Bu sayfa, kuruluşunuzdaki tüm öğrenci ve veli hesaplarını tek yerden yönettiğiniz yerdir: tek tek hesap oluşturma, Excel'den yüzlerce hesabı bir kerede içe aktarma, bir öğrenciye birden çok veli bağlama ve herkese mobil uygulama giriş bilgileri verme. Kişi başına tıklamak istemeyeceğiniz ağır işi burada tek seferde yaparsınız.
Erişim. Veri yönetimi modülüne ve Raporları görüntüle yetkisine ihtiyacınız var. Sayfayı görmüyor musunuz? Veri Yönetimi her pakette vardır; Yöneticileri yönet yetkisi olan bir yöneticiden size bu yetkiyi vermesini isteyin.
Nerede bulunur: kenar çubuğu → Veri ve içerik → Veri yönetimi.
Önce şunu bilin: öğrenciler ve veliler nasıl giriş yapar?
Hesap oluşturmadan önce bunu anlayın — ne dağıtacağınızı bu belirler.
- Giriş, e-posta ile değil kullanıcı adı + parola ile yapılır. Oluştururken veya içe aktarırken sistem her veli hesabı için otomatik olarak bir kullanıcı adı ve bir geçici parola üretir. Veliyle paylaşacağınız şey bu ikisidir.
- İlk giriş. İlk girişte kullanıcıdan hemen kendi parolasını belirlemesi istenir. Geçici parola yalnızca bu ilk sefer içindir.
- Veliler, öğrenciler ve öğretmenler uygulamanın normal girişini kullanır. Üyeler ayrı üye girişini kullanır; orada kullanıcı adının yanı sıra e-posta veya telefon numarası da kullanılabilir.
- Parolamı unuttum yalnızca hesapta bir e-posta adresi varsa çalışır — sıfırlama bağlantısı e-postayla gönderilir. Kayıtlı e-posta yoksa giriş bilgilerini yeniden vermeniz gerekir (bkz. Giriş bilgilerini dağıtma).
Unutmayın: giriş yapmak için e-posta gerekmez, ancak parolayı kendi başına sıfırlamak ve giriş bilgilerini e-postayla göndermek için gerekir.
Nerede bulunur
Kenar çubuğu → Veri ve İçerik → Veri Yönetimi. Yetki: Raporları görüntüle (view_reports). Veri Yönetimi her pakettedir; sınıflar yalnızca Öğretmenler modülüyle vardır. Üyeler (öğrencisi olmayan) burada değil, Organizasyon Yönetimi → Kullanıcılar üzerinden oluşturulur.
Sayfaya kısa bakış
- Sağ üstte Etkin kullanıcılar ile Arşiv arasında geçiş yaparsınız.
- Sayaçlar veli, öğrenci ve sınıf sayısını, kaç hesabın hiç giriş yapmadığını ve yaklaşan doğum günlerini gösterir.
- Arama veli adı, kullanıcı adı, telefon, e-posta ve öğrenci adıyla bulur (Türkçe karakterler dahil). Ayrıca sınıfa ve hiç giriş yapmamış olanlara göre filtreleyebilirsiniz.
- Tablo veli/hesap bazında gruplanır. Tüm ayrıntılar için bir satırı açın: veli bilgileri, bağlı öğrenciler (fotoğrafla) ve doğrudan ekleyip kaldırabileceğiniz sınıf etiketleri.
Tek bir öğrenci + veli ekleme
- Birden çok öğrenci ekle'ye tıklayın.
- Üstte veliyi nasıl kaydedeceğinizi seçin: Yeni veli, Telefonla ara veya İsimle ara (mevcut bir veliye bağlamak için).
- Yeni veli için veli adı ve telefon numarası (zorunlu) ve isteğe bağlı olarak bir e-posta adresi (isteğe bağlı ama önerilir — e-posta olmadan daha sonra giriş bilgilerini gönderemezsiniz) girin. Anne veya baba seçin.
- Her öğrenci için öğrenci adını girin (zorunlu). Ders modülü açıksa bir veya daha fazla sınıf da seçin. Doğum tarihi isteğe bağlıdır.
- Aynı veliye ait daha fazla çocuk mu var? Öğrenci ekle'ye tıklayıp bir tane daha ekleyin — aynı velinin altına gelirler.
- Öğrencileri ekle'ye tıklayın. Yeni bir veli hesabı oluşturulduysa kısa bir bildirimde giriş bilgileri görünür — hemen kopyalayın.
Bağımsız öğrenci (ayrı bir veli hesabı olmadan kendisi giriş yapan öğrenci): Bağımsız öğrenci ekle düğmesini kullanın. Bu öğrenci kendi kullanıcı adı ve parolasını alır.
