Gebruiksvoorwaarden

Deze Algemene Voorwaarden ("Voorwaarden") zijn van toepassing op alle aanbiedingen, overeenkomsten en diensten van Haakje B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42160038, btw-identificatienummer NL869977817B01, gevestigd te Haarlem, handelend onder de handelsnaam Aqlemy ("Aqlemy", "wij", "ons").

Wie is onze wederpartij.

De overeenkomst wordt gesloten met een organisatie: een stichting, vereniging, school, onderwijsinstelling, moskee, educatief centrum of koepelorganisatie. De persoon die zich namens die organisatie registreert verklaart daartoe bevoegd te zijn en bindt de organisatie. Leden, leerlingen, ouders en leerkrachten gebruiken het Platform via hun organisatie en zijn geen partij bij deze overeenkomst; hun verhouding tot de organisatie wordt beheerst door de regels van die organisatie zelf.

Uitsluitend zakelijk.

Een inschrijving bij de Kamer van Koophandel of een buitenlands equivalent is verplicht. Er is daarom geen sprake van een consumentenovereenkomst. Bepalingen van consumentenrecht — waaronder het wettelijk herroepingsrecht van artikel 6:230o BW, de consumentenombudsman en het Europese ODR-platform — zijn niet van toepassing op deze overeenkomst.

Welke documenten samen de overeenkomst vormen.

De overeenkomst bestaat uit: (a) de bestelling of registratie waarin het gekozen pakket staat, (b) deze Voorwaarden, (c) de Verwerkersovereenkomst, en (d) het Privacybeleid en het Cookiebeleid voor zover die informatie bevatten over onze eigen verwerkingen. Bij tegenstrijdigheid geldt deze rangorde, met één uitzondering: voor alles wat de verwerking van persoonsgegevens namens uw organisatie betreft prevaleert de Verwerkersovereenkomst boven deze Voorwaarden. Die uitzondering is bewust — een verwerkersovereenkomst die door algemene voorwaarden opzij gezet kan worden, voldoet niet aan artikel 28 AVG.

Uw eigen inkoopvoorwaarden.

De toepasselijkheid van inkoop- of andere voorwaarden van uw organisatie wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen, tenzij wij die schriftelijk hebben aanvaard. Wilt u afwijken van deze Voorwaarden, dan leggen wij die afwijkingen schriftelijk vast; alleen dan gelden ze, en alleen voor de overeenkomst waarvoor ze zijn afgesproken.

Versie en terhandstelling.

Deze Voorwaarden dragen een versienummer en een ingangsdatum, die bovenaan deze pagina staan. Bij elke acceptatie leggen wij vast welke versie u accepteerde, op welk moment, langs welke weg, en een cryptografische controlesom (sha256) van precies deze tekst. Zo staat achteraf niet alleen vast wélke versie gold, maar ook wélke letters daarin stonden. Dat is wat artikel 6:234 BW verlangt van voorwaarden die langs elektronische weg ter beschikking worden gesteld: de tekst is op te slaan en te reproduceren, en blijft opvraagbaar via aqlemy.com/nl/terms-of-service.

Talen.

Deze Voorwaarden zijn beschikbaar in het Nederlands, Turks, Engels en Arabisch. Bij verschil van uitleg tussen de taalversies prevaleert de Nederlandse tekst. Wij zijn niet aansprakelijk voor onvolkomenheden in een vertaling, behoudens opzet of bewuste roekeloosheid.

In deze Voorwaarden hebben de volgende begrippen, in enkelvoud en meervoud, de volgende betekenis:

Aqlemy / wij / ons: Haakje B.V., KvK-nummer 42160038, btw-nummer NL869977817B01, Haarlem, handelend onder de handelsnaam Aqlemy.

Organisatie / u / uw: de rechtspersoon of organisatie die met ons de overeenkomst aangaat en onder wiens account het Platform wordt gebruikt.

Platform: het door Aqlemy geëxploiteerde beheerplatform, bestaande uit het beheerportaal, de programmeerinterfaces, de publieke organisatiepagina's, de informatieschermen en de mobiele applicaties.

Diensten: alles wat wij op grond van de overeenkomst leveren: de terbeschikkingstelling van het Platform, hosting, opslag, onderhoud, ondersteuning en de daarbij horende documentatie.

Pakket: de door u gekozen samenstelling van functionaliteit — Ledensysteem, Onderwijs Light, Onderwijs Compleet of Leden+Onderwijs Compleet — die bepaalt welke onderdelen van het Platform voor uw organisatie beschikbaar zijn.

Eindgebruiker: een natuurlijke persoon die het Platform gebruikt onder het account van de Organisatie: een beheerder, leerkracht, ouder, leerling of lid.

Beheerder: een Eindgebruiker aan wie de Organisatie beheerrechten heeft toegekend.

Klantdata: alle gegevens die de Organisatie of haar Eindgebruikers op het Platform invoeren, uploaden of laten ontstaan, inclusief persoonsgegevens, bestanden, berichten en financiële administratie. Klantdata is en blijft van de Organisatie.

Persoonsgegevens, Verwerking, Verwerkingsverantwoordelijke, Verwerker, Betrokkene, Datalek: de begrippen zoals gedefinieerd in artikel 4 AVG.

Verwerkersovereenkomst / VWO: de overeenkomst als bedoeld in artikel 28 lid 3 AVG, gepubliceerd op aqlemy.com/nl/processing-agreement, die integraal deel uitmaakt van de overeenkomst.

Subverwerker: een derde die in onze opdracht Persoonsgegevens verwerkt. Het actuele register staat op aqlemy.com/nl/subprocessors.

Proefperiode: de periode van 30 dagen na registratie waarin het gekozen Pakket kosteloos gebruikt kan worden.

Abonnement: de doorlopende overeenkomst tegen periodieke betaling, na afloop van de Proefperiode.

Storing: het niet of niet volledig beschikbaar zijn van het Platform, anders dan door Gepland onderhoud of door een oorzaak die aan de Organisatie of aan haar eigen voorzieningen is toe te rekenen.

Gepland onderhoud: onderhoud dat wij vooraf aankondigen, zoals beschreven in artikel 10.

Werkdag: maandag tot en met vrijdag, met uitzondering van in Nederland algemeen erkende feestdagen.

Schriftelijk: op papier of langs elektronische weg, waaronder e-mail en een mededeling in het beheerportaal, mits de inhoud kan worden opgeslagen en gereproduceerd.

Koepelorganisatie: een Organisatie van het type koepel, waaraan andere Organisaties als onderliggende organisatie gekoppeld kunnen zijn.

Adverteerder: een onderneming die via het Platform advertentieruimte afneemt bij een Organisatie, zoals geregeld in artikel 6.

Hoe de overeenkomst tot stand komt.

De overeenkomst komt tot stand op het moment dat u zich registreert, deze Voorwaarden en de Verwerkersovereenkomst accepteert, en wij uw registratie bevestigen. Registreert u via onze website, dan verloopt de acceptatie via het betaalscherm van onze betaaldienstverlener, die uw akkoord op deze Voorwaarden afzonderlijk vastlegt. Uw akkoord wordt daarmee in twee administraties geregistreerd.

Registreert uw organisatie langs een andere weg — bijvoorbeeld omdat de overeenkomst buiten het portaal om is gesloten of omdat uw organisatie onder een Koepelorganisatie valt — dan komt de overeenkomst tot stand door onze schriftelijke bevestiging, en accepteert u deze Voorwaarden bij de eerste aanmelding in het beheerportaal.

