ما يملؤه شخص ما عبر نموذج التسجيل في صفحة مؤسستك العامة يصل بوصفه تسجيلًا في إدارة التسجيلات (Registration Management). التسجيل ليس حسابًا بعد. أنت تعالجه بإنشاء حساب منه. لا توجد موافقة أو رفض: التسجيل إما غير معالَج (Unprocessed) أو معالَج (Processed)، وما لا تريد معالجته تحذفه أو تؤرشفه.
أين تجدها
الشريط الجانبي ← البيانات والمحتوى (Data & Content) ← التسجيلات (Registrations). اسم الصفحة إدارة التسجيلات.
من يمكنه ذلك
- الصلاحية عرض التقارير (
view_reports). من لديه هذه الصلاحية يتلقى أيضًا الإشعار عند وصول تسجيل جديد. - لا يظهر عنصر القائمة إلا إذا كانت وحدة التسجيلات مفعّلة لمؤسستك. لا تفعّلها بنفسك: فهي تأتي ضمن باقتك أو تفعّلها Aqlemy.
- لا يملك المعلّمون وصولًا.
ما تراه
- المؤشرات الرئيسية: إجمالي التسجيلات (Total Registrations)، وهذا الأسبوع (This Week)، وغير معالَج (Unprocessed)، ومعالَج (Processed)، وعند وجودها أولياء الأمور الحاليون والطلاب الحاليون (Existing students).
- بشكل افتراضي ترى التسجيلات غير المعالَجة فقط. يعرض عرض الكل المعالَجة أيضًا؛ ويعيد عرض التسجيلات غير المعالَجة (Show Unprocessed Registrations) ذلك كما كان.
- البحث، والتصفية حسب العمر (Filter by age) (الحد الأدنى/الأقصى)، والتصفية حسب الجنس (Filter by gender). لا يوجد مرشّح حسب الصف أو الحالة.
- عرض الجدول (Table View) أو عرض البطاقات (Card View). يحمل التسجيل الجديد الوارد اليوم التسمية جديد اليوم (New Today).
خطوة بخطوة: معالجة تسجيل
- افتح التسجيل بزر عرض التفاصيل (View details) أو معاينة سريعة (Quick Preview) وتحقّق من البيانات. صحّحها عند الحاجة بزر تعديل.
- انظر إلى الزر. إذا تعرّفت Aqlemy على وليّ الأمر مسبقًا (بالبريد الإلكتروني، ثم بالهاتف، ثم بالاسم)، يظهر إضافة إلى حساب موجود (Add to Existing) وترى اسم الحساب الموجود. وفي حالة طالب مستقل معروف يظهر إضافة إلى طالب موجود (Add to existing student). وإلا يظهر إنشاء حساب (Create Account).
- انقر على الزر، وحدّد الطلاب الذين تريد معالجتهم، واختر لكل طالب صفًا (اختيار الصفوف (Select classes)).
- أكّد. إذا كان أحد الصفوف المختارة قد بلغ العدد المستهدف أو تجاوزه أو كان قريبًا من الامتلاء، ترى أولًا تحذيرًا بشأن الإشغال؛ ويمكنك المتابعة رغم ذلك.
- تعرض نافذة بيانات تسجيل الدخول (Login details) اسم المستخدم وكلمة المرور للحساب الرئيسي، ولوليّ أمر ثانٍ إن وُجد، ولحسابات الطلاب. هذه البيانات تظهر مرة واحدة فقط.
- يتلقى وليّ الأمر (أو الطالب المستقل) تلقائيًا بريد ترحيب يتضمن بيانات تسجيل الدخول؛ وعند الإضافة إلى حساب موجود بريدًا يفيد بأن الطالب قد أُضيف. إذا فشل الإرسال، ترى إشعارًا بذلك.
