Communicatie: vragen en gesprekken

Op de pagina Communicatie komen vragen en berichten binnen van ouders, leerlingen, leden en websitebezoekers. Het bestuur kan ook zelf een gesprek starten. Je werkt in een gespreksvenster: links de lijst, rechts het geopende gesprek (op mobiel een eigen scherm). Vroeger heette dit "Klachten"; in menu en titel heet het nu overal Communicatie.

Waar vind je het

Zijbalk → Communicatie → Communicatie. Bovenaan staan de tellers Totaal berichten, Nieuwe vragen aan het bestuur, In behandeling en Gesloten. Daaronder kies je Postvak IN (alle gesprekken) of Verzonden (wat het bestuur zelf verstuurde).

Wie mag dit

• Permissie Communicatie beheren (manage_complaints). Sinds augustus 2026 geeft Aankondigingen beheren hier geen toegang meer.
• De module Communicatie moet aanstaan. Die zit in de pakketten Onderwijs Light, Onderwijs Compleet en Leden + Onderwijs Compleet, niet in Ledensysteem. Je ziet de modules in Instellingen → Instellingen, tabblad Functies (alleen-lezen). Ontbreekt de module, vraag Aqlemy of wijzig het pakket (tabblad Algemeen, "Pakket wijzigen").
• Leraren zien deze pagina ook (zonder permissie, als de module aanstaat), maar alleen de gesprekken waar zij bij horen: vragen en berichten aan hen, berichten die zij zelf stuurden en berichten van een collega aan de ouders van een gedeelde klas. Ze kunnen antwoorden en een gesprek sluiten, maar geen Nieuw bericht starten en zien geen Verzonden. Een bericht aan de ouders van hun klas sturen ze vanuit de mobiele app.

Stap voor stap: een vraag beantwoorden

1. Klik op een gesprek in de lijst. Je ziet het onderwerp, de afzender, de deelnemers en alle berichten met naam, rol en tijd.
2. Typ je antwoord in het veld onderaan. Voeg eventueel bijlagen toe.
3. Verstuur. De afzender krijgt een melding in de app; de status wordt Beantwoord.
4. Is de vraag afgehandeld, klik dan op Gesprek sluiten en bevestig. De status wordt Gesloten.

Een beheerder kan altijd antwoorden, ook op een gesloten gesprek. Dat antwoord heropent het gesprek: de status wordt weer Beantwoord en in de app staat het gesprek weer open. Leraren en app-gebruikers kunnen niet reageren op een gesloten gesprek.

Stap voor stap: zelf een gesprek starten

1. Klik op Nieuw bericht.
2. Vul Onderwerp en Bericht in en voeg eventueel een bijlage toe.
3. Kies de Ontvangers: Handmatig kiezen (zoek op naam), Ouders en verzorgers, Leerkrachten, Leerlingen met een account, Leden of Iedereen. Met Beperk tot klas stuur je het alleen naar een of meer klassen.
4. Kies de Gespreksvorm: Apart gesprek per ontvanger (aanbevolen: niemand ziet het antwoord van een ander) of Eén gedeeld gesprek (alle ontvangers zien elkaars namen en antwoorden).
5. Controleer de regel "Dit bericht gaat naar … ontvanger(s)" en klik op Versturen.

De ontvanger ziet het bericht in de app onder Communicatie en kan direct antwoorden. Gearchiveerde accounts worden overgeslagen. Er geldt een bovengrens van 250 ontvangers per verzending.

Stap voor stap: Verzonden bekijken

1. Kies Verzonden. Je ziet één regel per verzending, met het aantal ontvangers en gesprekken.
2. Klik op Ontvangers voor de lijst: per persoon Ongelezen, Gelezen of Beantwoord, met tijd.
3. Klik op Toon gesprekken om alleen de gesprekken van die verzending in Postvak IN te zien (Eén verzending). Met Toon alle gesprekken haal je dat filter weg.

Filteren, zoeken en sorteren

• Statuschips: Nieuw, In behandeling, Wacht op ouder, Beantwoord, Gesloten. Het aantal staat op de chip.
• Bronchips: Alle bronnen, App (mobiele app), Website (contactformulier op de publieke website) en Portaal (door het bestuur gestart).
• Zoekvak: zoekt op onderwerp, tekst en namen (afzender, ontvangers, wie antwoordde, het kind, de websitebezoeker).
• Sorteren: Laatste activiteit, Nieuwst aangemaakt of Oudst aangemaakt.

Verwijderen

Een los bericht haal je weg met Bericht verwijderen; in het gesprek staat dan "Dit bericht is verwijderd". Een beheerder kan ook een heel gesprek verwijderen (met bevestiging). Een leraar kan alleen zijn eigen gesprek verwijderen zolang er niemand op heeft gereageerd. Verwijderen kun je niet terugdraaien; sluiten is meestal beter.

Ik zie het niet / het werkt niet

• Ik zie het menu Communicatie → Communicatie niet. Je mist de permissie Communicatie beheren, of de module Communicatie staat niet aan in je pakket (Ledensysteem heeft hem niet).
• Een gesprek ontbreekt in de lijst. Controleer of er nog een status- of bronchip, een zoekterm of het filter Eén verzending actief is.
• Nieuw bericht geeft een fout over de klas. De gekozen klas is niet gevonden. Het bericht wordt dan bewust niet naar iedereen gestuurd; kies de klas opnieuw.

Veelgestelde vragen

Kan ik antwoorden op een gesloten gesprek? Ja, als beheerder altijd. Je antwoord heropent het gesprek.

Krijg ik een e-mail bij elke nieuwe vraag? Bij een vraag aan het bestuur krijg je een melding in de bel, een e-mail en een push. Bij een vraag die alleen aan een leraar gericht is, krijg je alleen een melding in de bel. E-mail zet je per persoon uit in je meldingsvoorkeuren; een schakelaar voor de hele organisatie bestaat niet.

Zien ontvangers van Nieuw bericht elkaar? Alleen bij Eén gedeeld gesprek. Bij Apart gesprek per ontvanger ziet iedereen alleen zijn eigen gesprek met het bestuur.

Kan ik een gesprek doorsturen naar een leraar? Nee, dat kan niet vanuit dit scherm.