Bevoegdheid.

Degene die zich namens de Organisatie registreert, verklaart en garandeert bevoegd te zijn de Organisatie te binden. Blijkt die bevoegdheid te ontbreken, dan is die persoon zelf gebonden aan de overeenkomst, onverminderd ons recht om de overeenkomst te ontbinden.

Proefperiode.

• - Nieuwe organisaties ontvangen een proefperiode van 30 dagen op het gekozen Pakket.
• - Bij aanmelding wordt niets in rekening gebracht. U verstrekt uitsluitend een SEPA-machtiging, die pas na afloop van de proefperiode wordt gebruikt.
• - Tijdens de proefperiode heeft u toegang tot alle functies van het gekozen Pakket.
• - U kunt tijdens de proefperiode op elk moment kosteloos opzeggen. De opzegging gaat direct in, er wordt nooit iets geïncasseerd, en de toegang eindigt aan het einde van de proefperiode.
• - Zegt u niet op, dan gaat het Abonnement na afloop van de proefperiode automatisch in.
• - Wij kunnen een langere proefperiode toekennen. Die verlenging geldt alleen voor de registratie waarbij zij is verleend en schept geen recht op herhaling.

Looptijd en verlenging.

Het Abonnement wordt aangegaan voor onbepaalde tijd en wordt maandelijks stilzwijgend verlengd, tenzij schriftelijk een andere termijn is overeengekomen. Opzegging is geregeld in artikel 16.

Eén organisatie, één account.

Het Platform mag uitsluitend worden gebruikt ten behoeve van de eigen organisatie van de Organisatie. Het is niet toegestaan derden gebruik te laten maken van de Diensten, behalve de Eindgebruikers van de eigen organisatie en — bij een Koepelorganisatie — de aan haar gekoppelde organisaties binnen de daarvoor bestemde functionaliteit.

Wat het Platform doet.

Aqlemy is een beheerplatform voor ledengedreven organisaties. Afhankelijk van het gekozen Pakket omvat het onder meer:

• - Ledenbeheer: ledenadministratie, lidmaatschapstypen, contributies en registratieformulieren.
• - Onderwijsbeheer: leerlingdossiers, klassen, huiswerk, aanwezigheid, voortgang, examens en certificaten.
• - Communicatie: mededelingen, evenementen, nieuwsbrieven, chat, meldingen en e-mail.
• - Financieel: betaalverzoeken, abonnementen en incasso's van uw eigen leden, kasboek, facturen, declaraties, subsidies en ANBI-verantwoording.
• - Publicatie: een publieke organisatiepagina, embeds, informatieschermen (narrowcasting) en — bij de pakketten Onderwijs Compleet en Leden+Onderwijs Compleet — publicatie op een eigen domeinnaam.
• - Mobiele applicaties voor leden, ouders, leerlingen en leerkrachten.

De precieze samenstelling per Pakket staat op onze website en in het beheerportaal. Onderdelen die niet in uw Pakket zitten, zijn niet beschikbaar.

Wat wij niet leveren.

Wij leveren geen juridisch, fiscaal, onderwijskundig of boekhoudkundig advies. Rapportages, kasboekoverzichten, ANBI-uitvoer en fiscale hulpmiddelen zijn hulpmiddelen; de juistheid van de onderliggende gegevens en de verantwoording daarover blijven uw verantwoordelijkheid.

Ontwikkeling en wijziging van de Diensten.

Het Platform wordt doorlopend ontwikkeld. Wij kunnen functies toevoegen, wijzigen of verwijderen. Wij staan er niet voor in dat een specifieke functie of eigenschap ongewijzigd behouden blijft.

Betreft het een wijziging die de bruikbaarheid van het Platform voor uw organisatie wezenlijk vermindert — bijvoorbeeld het vervallen van een functie waarvan uw organisatie aantoonbaar gebruikmaakt — dan melden wij dat ten minste 30 dagen van tevoren en kunt u de overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat. Dat recht geldt niet als de wijziging voortvloeit uit gewijzigde wet- of regelgeving, uit een aanwijzing van een bevoegde instantie, of uit een noodzakelijke beveiligingsmaatregel.

Beschikbaarstelling.

De Diensten vangen aan zodra wij u de toegangsmiddelen tot het beheerportaal ter beschikking stellen. U zorgt zelf voor de daarvoor benodigde apparatuur, internetverbinding en een actuele browser of app-versie.

Inrichting en migratie.

Tenzij anders overeengekomen richt u het Platform zelf in: instellingen, klassen, ledenbestanden, betaalkoppelingen en huisstijl. Wij bieden daarvoor invoerhulpmiddelen (waaronder import vanuit Excel) en documentatie. Voor begeleiding buiten de standaardondersteuning kunnen wij een vergoeding in rekening brengen, na voorafgaande opgave.

Koppelingen met derden.

Het Platform biedt optionele koppelingen met diensten van derden, waaronder betaaldienstverleners, e-maildiensten, e-mailmarketing, sociale media en agendadiensten. Die koppelingen zet u zelf aan. Op het gebruik van die diensten zijn de voorwaarden van die derden van toepassing; wij zijn niet verantwoordelijk voor hun beschikbaarheid, juistheid of voortbestaan. Zetten wij een koppeling stop omdat de derde partij daarmee stopt of haar voorwaarden wijzigt, dan melden wij dat zodra wij het weten.

Prijzen.

De actuele prijzen staan op onze website en in het beheerportaal. Prijzen zijn in euro's en, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld, exclusief 21% btw en andere heffingen van overheidswege.

Proefperiode.

Tijdens de proefperiode wordt niets geïncasseerd. Restitutie is dan niet aan de orde, omdat er niets betaald is.

Automatische verlenging en incasso.

• - Na afloop van de proefperiode gaat het Abonnement automatisch in en wordt het maandelijks vooraf geïncasseerd.
• - Betaling geschiedt via SEPA automatische incasso op basis van de machtiging die u bij de registratie hebt afgegeven. U machtigt Haakje B.V. daarmee het overeengekomen bedrag periodiek af te schrijven.
• - Het bedrag en het moment van incasso volgen uit uw Abonnement en zijn te allen tijde zichtbaar in het beheerportaal. U ontvangt van onze betaaldienstverlener per e-mail een factuur of betaalbevestiging. Partijen komen overeen dat de vooraankondigingstermijn voor de incasso wordt verkort tot ten minste één kalenderdag vóór de incassodatum, zoals het SEPA-rulebook toestaat.
• - Voor een SEPA-incasso geldt daarnaast het terugboekingsrecht dat uw bank hanteert.

Prijswijziging.

Wij mogen de prijzen aanpassen. Een verhoging melden wij ten minste 30 dagen voor de ingangsdatum. Gaat u niet akkoord, dan kunt u de overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de nieuwe prijs ingaat; doet u dat niet, dan geldt de nieuwe prijs. Een prijswijziging geldt nooit voor een lopende proefperiode. Wijzigt uitsluitend het btw-tarief of een andere heffing van overheidswege, dan mogen wij die wijziging direct doorberekenen.

Wijziging van Pakket.

