Toplantı tutanağı şablonlarıyla, tutanak oluştururken her seferinde yeniden kullandığınız sabit bir yapı tanımlarsınız. Bir şablon bölümlerden oluşur — örneğin gündem, kararlar, katılım ve serbest metin — bunları kendiniz sıralar ve adlandırırsınız. Böylece her toplantı aynı düzeni izler.
Nerede bulunur
Kenar çubuğu → Organizasyon Yönetimi → Toplantı Tutanakları → Tutanak Şablonları.
Bölüm türleri
- Gündem — görüşülecek noktalar.
- Tartışma — görüşmenin seyri.
- Kararlar — alınan kararlar.
- Aksiyon Kalemleri — ne yapılacağı ve kimin yapacağı.
- Katılımcılar — kimlerin hazır bulunduğu.
- Oylama — bir oylamanın sonucu.
- Özel Bölüm ve Serbest Metin — standart türlere uymayan her şey için.
Adım adım: şablon oluşturma
- Yeni Şablon'a tıklayın. Form Türkçe sekmesinde açılır.
- Bu sekmede Şablon Adı'nı (zorunlu) ve isteğe bağlı bir açıklama girin. Nederlands, English ve العربية sekmelerinde yalnızca çevrilmiş ad ve açıklama girersiniz.
- Türkçe sekmesinde bölümler ekleyin ve her bölümün türünü ve başlığını seçin.
- İsteğe bağlı olarak her tutanakta önceden görünecek varsayılan içerik girin.
- Bir bölümü zorunlu olarak işaretleyebilirsiniz. Dikkat: bu kaydedilir, ancak tutanak doldurulurken zorunlu tutulmaz.
- Bölümlerin sırasını ayarlamak için okları kullanın.
- Türkçe sekmesinde isterseniz Varsayılan Yap'ı işaretleyin ve kaydedin.
Varsayılan şablon ve işlemler
- Yıldız düğmesiyle bir şablonu varsayılan olarak ayarlayın. Yeni tutanaklarda önceden seçilmez; Şablon listesinde adının arkasında "(Varsayılan)" yazar.
- Bir varyant için temel olarak bir şablonu çoğaltın.
- Mevcut şablonları düzenleyin veya silin.
İpuçları
- Şablonları kısa ve tanınır tutun — toplantı türü başına bir tane (yönetim, komisyon, ekip).
- Varsayılan içerik, her seferinde tekrarlanan sabit açılış veya kapanış noktaları için kullanışlıdır.
Sıkça sorulan sorular
Şablon kullanmak zorunda mıyım? Hayır, şablon isteğe bağlıdır — tutanağı sıfırdan da oluşturabilirsiniz. Yine de şablon zaman kazandırır.
Bir şablonu düzenlersem mevcut tutanaklar değişir mi? Hayır. Şablon, oluşturma sırasında yapıyı sağlar; zaten hazırlanmış tutanaklar değişmeden kalır.
Şablonları kim yönetebilir? Toplantı tutanaklarını yönet (manage_minutes) yetkisi olan yöneticiler. Planlamayı yönet yetkisi yeterli değildir.
Sorun giderme
- Bir şablon yeni tutanaklarda görünmüyor. Kaydedildiğini kontrol edin. Şablonlar, kuruluş biriminden bağımsız olarak tüm kuruluş için geçerlidir. Şablon listesini yalnızca yeni tutanaklarda kullanabilirsiniz, mevcut tutanaklarda değil.
- Sırayı değiştiremiyorum. Her bölümün yanındaki okları kullanarak yukarı veya aşağı taşıyın.
- Şablonlar sayfasını göremiyorum. Toplantı Tutanakları menüsü yalnızca Görevler modülü açıksa (tüm paketlerde vardır) ve Toplantı tutanaklarını yönet yetkiniz varsa görünür. Yöneticileri yönet yetkisi olan bir yöneticiden bu yetkiyi isteyin.
İlgili
- Toplantı tutanakları — bir toplantıyı kaydederken şablonunuzu uygulayın.
- Görevler — tutanakta Görev Oluştura tıkladığınızda bir aksiyon maddesi göreve dönüşür; bu otomatik olmaz.