Toplantı Tutanakları ile bir toplantıyı kayda geçirirsiniz: kimlerin katıldığı, gündem, yeter sayı ve oylarla kararlar ve aksiyon maddeleri. Tutanaklar her zaman bir organizasyon bölümüne (örneğin yönetim kurulu) aittir; o bölümün yönetim kurulu üyeleri otomatik olarak katılımcı olarak doldurulur.
Nerede bulunur
Kenar çubuğu → Organizasyon Yönetimi → Toplantı Tutanakları → Tüm Tutanaklar. Şablonlar Toplantı Tutanakları → Tutanak Şablonları altındadır. Üstte Taslak, Onay Bekliyor, Kesinleşmiş ve Bekleyen Aksiyonlar sayaçları vardır. Görünüm düğmesiyle tutanaklar ve Aksiyon Maddeleri arasında geçiş yaparsınız.
Kimler yapabilir
- Toplantı tutanaklarını yönet (
manage_minutes) yetkisi. Planlamayı yönet yetkisi erişim vermez. - Toplantı Tutanakları menüsü, Görevler modülü açıksa görünür; bu modül tüm paketlerde vardır.
- Bir organizasyon bölümünün Başkanı değilseniz yalnızca kendi oluşturduğunuz veya katılımcı olarak yer aldığınız tutanakları görürsünüz.
- Başkan, tutanağı yazan veya bölümün aktif bir yönetim kurulu üyesi onaylayabilir. Öğretmenlerin erişimi yoktur.
Kurulum
- Organizasyon bölümünü oluşturun (Organizasyon Yönetimi → Organizasyon Bölümleri) ve yönetim kurulu üyelerini ekleyin. Bir başkan belirleyin.
- İsterseniz Tutanak Şablonları altında bir şablon oluşturup varsayılan yapın.
Adım adım: tutanak oluşturmak
- Yeni Tutanaka tıklayın, organizasyon bölümünü seçin ve Toplantı Başlığı, tarih ve isterseniz şablonu doldurun.
- Katılımcıları kontrol edin (katıldı, katılmadı, mazeretli veya Vekaleten); Katılımcı Ekle ile misafir ekleyin.
- Gündem maddelerini, her biri için Alınan karar ve Lehte, Aleyhte, Çekimser oylarla doldurun. Bir Yeter Sayı Eşiği belirleyin; tutanak "Yeter sayıya ulaşıldı" veya "Yeter sayıya ulaşılamadı" gösterir.
- Aksiyon Kalemi Ekle ile aksiyon maddeleri ekleyin: açıklama, sorumlu ve son tarih. Önceki toplantılardan açık kalan maddeler Önceki Bekleyen Aksiyonlar altında görünür.
- Taslak her 30 saniyede bir otomatik kaydedilir. Bitirdiğinizde kaydedin.
Adım adım: aksiyon maddesinden görev oluşturmak
- Önce tutanağı kaydedin.
- Aksiyon maddesinin yanındaki Görev Oluştura tıklayın. "Görev bağlandı" görünür.
- Görev artık Planlama → Görevler altındadır.
Aksiyon maddeleri asla otomatik olarak göreve dönüşmez; kesinleştirme veya onay sırasında da. Her aksiyon maddesi için görevi kendiniz oluşturun.
Adım adım: onaylamak, kesinleştirmek ve göndermek
- Onaya Suna tıklayın. Durum Onay Bekliyor olur.
- Bir onaylayıcı Onaylaya tıklar; durum hemen Kesinleştirildi olur. Veya Değişiklik İsteye (yorumla) tıklar; bu, tutanağı Taslak'a geri gönderir. Onay Geçmişi kimin ne yaptığını gösterir.
- Tutanak kesinleştiğinde Tutanakları Göndere tıklayın. E-posta; bölümün yönetim kurulu üyelerine, katılımcı listesindeki herkese (gelmeyen veya mazeretli olanlar dahil) ve kopya olarak size gider; geçerli e-posta adresi olan herkese kendi dilinde (dil ayarlanmamışsa Türkçe). Durum Gönderildi olur.
Onay zorunlu değildir: bir taslakta Kesinleştire tıklayın. Düzenleme ekranında Kesinleştirmede gönderi işaretlerseniz tutanak kesinleştirildiğinde hemen gönderilir. Tutanakları Gönder yalnızca durum kesinleştiğinde görünür. Gönderilmiş tutanakları kimse düzenleyemez veya silemez. PDF olarak dışa aktar veya Word olarak dışa aktar ile tutanağı indirirsiniz.
Göremiyorum / çalışmıyor
- Toplantı Tutanakları menüsünü görmüyorum. Toplantı tutanaklarını yönet yetkiniz yok veya Görevler modülü kapalı.
- Bir meslektaşımın tutanaklarını görmüyorum. Yalnızca kendi oluşturduğunuz veya katıldığınız tutanakları görürsünüz. Başkan her şeyi görür.
- Görev Oluştur çalışmıyor. Önce tutanağı kaydedin.
- Onayla bir hata veriyor. Yalnızca başkan, tutanağı yazan veya bölümün aktif bir yönetim kurulu üyesi onaylayabilir; ve yalnızca Onay Bekliyor durumundaki tutanaklar.
Sık sorulan sorular
Aksiyon maddeleri otomatik olarak göreve dönüşür mü? Hayır. Her aksiyon maddesi için Görev Oluştura tıklayın.
Tutanakları çoğaltabilir miyim? Hayır. Yalnızca şablonlar çoğaltılabilir.
Tüm açık aksiyon maddelerini nerede görürüm? Aksiyon Maddeleri görünümünde: tüm tutanaklardaki tüm aksiyon maddeleri; Açık, Gecikmiş ve Bu hafta gibi filtrelerle.
Gönderdikten sonra tutanağı değiştirebilir miyim? Hayır. Tutanakları Gönder'e tıklamadan önce kontrol edin veya önce onaylatın.