Toplantı tutanağı şablonlarıyla, tutanak oluştururken her seferinde yeniden kullandığınız sabit bir yapı tanımlarsınız. Bir şablon bölümlerden oluşur — örneğin gündem, kararlar, katılım ve serbest metin — bunları kendiniz sıralar ve adlandırırsınız. Böylece her toplantı aynı düzeni izler.
Nerede bulunur
Kenar çubuğu → Genel → Toplantı tutanakları → Şablonlar.
Bölüm türleri
- Gündem — görüşülecek noktalar.
- Kararlar — alınan kararlar.
- Katılım — kimlerin hazır bulunduğu.
- Özel bölüm ve serbest metin — standart türlere uymayan her şey için.
Adım adım: şablon oluşturma
- Yeni şablon'a tıklayın.
- Şablona bir ad ve isteğe bağlı bir açıklama verin (çok dilli).
- Bölümler ekleyin ve her bölümün türünü ve başlığını seçin.
- İsteğe bağlı olarak her tutanakta önceden görünecek varsayılan içerik girin.
- Her zaman doldurulması gerekiyorsa bir bölümü zorunlu olarak işaretleyin.
- Bölümlerin sırasını ayarlamak için okları kullanın.
- Kaydedin.
Varsayılan şablon ve işlemler
- Yıldız düğmesiyle bir şablonu varsayılan olarak ayarlayın; yeni tutanaklarda önerilir.
- Bir varyant için temel olarak bir şablonu çoğaltın.
- Mevcut şablonları düzenleyin veya silin.
İpuçları
- Şablonları kısa ve tanınır tutun — toplantı türü başına bir tane (yönetim, komisyon, ekip).
- Varsayılan içerik, her seferinde tekrarlanan sabit açılış veya kapanış noktaları için kullanışlıdır.
Sıkça sorulan sorular
Şablon kullanmak zorunda mıyım? Hayır, şablon isteğe bağlıdır — tutanağı sıfırdan da oluşturabilirsiniz. Yine de şablon zaman kazandırır.
Bir şablonu düzenlersem mevcut tutanaklar değişir mi? Hayır. Şablon, oluşturma sırasında yapıyı sağlar; zaten hazırlanmış tutanaklar değişmeden kalır.
Şablonları kim yönetebilir? Planlamayı yönet yetkisi olan yöneticiler.
Sorun giderme
- Bir şablon yeni tutanaklarda görünmüyor. Kaydedildiğini ve doğru kuruluş birimini seçtiğinizi kontrol edin.
- Sırayı değiştiremiyorum. Her bölümün yanındaki okları kullanarak yukarı veya aşağı taşıyın.
- Şablonlar sayfasını göremiyorum. Şablonlar görev modülü altındadır: o, kuruluşunuz için kapalı veya planlamayı yönet yetkiniz yok. Bir baş yöneticiden modülü açmasını veya yetkiyi vermesini isteyin.
İlgili
- Toplantı tutanakları — bir toplantıyı kaydederken şablonunuzu uygulayın.
- Görevler — tutanaklardan gelen eylem maddeleri oraya gelir.