U kunt in het beheerportaal overstappen naar een ander Pakket. Een upgrade gaat in per de eerstvolgende factuurperiode, zonder verrekening over de lopende periode. Een downgrade wordt uitgesteld tot het einde van de lopende periode en gaat daarna in. Reeds betaalde periodes worden niet naar rato terugbetaald.

Mislukte incasso.

• - Wordt een incasso gestorneerd of geweigerd, dan ontvangt u daarvan bericht en doen wij een nieuwe poging.
• - Blijft de betaling uit, dan geldt vanaf de laatste geslaagde betaling een coulanceperiode van zeven dagen waarin het Platform gewoon bruikbaar blijft, met een waarschuwing in het beheerportaal.
• - Is de betaling na die zeven dagen nog steeds niet ontvangen, dan wordt de toegang tot het Platform opgeschort. Uw gegevens blijven daarbij ongewijzigd staan; opschorting is geen verwijdering.
• - Wij verwijderen uw gegevens nooit automatisch wegens niet-betaling. Verwijdering gebeurt uitsluitend na beëindiging van de overeenkomst en volgens artikel 17.
• - Wordt de openstaande betaling alsnog voldaan, dan wordt de toegang hersteld.

Verzuim en incassokosten.

Bij uitblijvende betaling bent u zonder nadere ingebrekestelling in verzuim. Wij zijn dan gerechtigd de wettelijke handelsrente (artikel 6:119a BW) in rekening te brengen, alsmede de redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte, conform de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten.

Coulanceregeling bij de eerste betaalde maand.

Omdat de overeenkomst zakelijk is, geldt geen wettelijk herroepingsrecht. Uit eigen beweging bieden wij het volgende: zegt u binnen 14 dagen na de eerste betaalde maand op, dan betalen wij die maand terug. Terugbetaling geschiedt binnen 14 werkdagen op het bankrekeningnummer waarvan is geïncasseerd. De regeling geldt eenmalig, per organisatie, en niet voor reeds verstreken maanden daarna.

Bemiddelingsvergoeding advertenties.

Verkoopt uw organisatie advertentieruimte via het Platform, dan geldt daarvoor de vergoedingsregeling van artikel 6.

Geld van uw eigen leden.

Contributies, ouderbijdragen, donaties, evenementtickets en betaalverzoeken die uw organisatie via het Platform int, lopen over de betaalrekening van uw eigen organisatie bij haar eigen betaaldienstverlener. Dat geld gaat nooit via ons. Wij zijn geen betaaldienstverlener, houden geen gelden van uw organisatie onder ons en zijn geen partij bij de betaalrelatie tussen uw organisatie en haar leden.

Een Organisatie kan via het Platform advertentieruimte aanbieden aan zakelijke adverteerders. Daarvoor geldt de volgende rolverdeling.

Rol van Aqlemy: Aqlemy levert uitsluitend het technische platform en bemiddelt. Aqlemy is geen partij bij de overeenkomst tussen de Organisatie en de adverteerder, is niet de uitgever van de advertentie, en beoordeelt de inhoud ervan niet.

Rol van de Organisatie: De Organisatie is contractspartij en uitgever. Zij beslist welke advertenties zij accepteert of weigert, bepaalt haar eigen tarieven, factureert de adverteerder en is verantwoordelijk voor de inhoud die op haar kanalen verschijnt — inclusief de naleving van de Nederlandse Reclame Code en de overige toepasselijke wetgeving.

Bemiddelingsvergoeding: Aqlemy brengt de Organisatie een bemiddelingsvergoeding in rekening: een percentage van het netto (exclusief btw) advertentiebedrag. Dat bedrag wordt niet ingehouden op de betaling van de adverteerder — die betaalt het volledige bedrag rechtstreeks aan de Organisatie. De vergoeding wordt maandelijks achteraf gefactureerd, over de advertenties die in die maand betaald zijn. Heeft de Organisatie een abonnement via Aqlemy, dan verschijnt de vergoeding als afzonderlijke regel op de eerstvolgende abonnementsfactuur; heeft zij dat niet, dan ontvangt zij er een aparte factuur voor met een eigen betaallink. De vergoeding is zelf btw-belast: over het genoemde percentage komt 21% btw. Het geldende percentage is zichtbaar in het beheerportaal; een wijziging geldt uitsluitend voor advertenties die daarna betaald worden.

Uitsluitend zakelijk: Het adverteerdersportaal staat alleen open voor ondernemingen en organisaties; een inschrijvingsnummer bij de Kamer van Koophandel of een buitenlands equivalent is verplicht. Er is daarom geen sprake van een consumentenovereenkomst en geen wettelijk herroepingsrecht.

Volgorde van beoordelen en betalen: Een advertentie wordt eerst door de Organisatie beoordeeld en pas na goedkeuring betaald. Een afwijzing kost de adverteerder niets.

Meerdere plekken in één bestelling: Een adverteerder kan meerdere advertentieplekken tegelijk boeken en rekent die in één keer af. Elke plek wordt afzonderlijk beoordeeld: de Organisatie kan de ene goedkeuren en de andere weigeren. De betaling omvat uitsluitend de goedgekeurde plekken; voor een geweigerde plek is niets verschuldigd.

Beschikbaarheid van een plek: De Organisatie bepaalt hoeveel adverteerders er tegelijk op dezelfde plek passen, binnen een door Aqlemy vastgestelde bovengrens per formaat. Verkoopt zij een plek aan meer dan één adverteerder, dan worden de vertoningen over hen verdeeld. Is een plek voor de gekozen periode vol, dan kan die plek niet geboekt worden.

Geen gepersonaliseerde advertenties: Advertenties worden aan alle gebruikers van de betreffende Organisatie getoond. Er vindt geen profilering plaats, er wordt geen advertentie-SDK van derden gebruikt en er worden geen persoonsgegevens aan adverteerders verstrekt.

Herkenbaarheid: Elke advertentie draagt zichtbaar het label "Advertentie", de naam van de adverteerder en een uitleg waarom die getoond wordt. Dat volgt uit artikel 26 van de Digital Services Act en uit de herkenbaarheidseis van de Nederlandse Reclame Code, en is niet uit te zetten.

Fiscaal: Advertentie-inkomsten kunnen voor een stichting of vereniging een commerciële activiteit vormen en zijn in beginsel btw-belast. De Organisatie is zelf verantwoordelijk voor de fiscale verwerking; Aqlemy geeft geen fiscaal advies.

Juistheid van gegevens.

U bent verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en actualiteit van de Klantdata. Wij controleren die inhoud niet en zijn niet gehouden dat te doen.

Rechtsgrond en informatieplicht.

U bent verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die u via het Platform verwerkt. U zorgt zelf voor een geldige rechtsgrond (artikel 6 AVG, en waar van toepassing artikel 9), informeert uw leden, leerlingen, ouders en leerkrachten over die verwerking, en handelt hun verzoeken af. Wij ondersteunen u daarbij zoals beschreven in de Verwerkersovereenkomst.

Accounts en toegangsbeheer.

• - U wijst zelf beheerders aan en kent hun rechten toe. Het rechtenmodel van het Platform is fijnmazig; het is uw verantwoordelijkheid niet méér rechten toe te kennen dan nodig.
• - U zorgt dat accounts van vertrekkende medewerkers, leerkrachten of bestuursleden tijdig worden ingetrokken.
• - Inloggegevens zijn persoonlijk en mogen niet worden gedeeld. Gedeelde of groepsaccounts maken het onmogelijk om handelingen aan een persoon toe te rekenen, en dat is precies wat de logging van het Platform beoogt.
• - U meldt ons onverwijld wanneer u vermoedt dat een account is gecompromitteerd.
• - U bent verantwoordelijk voor al het gebruik dat via de accounts van uw organisatie plaatsvindt.

