leerlingnaam in (verplicht). Staat de module Docenten aan, dan kies je ook één of meer klassen. Geboortedatum is optioneel.
- Meer kinderen van dezelfde ouder? Klik Leerling toevoegen en voeg er nog één toe — ze komen onder dezelfde ouder.
- Klik Leerlingen toevoegen. Is er een nieuw ouder-account aangemaakt, dan verschijnt kort een melding met de inloggegevens — kopieer die meteen.
Onafhankelijke leerling (een leerling die zelf inlogt, zonder apart ouder-account): gebruik de knop Onafhankelijke leerling toevoegen. Die leerling krijgt zelf een gebruikersnaam en wachtwoord.
Meerdere ouder-accounts aan één leerling koppelen
Voor gescheiden ouders, of moeder én vader die allebei hun eigen login willen: koppel meerdere accounts aan dezelfde leerling. Elk gekoppeld account heeft gelijke rechten — er is geen hoofd-ouder.
- Klik bij de leerling/ouder-rij op Bewerken.
- Ga naar het blok Gekoppelde accounts.
- Bestaand account? Zoek op naam, telefoon of e-mail en klik het resultaat aan om te koppelen.
- Nieuw account? Klik Nieuw account aanmaken, vul naam, telefoon en eventueel e-mail in, kies een rol en klik Aanmaken & koppelen. Er verschijnt een geel kader met de inloggegevens (eenmalig zichtbaar) — kopieer ze.
- De rol (Ouder / Verzorger / Anders) kies je per account; die is alleen ter informatie en verandert niets aan de rechten.
- Ontkoppelen kan met het prullenbak-icoon. Het laatste account met de rol Ouder kun je niet verwijderen — voeg eerst een ander ouder-account toe of gebruik Overdragen aan andere ouder.
Klassen aanmaken
Klassen maak je op de pagina Leraren & klassen (niet in Gegevensbeheer zelf).
- Open Leraren & klassen en klik Nieuwe klas toevoegen.
- Vul een klasnaam in (verplicht) en kies het schooljaar (standaard het huidige).
- Optioneel: een lokaal, en — als je organisatie clusters gebruikt — een cluster.
- Voeg eventueel één of meer leraren toe (mag ook later).
- Klik Klas toevoegen.
Leerlingen voeg je ná het aanmaken toe — via de klas-chips bij een leerling, of tijdens de import. Een nieuwe klas kan tijdens een import ook automatisch ontstaan (zie hieronder).
In bulk importeren uit Excel
Heb je een lijst met tientallen of honderden leerlingen? Importeer ze in één keer.
Het bestand
- Gebruik een Excel-bestand (.xlsx of .xls). CSV werkt niet.
- De eerste rij zijn de kolomkoppen; daarna één leerling per rij.
- Download het sjabloon via de link in stap 1 — dat heeft de juiste kolommen en een uitlegblad.
De kolommen van het sjabloon:
| Kolom | Verplicht? |
|---|---|
| Naam Student | Ja |
| Naam Moeder, Telefoon Moeder, E-mail Moeder | Minstens één ouder met naam + telefoon |
| Naam Vader, Telefoon Vader, E-mail Vader | idem |
| Adres, Postcode, Stad | Optioneel |
| Geboortedatum (DD/MM/JJJJ) | Optioneel |
| Student Geslacht (Jongen/Meisje) | Optioneel — leeg laten betekent geslacht onbekend |
| Bijzondere omstandigheden | Optioneel — vrije tekst (allergie, medicatie, aandachtspunten); leeg laten laat een bestaande waarde staan |
| Klasnaam | Optioneel — alleen met de module Docenten aan |
Belangrijk: elke rij heeft minimaal één ouder met zowel een naam als een telefoonnummer nodig (moeder óf vader). Het Voorbeeld keurt een rij met alleen een leerlingnaam nog goed, maar bij het importeren wordt die rij geweigerd en telt hij als mislukt. Telefoonnummers mogen Nederlands genoteerd zijn (06…) — die worden automatisch omgezet.