Bir öğrenciye birden çok veli hesabı bağlama
Boşanmış ebeveynler veya her biri kendi girişini isteyen anne ile baba için: aynı öğrenciye birden çok hesap bağlayın. Bağlı her hesabın hakları eşittir — ana veli diye bir şey yoktur.
- Öğrenci/veli satırında Düzenle'ye tıklayın.
- Bağlı hesaplar bölümüne gidin.
- Mevcut hesap mı? Ada, telefona veya e-postaya göre arayın ve bağlamak için sonuca tıklayın.
- Yeni hesap mı? Yeni hesap oluştur'a tıklayın; ad, telefon ve isteğe bağlı e-posta girin, bir rol seçin ve Oluştur ve bağla'ya tıklayın. Giriş bilgilerini gösteren sarı bir kutu (yalnızca bir kez görünür) belirir — kopyalayın.
- Rol (Veli / Vasi / Diğer) hesap başına seçilir; yalnızca bilgi amaçlıdır ve haklarda hiçbir şeyi değiştirmez.
- Çöp kutusu simgesiyle bağlantıyı kaldırabilirsiniz. Veli rolüne sahip son hesabı kaldıramazsınız — önce başka bir veli hesabı ekleyin veya Başka veliye aktar'ı kullanın.
Sınıf oluşturma
Sınıflar Öğretmenler ve sınıflar sayfasında oluşturulur (Veri yönetiminin içinde değil).
- Öğretmenler ve sınıflar'ı açın ve Yeni sınıf ekle'ye tıklayın.
- Bir sınıf adı girin (zorunlu) ve öğretim yılını seçin (varsayılan olarak mevcut yıl).
- İsteğe bağlı: bir derslik ve — kuruluşunuz küme kullanıyorsa — bir küme.
- İsteğe bağlı olarak bir veya daha fazla öğretmen ekleyin (bunu sonra da yapabilirsiniz).
- Sınıf ekle'ye tıklayın.
Öğrenciler sınıf oluşturulduktan sonra eklenir — bir öğrencideki sınıf etiketleri aracılığıyla veya içe aktarma sırasında. Yeni bir sınıf, bir içe aktarma sırasında otomatik olarak da oluşabilir (aşağıya bakın).
Excel'den toplu içe aktarma
Onlarca veya yüzlerce öğrenciden oluşan bir listeniz mi var? Hepsini bir kerede içe aktarın.
Dosya
- Bir Excel dosyası (.xlsx veya .xls) kullanın. CSV çalışmaz.
- İlk satır sütun başlıklarıdır; ardından her satıra bir öğrenci.
- 1. adımdaki bağlantıdan şablonu indirin — doğru sütunları ve bir açıklama sayfasını içerir.
Şablon sütunları:
| Sütun | Zorunlu mu? |
|---|---|
| Öğrenci Adı | Evet |
| Anne Adı, Anne Telefon, Anne E-posta | Adı + telefonu olan en az bir veli |
| Baba Adı, Baba Telefon, Baba E-posta | aynı |
| Adres, Posta Kodu, Şehir | İsteğe bağlı |
| Doğum Tarihi (GG/AA/YYYY) | İsteğe bağlı |
| Öğrenci Cinsiyeti (Erkek/Kız) | İsteğe bağlı — boş bırakılırsa cinsiyet bilinmiyor olarak kalır |
| Özel Durumlar | İsteğe bağlı — serbest metin (alerji, ilaç, dikkat edilecek noktalar); boş bırakılırsa mevcut değer korunur |
| Sınıf Adı | İsteğe bağlı — yalnızca Öğretmenler modülü açıkken |
Önemli: her satırda hem adı hem telefon numarası olan en az bir veli gerekir (anne veya baba). Önizleme yalnızca öğrenci adı olan bir satırı yine de geçerli sayar, ancak içe aktarma sırasında bu satır reddedilir ve başarısız sayılır. Telefon numaraları Hollanda biçiminde (06…) yazılabilir — otomatik olarak dönüştürülür.
İçe aktarma adımları
- Dosya yükle. Öğrenci-veli veri türünü seçin ve Excel dosyanızı seçin. (Öğretmenler modülü açıksa Öğretmenler'i de içe aktarabilirsiniz.) Velisi olmayan öğrenciler için Bağımsız öğrenciler'i seçin (aşağıya bakın).
- Sütunları eşleştir. Sistem çoğu başlığı otomatik tanır (birden çok dilde). Eşleştirmeyi kontrol edin ve gerekirse düzeltin. Ancak tüm zorunlu alanlar eşleştirildiğinde devam edebilirsiniz. Dosyanızda birden fazla çalışma sayfası varsa, hangi sayfayı içe aktaracağınızı burada Çalışma sayfası altında seçersiniz (varsayılan olarak ilki).