Toegestaan gebruik.

U gebruikt het Platform uitsluitend voor rechtmatige doeleinden en overeenkomstig de documentatie. U ziet erop toe dat uw Eindgebruikers hetzelfde doen.

Verboden gebruik.

Het is niet toegestaan om:

• - onrechtmatige, discriminerende, bedreigende, haatzaaiende of anderszins onwettige inhoud te plaatsen of te verspreiden;
• - inbreuk te maken op rechten van derden, waaronder auteursrecht, merkrecht en portretrecht;
• - het Platform of de onderliggende infrastructuur te onderzoeken, te belasten of te omzeilen op een wijze die niet valt onder de meldregeling in artikel 13;
• - beveiligingsmaatregelen te omzeilen, of te proberen toegang te krijgen tot gegevens van een andere organisatie;
• - ongevraagde commerciële berichten (spam) te verzenden, of het e-mailkanaal te gebruiken voor iets anders dan communicatie met de eigen achterban;
• - geautomatiseerde processen in te zetten die het Platform onevenredig belasten;
• - het Platform beschikbaar te stellen aan derden buiten de eigen organisatie, of het te gebruiken om zelf een concurrerende dienst aan te bieden.

Redelijk gebruik.

De Diensten worden geleverd op basis van redelijk gebruik. Belast uw gebruik het Platform structureel onevenredig ten opzichte van vergelijkbare organisaties — bijvoorbeeld door zeer grote hoeveelheden opslag, e-mail of geautomatiseerde verzoeken — dan treden wij daarover met u in overleg voordat wij enige maatregel nemen. Wij nemen pas een maatregel als dat overleg binnen een redelijke termijn niet tot een oplossing leidt, tenzij de belasting acuut de stabiliteit of de veiligheid van het Platform bedreigt.

E-mailverzending.

Verstuurt u e-mail via het Platform, dan bent u zelf de afzender. U zorgt dat u de ontvangers mag benaderen, en dat commerciële berichten een afmeldmogelijkheid bevatten (artikel 11.7 Telecommunicatiewet). Verstuurt u via uw eigen mailbox, dan gelden de limieten van uw eigen e-mailprovider; het Platform respecteert die limieten en verstuurt gespreid.

Eigen voorzieningen.

U zorgt voor actuele, ondersteunde apparatuur en software aan uw kant, en voor de beveiliging daarvan. Een groot deel van de beveiligingsincidenten bij vergelijkbare organisaties begint bij een gecompromitteerd apparaat of een hergebruikt wachtwoord aan de kant van de klant, niet bij het platform.

Vrijwaring.

U vrijwaart ons tegen aanspraken van derden die verband houden met de Klantdata, met het gebruik van het Platform door uw organisatie of haar Eindgebruikers, of met een schending van dit artikel. Deze vrijwaring geldt niet voor zover de aanspraak het gevolg is van een tekortkoming die aan ons toerekenbaar is.

Onze rechten.

Alle intellectuele eigendomsrechten op het Platform — de programmatuur, de vormgeving, de databankstructuur, de documentatie en de daaruit voortvloeiende materialen — berusten bij Aqlemy of bij haar licentiegevers. Niets in deze Voorwaarden strekt tot overdracht van die rechten.

Uw gebruiksrecht.

Wij verlenen u voor de duur van de overeenkomst een niet-exclusief, niet-overdraagbaar, niet-verpandbaar en niet-sublicentieerbaar recht om het Platform te gebruiken ten behoeve van de eigen organisatie, binnen het gekozen Pakket. Dat recht eindigt van rechtswege bij het einde van de overeenkomst.

Handelsnaam en beeldmerk.

Aqlemy is de handelsnaam waaronder Haakje B.V. levert. De naam, het beeldmerk en de huisstijl van Aqlemy mogen niet worden gebruikt zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming, behalve om te vermelden dat uw organisatie van het Platform gebruikmaakt.

Uw content blijft van u.

Klantdata blijft eigendom van uw organisatie. U verleent ons uitsluitend het gebruiksrecht dat nodig is om de Diensten te leveren: opslaan, verwerken, weergeven, doorgeven aan de door u ingeschakelde koppelingen, en back-uppen. Dat recht is beperkt tot dat doel en eindigt bij het einde van de overeenkomst, behoudens de bewaartermijnen in artikel 17.

Wij trainen geen modellen op uw gegevens.

De AI-functies van het Platform draaien op een taalmodel op onze eigen hardware. Uw Klantdata wordt niet gebruikt om modellen te trainen, te verfijnen of te evalueren, en wordt niet gedeeld met een externe aanbieder van taalmodellen.

Statistiek.

Wij mogen geaggregeerde, niet tot een persoon of organisatie herleidbare gebruiksstatistieken gebruiken om het Platform te verbeteren en de capaciteit te plannen.

Suggesties.

Doet u een suggestie voor verbetering, dan mogen wij die vrijelijk gebruiken zonder daarvoor een vergoeding of vermelding verschuldigd te zijn.

Componenten van derden en open source.

Het Platform bevat componenten van derden, waaronder opensourcecomponenten. Op die componenten zijn de licentievoorwaarden van de betreffende rechthebbenden van toepassing. Voor zover die voorwaarden afwijken van dit artikel, prevaleren zij voor die componenten.

Melding van onrechtmatige inhoud.

Meent u dat inhoud op het Platform inbreuk maakt op uw rechten of anderszins onrechtmatig is, meld dat dan gemotiveerd bij legal@aqlemy.com, met vermelding van de vindplaats en de grond van uw bezwaar. Wij beoordelen de melding en zetten die door naar de betrokken Organisatie, die als uitgever van de inhoud verantwoordelijk is. Bij een onmiskenbaar onrechtmatige uiting kunnen wij de inhoud zelf ontoegankelijk maken. Wij passen daarbij Nederlands recht toe en de Digital Services Act; de Amerikaanse Digital Millennium Copyright Act is op ons niet van toepassing.

Twee rollen, en het maakt uit welke geldt.

Voor de persoonsgegevens van uw leden, leerlingen, ouders en leerkrachten bent ú verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. U bepaalt waarvoor die gegevens verwerkt worden; wij verwerken ze uitsluitend in uw opdracht.

Voor de gegevens van onze eigen klantrelatie — uw contactpersoon, de facturatie, de bezoekers van onze eigen website, en onze eigen beveiligings- en systeemlogging — zijn wíj verwerkingsverantwoordelijke. Die verwerkingen staan beschreven in ons Privacybeleid.

De Verwerkersovereenkomst.

De Verwerkersovereenkomst als bedoeld in artikel 28 lid 3 AVG maakt integraal deel uit van deze overeenkomst en is van toepassing zodra u zich registreert. De volledige tekst staat op aqlemy.com/nl/processing-agreement en wordt in vier talen beschikbaar gesteld, met versienummer en ingangsdatum. Daarin staan onder meer: het instructierecht, geheimhouding, de beveiligingsmaatregelen, de meldplicht bij datalekken, de bijstand bij verzoeken van betrokkenen en bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling, de subverwerkers, de doorgifte buiten de EER, het auditrecht en de teruggave en verwijdering van gegevens.