De importstappen
- Bestand uploaden. Kies het gegevenstype Leerlingen-ouders en selecteer je Excel-bestand. (Staat de module Docenten aan, dan kun je ook Leraren importeren.) Voor leerlingen zonder ouder kies je Onafhankelijke leerlingen (zie hieronder).
- Kolommen koppelen. Het systeem herkent de meeste koppen automatisch (in meerdere talen). Controleer de koppeling en corrigeer waar nodig. Pas als alle verplichte velden gekoppeld zijn, kun je verder. Heeft je bestand meer dan één werkblad, dan kies je hier bij Werkblad welk blad je importeert (standaard het eerste).
- Voorbeeld. Je ziet hoeveel rijen geldig zijn en welke fouten of waarschuwingen er zijn. Onder Geavanceerde Opties staan de keuze om twee ouder-accounts aan te maken (zie hieronder), de taal van de inloggegevens-mail, Duplicaat Behandeling (Overslaan, Bijwerken of Nieuw Aanmaken — dat laatste maakt altijd een nieuw dossier aan, ook als de leerling al bestaat, en levert dus dubbele leerlingen op) en, met de module Docenten aan, het Seizoen voor de klassen. Met fouten of nul geldige rijen kun je niet importeren.
- Importeren. Sluit het venster niet tijdens het verwerken.
- Voltooid. Je ziet een samenvatting: hoeveel gelukt, mislukt, en hoeveel nieuwe ouders en klassen zijn aangemaakt.
Eén of twee ouders per leerling
Eén rij bevat één leerling plus de gegevens van moeder en/of vader in dezelfde rij. Staan in een rij een moeder en een vader, dan krijgen standaard beide een eigen inlog-account: de optie "Twee ouder-accounts aanmaken (moeder + vader)" in Geavanceerde opties staat al aan. Beide accounts worden aan alle kinderen in dat gezin gekoppeld. Zet je de optie uit, dan krijgt alleen de eerste ouder met naam en telefoonnummer (meestal de moeder) een account; de gegevens van de andere ouder worden wel bewaard. Twee kinderen met dezelfde ouder worden automatisch onder hetzelfde ouder-account gebundeld.
Klassen bij de import
Vul een Klasnaam in (alleen met de module Docenten aan) en de leerling komt in die klas. Bestaat de klas nog niet, dan wordt die automatisch aangemaakt in het Seizoen dat je onder Geavanceerde Opties kiest (standaard het huidige). Importeer je vóór de start van het nieuwe seizoen, kies dan het komende. Meerdere klassen in één cel kan met komma's, bv. Groep A, Ochtendgroep.
Onafhankelijke leerlingen importeren
Een onafhankelijke leerling heeft een eigen account en geen ouder, bijvoorbeeld een volwassene die zelf een cursus volgt. Kies in stap 1 het gegevenstype Onafhankelijke leerlingen en download het sjabloon dat daarbij hoort. De stappen zijn verder dezelfde.
| Kolom | Verplicht? |
|---|---|
| Naam Student | Ja |
| E-mail, Telefoonnummer | Minstens één van de twee — daar gaan de inloggegevens naartoe |
| Geboortedatum (DD/MM/JJJJ) | Optioneel, maar aanbevolen: daarmee wordt een bestaande leerling herkend |
| Klasnaam | Optioneel — alleen met de module Docenten aan; meerdere klassen met komma's |
| Student Geslacht, Bijzondere omstandigheden | Optioneel — een lege cel wist niets |
- Meerdere klassen. Zet de klassen met komma's in één cel (Klas A, Klas B), of zet dezelfde persoon met hetzelfde e-mailadres of telefoonnummer op meerdere rijen. Dat wordt één account en één dossier. Klassen worden alleen toegevoegd, nooit vervangen.
- Bestaand account. Bestaat er al een leerlingaccount met hetzelfde e-mailadres of telefoonnummer, dan wordt dat hergebruikt en komt er geen tweede login. Alleen een gelijke naam is niet genoeg: twee mensen met dezelfde naam krijgen elk een eigen account.
