Bankafschriften importeren en automatisch afletteren (MT940, CAMT.053, CSV)

Niets vreet zoveel tijd in een verenigings- of stichtingsadministratie als het overtypen van bankmutaties. Het goede nieuws: elke Nederlandse bank kan afschriften exporteren in een formaat dat uw boekhouding direct kan inlezen — en moderne software lettert het merendeel van de regels daarna automatisch af.

Welk formaat kiest u bij uw bank?

• MT940 — het klassieke SWIFT-formaat. Vrijwel elke zakelijke bankomgeving (ING, Rabobank, ABN AMRO) exporteert het. Compact en betrouwbaar.
• CAMT.053 — de modernere ISO 20022-XML-variant met rijkere data (volledige tegenrekening-informatie, betalingskenmerken). Heeft de voorkeur als uw bank het aanbiedt.
• CSV/XLSX — de universele uitwijk. Elke bank kan het, maar de kolomindeling verschilt per bank. Goede software laat u de kolommen één keer toewijzen (datum, bedrag, tegenrekening, omschrijving) en onthoudt dat profiel voor de volgende import.

Deduplicatie: twee keer importeren mag geen kwaad

In de praktijk importeert iemand wel eens overlappende periodes. Goede software herkent een transactie aan de combinatie van datum, bedrag, IBAN en kenmerk en slaat regels die al bestaan gewoon over. U hoeft dus nooit bang te zijn dat een dubbele import de cijfers vervuilt.

Automatisch afletteren met een betrouwbaarheidsscore

Hier wordt het interessant. Veel banktransacties corresponderen met iets dat uw systeem al kent: een contributie-incasso, een donatie via uw campagnepagina, een betaalverzoek. Reconciliatie-software vergelijkt elke geïmporteerde bankregel met die interne betalingen op vier kenmerken: bedrag, datum, IBAN en betalingskenmerk. Daar komt een score uit:

• Hoge score — de match wordt automatisch bevestigd en de bankregel wordt gemarkeerd als "al verantwoord".
• Middelmatige score — de match wordt als suggestie aan u voorgelegd: één klik om te bevestigen of af te wijzen.
• Geen match — de regel blijft staan als gewone, nieuw te categoriseren boeking.

De dubbeltel-valkuil (en hoe die wordt voorkomen)

Als een contributiebetaling al in uw systeem staat (via de betaalprovider) én de bijbehorende bankregel wordt geïmporteerd, zou hetzelfde geld twee keer in de rapportages kunnen verschijnen. Daarom markeert de reconciliatie gematchte bankregels expliciet als niet-rapporterend: ze blijven zichtbaar voor de controle, maar tellen niet mee in totalen, jaarrekening of exports. Uw staat van baten en lasten blijft daardoor altijd zuiver.

Bankimport en reconciliatie zijn onderdeel van het complete kasboek van Aqlemy — naast 126 RGS-categorieën, begroting en de jaarrekening-export. Bekijk het overzicht op de boekhouding-pagina of lees verder in de complete boekhoudgids.

Gratis hulpmiddelen bij dit artikel: het gratis kasboek-template (Excel). Benieuwd of jullie bestuur verder op orde is? Doe de gratis Bestuursscan — 8 vragen, 2 minuten, met per open punt de template die het oplost.