ينشئ تسجيل وليّ الأمر (أو يعيد استخدام) حساب وليّ أمر واحدًا، إضافةً إلى حساب طالب لكل طفل محدَّد. إذا تضمّن التسجيل بيانات وليّ أمر ثانٍ مع بريد إلكتروني أو هاتف، يحصل على حساب خاص به وبريد ترحيب خاص به. أما التسجيل بوصفه طالبًا مستقلًا فينشئ حساب طالب. إذا حدّدت بعض الأطفال فقط، يبقى التسجيل غير معالَج بالنسبة إلى الباقين.
خطوة بخطوة: التواصل والملاحظات والتصدير
- إرسال بريد إلكتروني: لكل تسجيل على حدة (الزر الذي يحمل النص "أرسل أيضًا بالبريد الإلكتروني (Also send via email)") مع موضوع ونص ومرفقات حتى 5 MB. يُرسَل البريد إلى عنوان الأم والأب.
- سجل البريد الإلكتروني (Email History): الرسائل المرسلة والردود، مع عدّاد للردود غير المقروءة. يمكنك الرد من هنا.
- عرض الملاحظات (View Notes): ملاحظات داخلية من المسؤولين.
- حدّد عدة تسجيلات لاستخدام إرسال بريد إلكتروني إلى المحدَّدين (Send Email to Selected) أو الحذف أو مسح التحديد (Clear Selection).
- التصدير إلى Excel (Export to Excel) للحصول على نظرة عامة، أو تصدير للاستيراد المجمع للحصول على ملف تستورده في إدارة البيانات بزر الاستيراد.
خطوة بخطوة: الحذف وسلة المحذوفات
- انقر على حذف (Delete) واختر أرشفة أو حذف مؤقت (Soft delete) أو حذف نهائي (Permanent deletion).
- تجد التسجيلات المؤرشفة والمحذوفة حذفًا مؤقتًا عبر سلة المحذوفات (Trash) (قائمة "التسجيلات المحذوفة والمؤرشفة (Deleted & archived registrations)"، مع من حذف ومتى ولماذا).
- انقر على استعادة (Restore) لاسترجاع أحدها. يعيدك العودة إلى النظرة العامة (Back to overview).
لا يمكنك استعادة تسجيل محذوف نهائيًا؛ فهو لا يظهر بعد ذلك إلا في السجل أسفل سلة المحذوفات.
لا أراها / لا تعمل
- لا أرى التسجيلات في الشريط الجانبي. الوحدة غير مفعّلة أو تنقصك صلاحية عرض التقارير.
- زرّا إنشاء حساب وتعديل رماديّان. التسجيل معالَج بالفعل أو محذوف أو مؤرشف.
- لا أستطيع التأكيد. حدّد طالبًا واحدًا على الأقل واختر صفًا لكل طالب محدَّد.
- لا تصل أي تسجيلات. تحقّق من أن خيار مع وليّ أمر أو طالب مستقل مفعّل؛ راجع المقال "إعداد نموذج التسجيل العام". إذا كان الصف المختار مغلقًا أمام التسجيل، يرفض النموذج الإرسال.
الأسئلة الشائعة
كيف أوافق على تسجيل أو أرفضه؟ هذا غير ممكن. إنشاء الحساب هو المعالجة؛ وما لا تعالجه تؤرشفه أو تحذفه. لا ترسل Aqlemy رسالة رفض.
هل يمكنني معالجة عدة تسجيلات في آنٍ واحد؟ لا، إنشاء الحساب يتم لكل تسجيل على حدة.
هل يمكنني رؤية بيانات تسجيل الدخول مرة أخرى لاحقًا؟ لا. أعد تعيين كلمة المرور عبر إدارة المنظمة ← المستخدمين، أو أرسل بيانات تسجيل الدخول من إدارة البيانات.
هل يتلقى وليّ الأمر تأكيدًا عند التسجيل؟ نعم، تأكيدًا بالاستلام. تعدّل النص تحت إعداد النموذج ← رسائل البريد الإلكتروني.
هل يمكنني التراجع عن تسجيل معالَج؟ لا. عدّل الحسابات في إدارة البيانات أو المستخدمين.