- Al bekend als leerling met ouder. Staat iemand met dezelfde naam en geboortedatum al bij een ouder, dan wordt de rij overgeslagen en in het resultaat genoemd. Er wordt dan niets aangemaakt; beoordeel die persoon zelf.
- Duplicaat Behandeling kent hier alleen Overslaan en Bijwerken. Nieuw Aanmaken bestaat voor dit type niet, zodat niemand een tweede login krijgt.
- Het Voorbeeld waarschuwt als iemand jonger is dan 16 jaar. Importeren kan dan nog steeds.
- Er gaat geen mail automatisch uit. Nieuwe accounts verschijnen in de banner om Inloggegevens Versturen.
Vanuit Registraties. Het bestand van Exporteer voor Bulk Import (Data & Content → Registraties) heeft een tweede werkblad met de zelf-inschrijvingen. Kies in stap 1 Onafhankelijke leerlingen en in stap 2 bij Werkblad dat tweede blad. Lukken alle rijen van een registratienummer, dan wordt die registratie als verwerkt gemarkeerd.
Inloggegevens uitdelen
Nieuwe accounts krijgen automatisch een gebruikersnaam en een tijdelijk wachtwoord. Zo komen die bij de juiste persoon terecht:
- Direct kopiëren. Bij het aanmaken (en bij een tweede ouder-account in de import) verschijnen de inloggegevens met kopieerknoppen. Ze zijn maar één keer zichtbaar — kopieer ze meteen.
- Mailen na een import. Heeft een import nieuwe accounts gemaakt, dan verschijnt een banner "… nieuwe accounts klaar om inloggegevens te versturen", met het aantal accounts zonder e-mail erachter. Klik Inloggegevens Versturen om iedereen met een e-mailadres zijn login te mailen. Accounts zonder e-mail worden apart aangegeven — die deel je handmatig uit.
- Opnieuw versturen / resetten. Selecteer één of meer rijen in de tabel, klik Inloggegevens Versturen en bevestig met Resetten en Versturen. Dit reset het wachtwoord en mailt een nieuw wachtwoord. Let op: het oude wachtwoord werkt daarna niet meer. Accounts zonder e-mailadres worden overgeslagen en houden hun oude wachtwoord. Je kiest zelf de taal van de e-mail.
Er is geen knop om alle wachtwoorden als bestand te downloaden of te printen. Kopieer ze op het moment zelf, óf gebruik de e-mailfunctie. Zonder e-mailadres kun je alleen de gekopieerde gegevens handmatig doorgeven.
Dubbele accounts (duplicaten)
Het systeem maakt geen dubbele ouders aan:
- Bestaat er al een ouder met hetzelfde telefoonnummer of e-mailadres, dan wordt die bestaande ouder hergebruikt en wordt de leerling daaraan gekoppeld — er komt geen tweede account. Bij een import zie je dat terug als "bestaande ouders gebruikt".
- Een leerling met dezelfde naam onder dezelfde ouder wordt niet nog eens aangemaakt.
Er verschijnt vooraf geen blokkerende waarschuwing. Wil je zeker zijn, gebruik dan bij het losse aanmaken eerst Zoeken op telefoon of Zoeken op naam om aan de bestaande ouder te koppelen.
Exporteren
Klik op Exporteren. In het venster Data Exporteren kies je welke kolommen en Extra werkbladen in het Excel-bestand komen, en of je Gearchiveerde leerlingen meenemen wilt. Naam leerling, Klassen en Status staan er altijd in. Het werkblad Import heeft de kolommen van het ouder-sjabloon; onafhankelijke leerlingen staan op het werkblad Import zelfstandig, in de kolommen van hún sjabloon. Klik op Exporteer naar Excel. Let op: je zoekterm en klasfilter worden niet meegenomen — de export bevat altijd alle leerlingen van je organisatie. Wil je één klas, filter dan in Excel.