- Önizleme. Kaç satırın geçerli olduğunu ve hangi hata veya uyarıların bulunduğunu görürsünüz. Gelişmiş Seçenekler altında iki veli hesabı oluşturma seçeneği (aşağıya bakın), giriş bilgileri e-postasının dili, Duplicate Handling (Geç, Güncelle veya Yeni Oluştur — sonuncusu öğrenci zaten mevcut olsa bile her zaman yeni bir kayıt oluşturur, yani yinelenen öğrenciler doğurur) ve Öğretmenler modülü açıksa sınıflar için Sezon bulunur. Hata varsa veya geçerli satır yoksa içe aktaramazsınız.
- İçe aktar. İşlenirken pencereyi kapatmayın.
- Tamamlandı. Bir özet görürsünüz: kaçı başarılı, kaçı başarısız ve kaç yeni veli ve sınıf oluşturuldu.
Öğrenci başına bir veya iki veli
Bir satır, bir öğrenciyi ve aynı satırdaki anne ve/veya baba bilgilerini içerir. Bir satırda hem anne hem baba varsa, varsayılan olarak her ikisi de kendi giriş hesabını alır: Gelişmiş seçenekler altındaki "İki veli hesabı oluştur (anne + baba)" seçeneği zaten açıktır. Her iki hesap da o ailedeki tüm çocuklara bağlanır. Seçeneği kapatırsanız yalnızca adı ve telefon numarası olan ilk veli (genellikle anne) bir hesap alır; diğer velinin bilgileri yine de saklanır. Aynı veliye sahip iki çocuk otomatik olarak aynı veli hesabı altında toplanır.
İçe aktarma sırasında sınıflar
Bir Sınıf Adı girin (yalnızca Öğretmenler modülü açıkken) ve öğrenci o sınıfa katılır. Sınıf henüz yoksa Gelişmiş Seçenekler'de seçtiğiniz Sezon içinde (varsayılan olarak mevcut sezon) otomatik olarak oluşturulur. Yeni sezon başlamadan önce içe aktarıyorsanız gelecek sezonu seçin. Tek bir hücrede virgülle birden çok sınıf mümkündür, örn. Grup A, Sabah grubu.
Bağımsız öğrencileri içe aktarma
Bağımsız bir öğrencinin kendi hesabı vardır ve velisi yoktur; örneğin kendisi bir kursa katılan bir yetişkin. 1. adımda Bağımsız öğrenciler veri türünü seçin ve ona ait şablonu indirin. Diğer adımlar aynıdır.
| Sütun | Zorunlu mu? |
|---|---|
| Öğrenci Adı | Evet |
| E-posta, Telefon | İkisinden en az biri — giriş bilgileri buraya gönderilir |
| Doğum Tarihi (GG/AA/YYYY) | İsteğe bağlı ama önerilir: mevcut bir öğrenci bununla tanınır |
| Sınıf | İsteğe bağlı — yalnızca Öğretmenler modülü açıkken; birden fazla sınıf virgülle |
| Öğrenci Cinsiyeti, Özel Durumlar | İsteğe bağlı — boş bir hücre hiçbir şeyi silmez |
- Birden fazla sınıf. Sınıfları tek hücrede virgülle ayırın (Sınıf A, Sınıf B) veya aynı kişiyi aynı e-posta adresi ya da telefon numarasıyla birden fazla satıra yazın. Bu tek bir hesap ve tek bir kayıt olur. Sınıflar yalnızca eklenir, asla değiştirilmez.
- Mevcut hesap. Aynı e-posta adresine veya telefon numarasına sahip bir öğrenci hesabı zaten varsa yeniden kullanılır ve ikinci bir giriş oluşturulmaz. Yalnızca aynı isim yeterli değildir: aynı isimli iki kişinin her biri kendi hesabını alır.
- Zaten velili öğrenci olarak kayıtlı. Aynı ad ve doğum tarihine sahip biri zaten bir veliye kayıtlıysa satır atlanır ve sonuçta listelenir. Hiçbir şey oluşturulmaz; o kişiyi kendiniz kontrol edin.
- Duplicate Handling burada yalnızca Geç ve Güncelle seçeneklerini sunar. Bu tür için Yeni Oluştur yoktur; böylece kimse ikinci bir giriş almaz.
- Önizle adımı, biri 16 yaşından küçükse uyarır. Yine de içe aktarabilirsiniz.
- Otomatik e-posta gönderilmez. Yeni hesaplar Giriş Bilgilerini Gönder bandında görünür.