Subverwerkers.

Wij schakelen subverwerkers in. Het actuele register — met per partij het doel, de gegevenscategorieën, het land en de doorgiftegrondslag — staat op aqlemy.com/nl/subprocessors. Wijzigingen worden vooraf gemeld en u kunt bezwaar maken; de regeling staat in de Verwerkersovereenkomst.

Uw eigen verplichtingen.

U informeert uw betrokkenen, hanteert een geldige rechtsgrond, en verstrekt ons geen persoonsgegevens die u niet mag verstrekken. Bijzondere categorieën persoonsgegevens (artikel 9 AVG) verwerkt u alleen als u daarvoor een geldige uitzonderingsgrond hebt; het Platform kent daarvoor geen speciale voorziening en is er niet op ingericht.

Beveiliging.

De technische en organisatorische maatregelen staan in artikel 13 en, uitgebreider en toetsbaar, in de beveiligingsbijlage van de Verwerkersovereenkomst.

Kinderen.

Voor toestemming van kinderen jonger dan 16 jaar voor diensten van de informatiemaatschappij is toestemming of machtiging van een ouder of voogd vereist (artikel 8 AVG, artikel 5 UAVG). Het Platform dwingt die grens af en gaat bij een onbekende geboortedatum uit van het veiligste scenario. U bent er als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor dat die toestemming er is.

Wat wij toezeggen.

Wij spannen ons in het Platform 24 uur per dag, 7 dagen per week beschikbaar te houden. Wij geven géén beschikbaarheidsgarantie in de vorm van een percentage. Dat is een bewuste keuze: wij meten de beschikbaarheid niet met een onafhankelijke, externe meting en zouden een percentage bij een geschil dus niet kunnen aantonen. Een norm die de leverancier zelf noch de klant kan verifiëren, is geen norm.

Wij staan er niet voor in dat het Platform foutloos of ononderbroken werkt.

Wij spannen ons in gemelde fouten binnen een redelijke termijn te herstellen, en zijn gerechtigd daarbij tijdelijke oplossingen of probleemvermijdende beperkingen aan te brengen.

Gepland onderhoud.

• - Wij kondigen gepland onderhoud ten minste 48 uur van tevoren aan in het beheerportaal en, bij een verwachte onderbreking van meer dan 30 minuten, per e-mail aan de beheerders.
• - Wij plannen onderhoud zoveel mogelijk buiten de uren waarop het Platform het intensiefst gebruikt wordt.
• - Gepland onderhoud geldt niet als Storing.

Spoedonderhoud.

Onderhoud dat noodzakelijk is om een beveiligingslek te dichten, misbruik te stoppen of de stabiliteit van het Platform te herstellen, voeren wij zonder voorafgaande aankondiging uit. Wij informeren u daarover zo spoedig mogelijk achteraf.

Waar het Platform draait.

Het Platform en de bijbehorende database draaien op een server bij OVHcloud, in een datacentrum binnen de Europese Unie. De database draait op diezelfde server en niet bij een externe databankaanbieder. Er is bewust geen sprake van hosting bij een Amerikaanse aanbieder.

Back-up, dataverlies en herstel.

• - Er wordt dagelijks een back-up gemaakt van de database en van de geüploade bestanden. De back-up wordt vóór verzending versleuteld en opgeslagen bij dezelfde hostingpartij in een andere regio dan de productieserver.
• - De bewaartermijn van de back-ups is 7 dagelijkse, 4 wekelijkse en 12 maandelijkse momentopnamen. Daarnaast maakt de hostingpartij een dagelijkse systeemkopie met een bewaartermijn van 7 dagen.
• - Het maximale dataverlies bij een calamiteit bedraagt daarmee 24 uur (de tijd tussen twee back-ups).
• - Onze streefhersteltijd na een totaalverlies van de server is 1 tot 3 uur. Er is geen automatisch overnemende reserveserver; herstel is een handmatige herbouw.
• - Onze herstelverplichting bij verminking of verlies van gegevens is beperkt tot het terugplaatsen van de laatst beschikbare back-up. Wij zijn niet gehouden tot reconstructie van gegevens die in die back-up ontbreken.
• - U bent zelf verantwoordelijk voor het periodiek exporteren van gegevens die u ook buiten het Platform beschikbaar wilt hebben. Het Platform biedt daarvoor exportfuncties per onderdeel.

Buiten onze invloedssfeer.

Wij zijn niet verantwoordelijk voor onderbrekingen die het gevolg zijn van uw internetverbinding, uw apparatuur, uw e-mailprovider, of van een storing bij een door u ingeschakelde derde partij zoals uw betaaldienstverlener of e-maildienst.

Ondersteuning.

• - Kanalen: support@aqlemy.com en +31 85 212 8355, bereikbaar op werkdagen van 09:00 tot 17:00 (CET).
• - Wij zeggen een reactietermijn toe, geen oplostermijn. De reactietermijn is de termijn waarbinnen een mens uw melding heeft gelezen, beoordeeld en u laat weten wat er gaat gebeuren.
• - Het Platform is voor uw organisatie onbruikbaar: reactie binnen 1 werkdag.
• - Een functie werkt niet zoals bedoeld, maar er is een werkbare omweg: reactie binnen 2 werkdagen.
• - Een vraag, een wens of een verzoek om begeleiding: reactie binnen 5 werkdagen.
• - Buiten kantooruren wordt e-mail gelezen, maar niet gegarandeerd behandeld.
• - De dienst wordt geleverd door een kleine organisatie. De reactietermijnen lopen niet tijdens een sluitingsperiode die wij ten minste 14 dagen van tevoren aankondigen in het beheerportaal; wij plannen zo'n periode niet in de weken waarin het Platform het intensiefst gebruikt wordt.
• - Bij onvoorziene afwezigheid melden wij dat zo spoedig mogelijk in het beheerportaal en worden de reactietermijnen opgeschort voor de duur daarvan. Een storing die het Platform voor uw organisatie onbruikbaar maakt, behandelen wij ook dan met voorrang.
• - Deze termijnen gelden voor alle Pakketten gelijk. Er is geen ondersteuningsniveau dat u afzonderlijk bij kunt kopen.
• - Ondersteuning omvat het beantwoorden van vragen over het gebruik van het Platform en het onderzoeken van storingen. Zij omvat niet het invoeren of opschonen van uw gegevens, het inrichten van uw organisatie of het opleiden van uw medewerkers; daarvoor kunnen wij na voorafgaande opgave een vergoeding in rekening brengen.
• - Documentatie en instructiemateriaal zijn beschikbaar in het beheerportaal.

Onze maatregelen.

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen als bedoeld in artikel 32 AVG. De volledige, toetsbare beschrijving staat in de beveiligingsbijlage van de Verwerkersovereenkomst. Samengevat:

• - Al het verkeer naar het Platform loopt over een versleutelde verbinding (TLS).
• - Contactgegevens en andere gevoelige velden worden versleuteld opgeslagen met AES-256-CBC, met een sleutel die buiten de programmacode wordt bewaard.
• - Toegang is gescheiden per organisatie en per rol; het rechtenmodel is fijnmazig en beheerders kunnen tweestapsverificatie inschakelen.
• - Aanmeldpogingen worden begrensd, en een aanmelding vanaf een onbekend apparaat of een ander land levert de gebruiker een melding op met de mogelijkheid alle sessies te beëindigen.
• - Handelingen in het beheerportaal worden vastgelegd in een actielog dat u zelf kunt inzien.
• - Back-ups worden versleuteld vóórdat zij de server verlaten.

