Toplantı tutanakları sayfası, toplantı raporlarını kaydettiğiniz yerdir — taslaktan kesinleşmiş, gönderilmiş bir sürüme kadar. Katılımı, gündem maddelerini, kararları ve eylem maddelerini kaydedersiniz; tutanaklar kesinleşince bu eylem maddeleri otomatik olarak görev olarak görünür. Üstteki dört sayaç kartı taslak, kesin, gönderildi sayısını ve bekleyen eylem maddeleri toplamını gösterir.
Nerede bulunur
Kenar çubuğu → Genel → Toplantı tutanakları → Tüm tutanaklar.
Adım adım: bir toplantıyı kaydetme
- Yeni tutanak'a tıklayın.
- İsteğe bağlı bir şablon seçin — sabit bölümleri (gündem, kararlar, katılım) önceden doldurur.
- Temel bilgileri girin: başlık, tarih, konum ve kuruluş birimi.
- Katılımcıları ekleyin (bağlı kullanıcılar veya serbest adlar) ve her kişinin katılım durumunu ayarlayın.
- Gündem maddelerini tartışma ve isteğe bağlı bir kararla işleyin.
- Bir sorumlu ve son tarihle eylem maddeleri ekleyin.
- Siz çalışırken rapor otomatik olarak taslak olarak kaydedilir.
Durumlar ve gönderme
- Taslak — siz hâlâ eklerken; otomatik kaydedilir.
- Kesin — tutanak tamamlandığında. Bu andan itibaren eylem maddeleri Görevler sayfasında görev olarak oluşturulur.
- Gönderildi — PDF alıcılara e-postayla gönderildikten sonra; tutanak o zaman daha fazla düzenlemeye karşı kilitlenir.
İsterseniz kesinleştirirken hemen e-postayla göndermek için Kesinleşince gönder'i açın. Kesin veya gönderilmiş bir tutanağı PDF olarak dışa aktarabilirsiniz.
Filtreleme ve arama
Kuruluş birimine ve duruma göre filtreleyin veya arama kutusuyla önceki toplantılarda arayın.
İpuçları
- Tekrarlayan toplantılar için bir şablon kullanın — o zaman yapı hazır olur.
- Her eylem maddesine hem bir sorumlu hem de bir son tarih verin, aksi takdirde görev olarak görünmez.
- Yalnızca her şey doğru olduğunda kesin olarak işaretleyin; gönderilen tutanaklar kilitlidir.
Sıkça sorulan sorular
Gönderdikten sonra tutanağı düzenleyebilir miyim? Hayır. Gönderilen tutanaklar kilitlidir, böylece alıcıların gördüğü sürüm doğruluğun kaynağı olarak kalır. Gerekirse yeni bir sürüm oluşturun.
Eylem maddeleri Görevler'e nasıl gelir? Tutanağı kesin olarak işaretler işaretlemez, eylem maddeleri özgün son tarih ve sorumlusuyla görev olarak oluşturulur. Bir eylem maddesinden elle de görev oluşturabilirsiniz.
Bu sayfayı kim görebilir? Planlamayı yönet yetkisi olan yöneticiler. Öğretmenler ve veliler bunu menüde görmez.
Sorun giderme
- Gönder düğmesi gri kalıyor. En az bir alıcının seçili ve durumun kesin olduğunu kontrol edin.
- PDF ulaşmıyor. Alıcının e-posta adresinin doğru olduğunu ve o kullanıcıda e-posta bildirimlerinin açık olduğunu kontrol edin.
- Eylem maddeleri Görevler'de görünmüyor. Yalnızca hem sorumlusu hem son tarihi olan eylem maddeleri dönüştürülür. İkisini de girin.
- Kenar çubuğunda Toplantı tutanaklarını göremiyorum. Tutanaklar görev modülü altındadır: o, kuruluşunuz için kapalı veya planlamayı yönet yetkiniz yok. Bir baş yöneticiden modülü açmasını veya yetkiyi vermesini isteyin.
İlgili
- Tutanak şablonları — toplantılarınız için yeniden kullanılabilir yapı.
- Görevler — tutanaklardan doğan takip işleri.
- Etkinlikler — toplantının kendisi takvimde olabilir.