Het Leerlingdossier is de werkplek per leerling. Links kies je een klas en een leerling; rechts zie je die leerling in zeven tabbladen. Beheerders en leraren gebruiken dezelfde pagina. Voor leraren is dit hun klassenwerkplek: het vroegere Mijn klassen is hierin opgegaan, en het oude adres opent automatisch het Leerlingdossier.
Waar vind je het
- Beheerder: Zijbalk → Onderwijs → Leerlingdossier.
- Leraar: bovenaan in de zijbalk, Leerlingdossier, met daaronder Aanwezigheid, Huiswerk en Voortgang.
Wie mag dit
- Beheerders met de permissie Leerlingen beheren (
manage_students). - Leraren altijd, maar alleen voor leerlingen in de klassen waaraan ze in Leraar- en Klasbeheer gekoppeld zijn. Een leraar kan geen pasfoto downloaden en geen documenten of documentsjablonen verwijderen.
- De module Leerlingdossier moet in het pakket van je organisatie zitten (de onderwijspakketten). Je zet een module niet zelf aan: wijzig het pakket via Instellingen → Instellingen, tabblad Algemeen, of vraag Aqlemy.
Stap voor stap: een leerling openen
- Kies in de klasfilter (Alle Klassen) een klas, of zoek met Zoek leerlingen....
- Klik op de leerling. Bovenaan staan foto, klas, Leerling ID en Bijzonderheden; een beheerder ziet daar ook Pasfoto downloaden.
- Kies een tabblad: Statistieken, Huiswerk, Aanwezigheid, Voortgang, Examens, Dossierrecords of Documenten.
De tabbladen
- Statistieken: huiswerk, voortgang, presentie, gemiddeld cijfer, recente absenties en toetsen, en de ouderinformatie (moeder- en vadergegevens, adres).
- Huiswerk: het huiswerk van deze leerling. Zet per opdracht de status (Afgerond, Niet Voltooid, In afwachting), bewerk, kopieer of verwijder een opdracht. Met Waarschuwingsinstellingen stel je in na hoeveel dagen open huiswerk als achterstallig telt.
- Aanwezigheid: kies een datum en zet de leerling op Aanwezig, Afwezig, Te laat, Eerder weg of Onbepaald; daaronder de Historie.
- Voortgang: de voortgangsitems van de klas van de leerling, per item bij te werken.
- Examens: de examenresultaten van de leerling; een cijfer met opmerking aanpassen kan hier.
- Dossierrecords: vastgelegde gebeurtenissen en afspraken (zie hieronder).
- Documenten: rapporten en certificaten (zie hieronder).
Voor de hele klas tegelijk gebruik je de pagina's Aanwezigheid, Huiswerk, Voortgang en Examens.
Stap voor stap: een dossierrecord vastleggen
- Tabblad Dossierrecords → Nieuw Record.
- Kies het Type: Officiële waarschuwing, Incident rapport, Begeleidingsplan, Communicatielog, Follow-up, Oudergesprek, Gedragsnoot, Prestatie of Overig.
- Vul Titel en Inhoud in, kies de Prioriteit (Laag, Gemiddeld, Hoog, Dringend) en voeg eventueel Bijlagen toe (max. 10 MB per bestand).
- Zet Vereist bevestiging ouders aan als de ouder het moet bevestigen.
- Klik op Aanmaken. De ouders krijgen bericht. Op het record zie je "Wacht op ouderbevestiging" of "Bevestigd door ouder".
Ouders, leraren en beheerders kunnen op een record antwoorden. Met Afhandelen markeer je een record als afgehandeld; Heropenen zet het terug.
Stap voor stap: een rapport of certificaat maken
- Tabblad Documenten → Nieuw Document.
- Kies het Documenttype, bijvoorbeeld 1e Semester Rapport, 2e Semester Rapport, Eindrapport, Koran Overgangscertificaat, Waarderingscertificaat of Aangepast Document, of een eigen sjabloon.
- Vul de cijfers per vak, het sociaal gedrag en de opmerkingen in, en het studiejaar en semester.
- Bij Handtekeningen vul je de naam in en teken je de handtekening van de docent en van het onderwijshoofd.
- Klik op Document Aanmaken. Daarna kun je het document Bekijken, Afdrukken of Downloaden.
Met Combineren voeg je twee of meer vergelijkbare rapporten (zelfde sjabloon) samen tot één rapport, bijvoorbeeld een eindrapport. Met Sjablonen Beheren maak je eigen documentsjablonen.
Ik zie het niet / het werkt niet
- Het menu-item ontbreekt (beheerder). Je mist de permissie Leerlingen beheren, of de module Leerlingdossier zit niet in het pakket.
- Ik zie een leerling niet. Controleer de klasfilter en de zoekterm. Een leraar ziet alleen leerlingen van zijn eigen klassen; de beheerder koppelt leraren aan klassen in Leraar- en Klasbeheer.
- "Geen klassen voor het geselecteerde schooljaar". Er zijn voor het huidige seizoen nog geen klassen aangemaakt.
- Aanwezigheid of voortgang invullen lukt niet. De leerling zit in geen klas (beide zijn klasgebonden), of de gekozen dag is een vakantiedag of geen lesdag.
- Ik kan een document niet verwijderen. Leraren kunnen documenten en sjablonen niet verwijderen; vraag een beheerder.
Veelgestelde vragen
Kan ik het hele dossier als PDF downloaden of exporteren? Nee, dat kan niet. Je kunt wel een document uit het tabblad Documenten afdrukken of downloaden, en een beheerder kan de pasfoto downloaden.
Waar is Mijn klassen gebleven? Dat is nu het Leerlingdossier. Kies je klas in de klasfilter om je leerlingen te zien.
Krijgen ouders bericht van een dossierrecord? Ja, bij een nieuw record krijgen de gekoppelde ouders bericht. Met Vereist bevestiging ouders zie je of ze het hebben bevestigd.
Hoe zet ik een leerling in een klas? Niet hier: dat doe je in Leraar- en Klasbeheer met Leerlingen beheren, of bij het verwerken van een inschrijving.