Reikwijdte van de versleuteling.

De versleuteling in rust geldt voor de daarvoor aangewezen velden; namen van leerlingen, cijfers, absenties en berichtinhoud staan als gewone tekst op een versleutelde schijf achter een afgeschermde server. Uw organisatie kan de gegevens inzien en wij technisch ook — zonder die toegang is de dienst niet te leveren. Wij vermelden dit omdat het bepalend is voor uw eigen risicoafweging en, bij een datalek, voor de vraag of u de betrokkenen moet informeren (AVG art. 34 lid 3 sub a).

Waarop onze beveiliging berust.

Op de maatregelen hierboven en op de beveiligingsbijlage bij de Verwerkersovereenkomst, niet op een externe certificering. Vraagt u om een ISO 27001- of SOC 2-verklaring, dan is het antwoord dat wij die niet voeren; de weg die daarvoor in de plaats komt is de auditregeling in artikel 16 van de Verwerkersovereenkomst, waarin u de naleving zelf kunt laten toetsen.

Melden van een kwetsbaarheid.

Ontdekt u een kwetsbaarheid in het Platform, meld die dan bij support@aqlemy.com. Wij bevestigen de ontvangst binnen 5 werkdagen en houden u op de hoogte van de afhandeling. Wij ondernemen geen juridische stappen tegen een melder die:

• - niet verder is gegaan dan nodig om de kwetsbaarheid aan te tonen;
• - geen gegevens van derden heeft ingezien, gekopieerd, gewijzigd of verwijderd;
• - de kwetsbaarheid niet met anderen heeft gedeeld voordat die verholpen is;
• - geen aanval heeft uitgevoerd op de beschikbaarheid van het Platform en geen social engineering, phishing of fysieke inbraak heeft toegepast.

Datalekken.

De meldplicht bij een datalek is geregeld in de Verwerkersovereenkomst: wij informeren u onverwijld en in elk geval binnen 48 uur na kennisname, zodat u ruimschoots binnen uw eigen meldtermijn van 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens blijft.

Beperking van onze aansprakelijkheid.

Onze totale aansprakelijkheid wegens een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst, of op welke rechtsgrond dan ook — daaronder uitdrukkelijk begrepen iedere tekortkoming in de nakoming van een met u overeengekomen garantie- of vrijwaringsverplichting — is beperkt tot vergoeding van schade zoals in dit artikel uitgewerkt.

Directe schade.

Onze aansprakelijkheid voor directe schade is beperkt tot het bedrag van de voor de overeenkomst bedongen prijs, exclusief btw. Omdat de overeenkomst een duurovereenkomst is, wordt die prijs gesteld op het totaal van de vergoedingen die u in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis verschuldigd was. Dit plafond geldt per gebeurtenis én voor alle gebeurtenissen in hetzelfde kalenderjaar tezamen; een reeks samenhangende gebeurtenissen of een voortdurende tekortkoming geldt daarbij als één gebeurtenis. In geen geval bedraagt onze totale aansprakelijkheid voor directe schade meer dan € 250.000 (tweehonderdvijftigduizend euro).

Letsel en zaakschade.

Aansprakelijkheid voor schade door dood, lichamelijk letsel of materiële beschadiging van zaken is beperkt tot € 1.250.000 (één miljoen tweehonderdvijftigduizend euro).

Uitgesloten schade.

Uitgesloten is onze aansprakelijkheid voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill, schade door bedrijfsstagnatie, reputatieschade, schade als gevolg van aanspraken van uw leden of leerlingen, en schade verband houdende met de inschakeling van door u voorgeschreven derden of door u aangewezen koppelingen. Eveneens uitgesloten is onze aansprakelijkheid verband houdende met verminking, vernietiging of verlies van gegevens of documenten; onze verplichting reikt in dat geval niet verder dan het terugplaatsen van de laatst beschikbare back-up, zoals bepaald in artikel 10.

Wanneer de beperking niet geldt.

De beperkingen en uitsluitingen in dit artikel komen te vervallen voor zover de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van onze bedrijfsleiding.

Zij gelden bovendien niet, zoals bepaald in artikel 15 van de Verwerkersovereenkomst, voor: (a) een verhaalsactie op grond van artikel 82 AVG; en (b) verhaal van een aan de toezichthoudende autoriteit betaalde bestuurlijke boete, voor zover die geheel of gedeeltelijk aan de andere partij is toe te rekenen. Deze uitzondering is er bewust: een contractuele aansprakelijkheidsbeperking die ook zou gelden tegen een verhaalsactie onder de AVG zou de wettelijke risicoverdeling tussen verwerkingsverantwoordelijke en verwerker uithollen. De sectorstandaard voor het Nederlandse onderwijs sluit dat om die reden uit, en wij volgen die.

Verzuim vereist.

Tenzij nakoming door ons blijvend onmogelijk is, ontstaat onze aansprakelijkheid pas nadat u ons onverwijld schriftelijk in gebreke hebt gesteld, waarbij een redelijke termijn voor herstel is gegeven, en wij ook na die termijn toerekenbaar tekortschieten. De ingebrekestelling bevat een zo volledig en gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming, zodat wij adequaat kunnen reageren.

Meldings- en vervaltermijn.

Voorwaarde voor het ontstaan van enig recht op schadevergoeding is dat u de schade zo spoedig mogelijk na het ontstaan daarvan schriftelijk bij ons meldt. Iedere vordering tot schadevergoeding tegen ons vervalt door het enkele verloop van vierentwintig maanden na het ontstaan van de vordering, tenzij u vóór het verstrijken van die termijn een rechtsvordering hebt ingesteld.

Uw aansprakelijkheid.

U bent aansprakelijk voor schade die het gevolg is van onrechtmatige of onvolledige instructies, van onjuiste of onrechtmatig verkregen Klantdata, of van een schending van artikel 7. De vrijwaring van artikel 7 blijft onverkort van kracht.

Geen van beide partijen is gehouden tot nakoming van enige verplichting, met uitzondering van betalingsverplichtingen die betrekking hebben op reeds geleverde prestaties, indien zij daartoe verhinderd is als gevolg van overmacht.

Onder overmacht wordt in elk geval verstaan:

• - een storing of tekortkoming bij onze hostingpartij, betaaldienstverlener, e-maildienst of een andere ingeschakelde derde, voor zover die niet aan ons is toe te rekenen;
• - een uitval van elektriciteit, internet of telecommunicatie;
• - een gerichte aanval op de beschikbaarheid van het Platform (DDoS), of een andere aanval die ondanks passende maatregelen slaagt;
• - overheidsmaatregelen, oorlog, terreur, natuurrampen, brand, overstroming en epidemieën;
• - een gebrek in door derden geleverde programmatuur of hardware, waaronder een kwetsbaarheid waarvoor nog geen herstel beschikbaar is;
• - werkstaking of ziekte, voor zover de dienstverlening daardoor redelijkerwijs niet voortgezet kan worden.

Melding.

