Op de klachten-pagina beheer je vragen en klachten die binnenkomen via de mobiele app, de openbare website of het portaal zelf. Je handelt ze af in een gespreksvenster: links de lijst, rechts het detail-paneel met de volledige antwoordthread.
Waar vind je het
Zijbalk → Communicatie → Klachten. Bovenaan staan vier teller-kaarten: totaal, nieuw, in behandeling en gesloten.
Filteren op status
Met de klikbare status-chips filter je de lijst; het aantal per status verschijnt live op de chip:
- Nieuw — net binnengekomen.
- In behandeling — actief opgepakt.
- Wacht op ouder — wacht op input van de ouder.
- Wacht op leerkracht — wacht op input van de leerkracht.
- Beantwoord — er is gereageerd.
- Gesloten — afgehandeld.
Daarnaast kun je filteren op bron (app, portaal of website) en zoeken via het zoekvak op titel en omschrijving.
Stap voor stap: een klacht beantwoorden
- Klik in de lijst op een klacht om het detail-paneel rechts te openen (op mobiel een eigen scherm).
- Lees de titel, beschrijving en initiator-info, plus eventuele bijlagen en de naam van een betrokken leerkracht.
- Bekijk de antwoordthread: elke reactie toont de respondent, diens rol (beheerder, leerkracht, ouder) en het tijdstip.
- Typ je antwoord in het reactie-formulier onderaan en bevestig met Reageren.
- Is de klacht afgehandeld, klik dan op Klacht sluiten (groen bevestigingsvenster).
Andere acties
- Verwijderen — opent een rood bevestigingsvenster; de klacht wordt definitief verwijderd.
- Verversen — herlaadt de lijst.
- Het reactie-formulier is uitgeschakeld zodra een klacht gesloten is.
Tips
- Werk de chip Nieuw dagelijks weg — een snelle eerste reactie voorkomt dat een klacht blijft liggen.
- Gebruik Wacht op ouder/leerkracht om duidelijk te maken bij wie de bal ligt.
- Sluit een klacht pas als die echt is afgehandeld; daarna kan er niet meer op gereageerd worden.
Veelgestelde vragen
Krijgt de indiener mijn antwoord te zien? Ja. Je reactie verschijnt in de thread en de indiener wordt op de hoogte gebracht via het kanaal waar de klacht binnenkwam.
Kan een leerkracht ook reageren? Ja, een reactie toont per bericht de rol van de respondent (beheerder, leerkracht of ouder).
Kan ik een gesloten klacht heropenen? Een gesloten klacht is afgehandeld en kan niet meer worden beantwoord; verwijderen of een nieuwe klacht aanmaken zijn de opties.
Problemen oplossen
- Ik zie het menu Klachten niet. De klachten-functie staat uit voor je organisatie. Een hoofdbeheerder schakelt die in bij de organisatie-instellingen (functie "klachten"). Kun je de pagina niet openen, dan ontbreekt het recht "mededelingen beheren" — vraag een hoofdbeheerder dit toe te kennen.
- Ik kan niet reageren. Het reactie-formulier is uitgeschakeld bij gesloten klachten — open een actieve klacht.
- Een klacht ontbreekt in de lijst. Controleer of er nog een status- of bronfilter actief is, en wis dat met Alles of het zoekvak-kruisje.
Gerelateerd
- Notificaties — nieuwe klachten verschijnen ook hier, met een directe sprong.
- Mededelingen — algemene berichten aan je leden.