Archiveren, herstellen en verwijderen
- Archiveren bewaart de gegevens en is omkeerbaar. Klik op de prullenbak bij de rij en kies in het venster Verwijderopties de actie Archiveer. Archiveer je een ouder, dan gaan de gekoppelde leerlingen standaard mee; vink Leerlingen behouden (niet mee verwijderen) aan om ze te laten staan. Een leerling met een tweede ouder blijft altijd staan. Archiveer je een leerling, dan archiveert Ook ouder verwijderen de ouder mee als dit het laatste actieve kind is. Gearchiveerde leerlingen en ouders vind je via de knop Archiveer rechtsboven, met een Herstel-knop; het herstel van een ouder brengt ook de leerlingen terug die met hem zijn meegegaan.
- Verwijderen haalt gegevens weg (met bevestiging).
- Selecteer meerdere rijen voor een bulkactie.
Herinschrijving
Op het tabblad Herinschrijving beheer je het opnieuw inschrijven voor het volgende schooljaar: per ouder zie je de status (bevestigd / afgewezen / in afwachting), je stelt een deadline in, en je verstuurt een aankondiging of herinnering als pushbericht.
Tips
- Vul bij iedere ouder een e-mailadres in — dat maakt inloggegevens mailen en "wachtwoord vergeten" mogelijk.
- Bij een grote import: download het sjabloon, controleer een paar rijen in het Voorbeeld, en importeer dan pas.
- Archiveer liever dan verwijderen als je gegevens later misschien nog nodig hebt.
Veelgestelde vragen
Loggen ouders in met hun e-mailadres? Nee — met de gebruikersnaam die het systeem heeft aangemaakt. E-mail wordt alleen gebruikt om inloggegevens te mailen en om een wachtwoord te resetten.
Kan ik het wachtwoord zelf kiezen? Nee, het wordt automatisch gegenereerd. De gebruiker stelt bij de eerste login zelf een nieuw wachtwoord in.
Kan één leerling twee ouders met elk een eigen login hebben? Ja. Los maak je dat via Bewerken → Gekoppelde accounts; bij de import via de optie Twee ouder-accounts aanmaken. Beide hebben gelijke rechten.
Een ouder logt niet in — wat nu? Controleer of je de gebruikersnaam (niet het e-mailadres) hebt doorgegeven. Werkt het wachtwoord niet meer, gebruik dan Inloggegevens Versturen om te resetten, of laat de ouder Wachtwoord vergeten gebruiken (alleen met een e-mail op het account).
Wat is het verschil tussen archiveren en verwijderen? Archiveren bewaart de gegevens en is omkeerbaar; verwijderen haalt ze weg.
Exporteert de download alles? Ja: alle leerlingen (en met het vinkje ook de gearchiveerde), ongeacht je zoekterm of klasfilter. Je kiest alleen de kolommen en werkbladen.
Problemen oplossen
- Ik zie deze pagina niet. De module Gegevensbeheer staat uit of je mist het recht Rapporten bekijken. Vraag een hoofdbeheerder.
- Mijn import mislukt of rijen worden geweigerd. Veelvoorkomende oorzaken: geen geldig Excel-bestand (.xlsx/.xls), een ontbrekende leerlingnaam, of een rij zonder ouder met naam + telefoon. Een ongeldig telefoonnummer of e-mailadres weigert die rij; een onbekende klasnaam geeft alleen een waarschuwing (de klas wordt aangemaakt).
- Ik kan de inloggegevens niet meer vinden. Ze zijn maar één keer zichtbaar. Gebruik Inloggegevens Versturen om een nieuw wachtwoord te mailen.
- Geen e-mail kunnen versturen. Het account mist een e-mailadres. Vul er een in, of geef de gekopieerde gegevens handmatig door.
Gerelateerd
- Leraren & klassen — klassen aanmaken en leerlingen indelen.
- Aanmeldingen — nieuwe inschrijvingen voordat ze hier verschijnen.