De partij die zich op overmacht beroept, informeert de andere partij zo spoedig mogelijk, met een inschatting van de aard en de verwachte duur.

Duur.

Duurt de overmachtssituatie langer dan 90 dagen, dan is elk der partijen bevoegd de overeenkomst schriftelijk op te zeggen, zonder tot enige schadevergoeding gehouden te zijn. Wat op dat moment reeds is gepresteerd, wordt naar rato afgerekend.

Geen overmacht.

Een tekort aan personeel, een liquiditeitstekort, of het niet beschikbaar zijn van een back-up doordat het back-upproces niet is uitgevoerd of niet is gecontroleerd, levert geen overmacht op.

Wijzigingsbevoegdheid.

Wij mogen deze Voorwaarden wijzigen. Elke wijziging krijgt een nieuw versienummer en een ingangsdatum, en de nieuwe tekst wordt gepubliceerd op aqlemy.com/nl/terms-of-service.

Redactionele wijziging.

Een wijziging die uw rechten en verplichtingen niet raakt — een taalcorrectie, een verduidelijking, een gewijzigd webadres — treedt in werking op de gepubliceerde ingangsdatum, zonder nadere kennisgeving. Zo'n wijziging werkt niemand het Platform uit.

Inhoudelijke wijziging.

Wijzigt een bepaling die uw rechten of verplichtingen raakt, dan:

• - melden wij dat ten minste 30 dagen voor de ingangsdatum, per e-mail aan de beheerders en met een melding in het beheerportaal;
• - vermelden wij daarbij wat er verandert en waarom;
• - kunt u de overeenkomst opzeggen tegen de ingangsdatum van de wijziging, zonder kosten;
• - vragen wij, wanneer de wijziging een materiële verandering van rechten of plichten inhoudt, om een uitdrukkelijke acceptatie in het beheerportaal. Die acceptatie wordt vastgelegd met versienummer, controlesom en tijdstip.

Wat wij niet doen.

Wij beschouwen voortgezet gebruik niet als instemming met een inhoudelijke wijziging. Instemming blijkt uit een uitdrukkelijke handeling, of uit het uitblijven van een opzegging na een kennisgeving die de wijziging duidelijk benoemt.

Wijziging op grond van de wet.

Vloeit een wijziging voort uit gewijzigde wet- of regelgeving of uit een aanwijzing van een bevoegde instantie, dan mogen wij die doorvoeren op het moment waarop dat wettelijk vereist is. Ook dan melden wij de wijziging, maar bestaat geen recht op opzegging tegen de ingangsdatum.

Wijziging van de Verwerkersovereenkomst.

Op de Verwerkersovereenkomst is dit artikel niet van toepassing; die kent een eigen wijzigingsregeling.

Opzegging door u.

• - Tijdens de proefperiode: op elk moment, kosteloos, direct ingaand. Er wordt nooit iets geïncasseerd; de toegang eindigt aan het einde van de proefperiode.
• - Bij een lopend Abonnement: op elk moment, tegen het einde van de lopende, reeds betaalde maand. U behoudt toegang tot het einde van die periode. Er is geen opzegtermijn van meer dan één maand en geen minimale looptijd.
• - Opzeggen kan via de instellingen in het beheerportaal of per e-mail aan support@aqlemy.com. Wij bevestigen de opzegging schriftelijk.
• - Reeds betaalde periodes worden niet naar rato terugbetaald, behoudens de coulanceregeling in artikel 5.

Opzegging door ons.

Wij kunnen de overeenkomst schriftelijk opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van drie maanden. Zeggen wij op, dan verlenen wij u tot het einde van die termijn onverminderd toegang en werken wij mee aan de export van uw gegevens conform artikel 16.

Ontbinding.

Elk der partijen kan de overeenkomst ontbinden wegens een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van een wezenlijke verplichting, maar pas nadat de andere partij schriftelijk en zo gedetailleerd mogelijk in gebreke is gesteld en een redelijke termijn voor herstel heeft gekregen, en ook na die termijn toerekenbaar tekortschiet. Betalingsverplichtingen en verplichtingen tot medewerking gelden in alle gevallen als wezenlijk.

Onmiddellijke beëindiging.

Elk der partijen kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang schriftelijk opzeggen indien de andere partij surseance van betaling wordt verleend, in staat van faillissement wordt verklaard, of haar onderneming wordt geliquideerd of beëindigd anders dan ten behoeve van reconstructie of samenvoeging.

Opschorting.

Wij mogen de toegang tot het Platform geheel of gedeeltelijk opschorten indien:

• - een betaling uitblijft, met inachtneming van de coulanceperiode en de waarschuwing in artikel 5;
• - het gebruik een acuut gevaar oplevert voor de veiligheid, de integriteit of de beschikbaarheid van het Platform of van andere organisaties;
• - er een redelijk vermoeden bestaat van gebruik in strijd met artikel 7, en het belang van onmiddellijk ingrijpen zwaarder weegt dan het belang van voortgezet gebruik.

Bij opschorting informeren wij u onverwijld, met opgave van redenen en van wat er moet gebeuren om de toegang te herstellen. Opschorting laat uw betalingsverplichting in stand en is nooit een verwijdering van gegevens: uw Klantdata blijft ongewijzigd staan.

Gevolgen van beëindiging.

Bij het einde van de overeenkomst eindigt uw gebruiksrecht op het Platform. Wat er daarna met uw gegevens gebeurt, staat in artikel 16. Bepalingen die naar hun aard bestemd zijn om ook na het einde van de overeenkomst voort te duren — waaronder de artikelen over intellectuele eigendom, aansprakelijkheid, geheimhouding, teruggave van gegevens en toepasselijk recht — blijven van kracht.

Dit artikel regelt wat er met uw gegevens gebeurt wanneer de overeenkomst eindigt. Het vult artikel 14 van de Verwerkersovereenkomst aan; bij tegenstrijdigheid prevaleert de Verwerkersovereenkomst.

Tijdens de looptijd.

U kunt op elk moment zelf gegevens exporteren uit het beheerportaal. Beschikbaar zijn onder meer: ledenbestand, leerlingen en ouders, kasboek en financiële overzichten, examenresultaten, inventaris en zelf samengestelde rapportages — in CSV, XLSX of PDF. Individuele Eindgebruikers kunnen hun eigen dossier als JSON opvragen via de mobiele applicatie.

Bij het einde van de overeenkomst.

• - Uw toegang tot het beheerportaal blijft na de einddatum nog 30 dagen bestaan in alleen-lezen vorm, zodat u exports kunt maken die u niet eerder hebt gemaakt. Uitzondering: is de overeenkomst beëindigd wegens misbruik als bedoeld in artikel 15, dan verstrekken wij de export op verzoek buiten het portaal om.
• - Op uw schriftelijk verzoek leveren wij binnen 30 dagen een volledige export van uw Klantdata in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat. Aan een eerste export zijn geen kosten verbonden. Voor een herhaald verzoek of een verzoek in een afwijkend formaat kunnen wij na voorafgaande opgave een redelijke vergoeding in rekening brengen.
• - Wij verstrekken op verzoek een beschrijving van de structuur van de geëxporteerde gegevens, zodat u die elders kunt inlezen.

Verwijdering.

• - Tenzij u schriftelijk anders verzoekt, verwijderen wij uw Klantdata binnen 90 dagen na het einde van de overeenkomst uit de productieomgeving.
• - Gegevens in back-ups verdwijnen mee met de back-upcyclus. Omdat wij 12 maandelijkse momentopnamen bewaren, kan het tot 12 maanden duren voordat de laatste kopie is verlopen. Een back-up wordt niet selectief bewerkt: dat zou de integriteit van de back-up aantasten en het herstel onbetrouwbaar maken. Gedurende die periode blijven de gegevens versleuteld en worden zij uitsluitend gebruikt voor herstel.
• - Wij bevestigen de verwijdering schriftelijk.

Wat bewaard blijft, en waarom.

• - Financiële en fiscale administratie — betalingen, facturen, kasboekregels, declaraties en donaties — blijft ongeveer 7 jaar bewaard op grond van de fiscale bewaarplicht (artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen). Namen, e-mailadressen, adressen en rekeningnummers worden daaruit verwijderd; de bedragen, data en boekingen blijven staan.
• - Het bewijs dát uw organisatie deze Voorwaarden en de Verwerkersovereenkomst heeft geaccepteerd blijft bestaan, met versienummer, controlesom en tijdstip. Het IP-adres en de browserinformatie van die handeling worden gewist. Grondslag: artikel 17 lid 3 sub e AVG, het instellen of verdedigen van een rechtsvordering.
• - Onveranderlijke registers — het archiefoverzicht, het auditlog van platformhandelingen en de ontdubbelingsadministratie van betaalmeldingen — blijven ongemoeid. Zij bevatten geen inhoudelijke persoonsgegevens van uw leden of leerlingen.

Overdracht naar een andere leverancier.

Wij verlenen redelijke medewerking aan een overgang naar een andere leverancier, waaronder het beantwoorden van vragen over de structuur van de export. Voor werkzaamheden die verder gaan dan het leveren van de export kunnen wij na voorafgaande opgave een vergoeding in rekening brengen. Wij houden gegevens nooit vast als drukmiddel: ook bij een betalingsgeschil ontvangt u uw export.

Toepasselijk recht.

Op deze Voorwaarden en op alle overeenkomsten waarop zij van toepassing zijn, is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Het Weens Koopverdrag (CISG) is uitgesloten.

Eerst overleg.

Partijen spannen zich in een geschil eerst in onderling overleg op te lossen. Een partij stelt de andere partij schriftelijk in kennis van het geschil, met een beschrijving van wat zij verlangt. Leidt dat binnen 30 dagen niet tot een oplossing, dan staat de weg naar de rechter open. Deze bepaling belet geen van beide partijen om een voorlopige voorziening te vragen wanneer dat spoedeisend is.

Bevoegde rechter.

Geschillen worden voorgelegd aan de rechtbank Amsterdam. Betreft het een zaak die op grond van artikel 93 Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering door de kantonrechter wordt behandeld, dan is de kantonrechter binnen die rechtbank bevoegd.

Geen consumentenregeling.

De overeenkomst wordt gesloten met een organisatie en niet met een consument. Consumentenwetgeving, de consumentenombudsman en het Europese ODR-platform zijn daarom niet van toepassing.

De verhouding tot uw eigen achterban staat hier los van.

Een geschil tussen uw organisatie en haar leden, leerlingen, ouders of leerkrachten valt buiten deze overeenkomst en kent zijn eigen regels. Wij zijn daarin geen partij.

Klachten over gegevensverwerking.

Een betrokkene die meent dat zijn persoonsgegevens onjuist worden verwerkt, kan zich wenden tot uw organisatie als verwerkingsverantwoordelijke, en heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Volledige overeenkomst.

Deze Voorwaarden, samen met de documenten genoemd in artikel 1, bevatten de volledige overeenkomst tussen partijen en treden in de plaats van alle eerdere mondelinge en schriftelijke afspraken over hetzelfde onderwerp.

Gedeeltelijke nietigheid.

Is een bepaling nietig, vernietigbaar of anderszins niet afdwingbaar, dan blijven de overige bepalingen onverkort van kracht. Partijen treden in dat geval in overleg om de betreffende bepaling te vervangen door een uitvoerbare bepaling die het doel en de strekking daarvan zoveel mogelijk benadert.

Geen afstand van recht.

Het niet of niet direct uitoefenen van een recht uit deze Voorwaarden houdt geen afstand van dat recht in.

Overdracht.

U kunt uw rechten en verplichtingen uit de overeenkomst niet overdragen zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming, die niet op onredelijke gronden wordt onthouden. Gaat uw organisatie op in een andere rechtspersoon, dan verlenen wij die toestemming behoudens zwaarwegende bezwaren.

Wij kunnen onze rechten en verplichtingen overdragen in het kader van een fusie, overname of overdracht van de onderneming, mits het beschermingsniveau voor uw gegevens gelijk blijft en de Verwerkersovereenkomst onverkort van toepassing blijft. Wij melden dat ten minste 30 dagen van tevoren; gaat u niet akkoord, dan kunt u de overeenkomst opzeggen tegen de datum van overdracht.

Geheimhouding.

Partijen houden vertrouwelijke informatie die zij van elkaar ontvangen geheim, en gebruiken die uitsluitend voor de uitvoering van de overeenkomst. Deze verplichting geldt niet voor informatie die reeds openbaar is, rechtmatig van een derde is verkregen, of op grond van een wettelijke plicht of een rechterlijk bevel moet worden verstrekt. De verplichting duurt voort na het einde van de overeenkomst.

Mededelingen.

Mededelingen geschieden schriftelijk. Een mededeling aan het bij ons bekende e-mailadres van de beheerder van uw organisatie geldt als een geldige mededeling aan uw organisatie. U meldt een wijziging van dat adres onverwijld in het beheerportaal. Onze contactgegevens staan in artikel 19.

Referentie.

Wij mogen de naam en het logo van uw organisatie noemen als referentie op onze website en in ons materiaal. Maakt u daartegen bezwaar, laat het ons weten; dan doen wij dat niet.

Taal.

De Voorwaarden zijn beschikbaar in het Nederlands, Turks, Engels en Arabisch. Bij verschil van uitleg prevaleert de Nederlandse tekst.

Voortduren.

De artikelen over intellectuele eigendom, aansprakelijkheid, geheimhouding, teruggave en verwijdering van gegevens, en geschillen en toepasselijk recht blijven na het einde van de overeenkomst van kracht.

Voor vragen over deze Algemene Voorwaarden:

Bedrijfsgegevens

Onderneming: Haakje B.V. Handelsnaam: Aqlemy KvK-nummer: 42160038 Btw-identificatienummer: NL869977817B01 Vestigingsplaats: Haarlem, Nederland

Contact

Juridische zaken: legal@aqlemy.com Privacy en verzoeken van betrokkenen: privacy@aqlemy.com Technische ondersteuning: support@aqlemy.com Algemene vragen: ask@aqlemy.com Telefoon: +31 85 212 8355

Bereikbaarheid

Maandag tot en met vrijdag, 09:00 - 17:00 (CET). Buiten die uren wordt e-mail gelezen maar niet gegarandeerd behandeld.

Juridische mededelingen

Gerechtelijke betekeningen en formele ingebrekestellingen richt u aan bovenstaande onderneming. Voor spoedeisende juridische zaken: legal@aqlemy.com.

Toezichthouder

Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, autoriteitpersoonsgegevens.nl.