Kayıtlar'dan. Toplu İçe Aktarma için Dışa Aktar dosyasında (Veri ve İçerik → Kayıtlar) bağımsız kayıtların bulunduğu ikinci bir çalışma sayfası vardır. 1. adımda Bağımsız öğrenciler'i, 2. adımda Çalışma sayfası altında o ikinci sayfayı seçin. Bir kayıt numarasının tüm satırları başarılı olursa o kayıt işlendi olarak işaretlenir.
Giriş bilgilerini dağıtma
Yeni hesaplar otomatik olarak bir kullanıcı adı ve geçici bir parola alır. Bunlar doğru kişiye şöyle ulaşır:
- Doğrudan kopyalama. Oluştururken (ve içe aktarmadaki ikinci veli hesabında) giriş bilgileri kopyalama düğmeleriyle görünür. Yalnızca bir kez görünürler — hemen kopyalayın.
- İçe aktarmadan sonra e-posta. Bir içe aktarma yeni hesaplar oluşturduysa "… yeni hesabın giriş bilgileri gönderilmeye hazır" banner'ı ve arkasında e-postasız hesap sayısı belirir. E-posta adresi olan herkese girişini e-postayla göndermek için Giriş Bilgilerini Gönder'e tıklayın. E-postası olmayan hesaplar ayrıca işaretlenir — onları elle dağıtırsınız.
- Yeniden gönderme / sıfırlama. Tabloda bir veya daha fazla satır seçin, Giriş Bilgilerini Gönder'e tıklayın ve Sıfırla ve Gönder ile onaylayın. Bu, parolayı sıfırlar ve yeni bir parola e-postalar. Dikkat: eski parola bundan sonra çalışmaz. E-posta adresi olmayan hesaplar atlanır ve eski parolalarını korur. E-postanın dilini kendiniz seçersiniz.
Tüm parolaları bir dosya olarak indirmek veya yazdırmak için bir düğme yoktur. Onları o anda kopyalayın veya e-posta işlevini kullanın. E-posta adresi olmadan yalnızca kopyalanan bilgileri elle iletebilirsiniz.
Yinelenen hesaplar
Sistem yinelenen veli oluşturmaz:
- Aynı telefon numarası veya e-posta adresi olan bir veli zaten varsa, o mevcut veli yeniden kullanılır ve öğrenci ona bağlanır — ikinci bir hesap olmaz. Bir içe aktarmada bunu "mevcut veliler kullanıldı" olarak görürsünüz.
- Aynı veli altında aynı ada sahip bir öğrenci tekrar oluşturulmaz.
Önceden engelleyici bir uyarı görünmez. Emin olmak için tek tek eklerken önce mevcut veliye bağlamak amacıyla Telefonla ara veya İsimle ara'yı kullanın.
Dışa aktarma
Dışa Aktar'a tıklayın. Dışa aktarma penceresinde Excel dosyasına hangi sütunların ve Ek sayfalar'ın gireceğini ve Arşivlenmiş öğrencileri dahil et seçeneğini seçersiniz. Öğrenci adı, Sınıflar ve Durum her zaman dahildir. İçe aktarma sayfası veli şablonunun sütunlarını içerir; bağımsız öğrenciler kendi şablonlarının sütunlarıyla İçe aktarma (bağımsız) sayfasındadır. Excel'e Aktar'a tıklayın. Dikkat: arama teriminiz ve sınıf filtreniz uygulanmaz — dışa aktarma her zaman kuruluşunuzun tüm öğrencilerini içerir. Tek bir sınıf istiyorsanız Excel'de filtreleyin.
Arşivleme, geri yükleme ve silme
- Arşivleme verileri saklar ve geri alınabilir. Satırdaki çöp kutusu simgesine tıklayın ve Silme İşlemi penceresinde Arşivle eylemini seçin. Bir veliyi arşivlediğinizde bağlı öğrenciler varsayılan olarak birlikte arşivlenir; yerinde kalmaları için Öğrencileri koru (birlikte silme) seçeneğini işaretleyin. İkinci velisi olan bir öğrenci her zaman kalır. Bir öğrenciyi arşivlerken Veliyi de sil, bu son aktif çocuksa veliyi de arşivler. Arşivlenen öğrencileri ve velileri sağ üstteki Arşivle düğmesiyle, bir Geri Yükle düğmesiyle bulursunuz; bir veliyi geri yüklemek, onunla birlikte arşivlenen öğrencileri de geri getirir.
- Silme verileri kaldırır (onayla).
- Bir toplu işlem için birden çok satır seçin.
Yeniden kayıt
Yeniden kayıt sekmesinde bir sonraki öğretim yılı için yeniden kaydı yönetirsiniz: veli başına durumu (onaylandı / reddedildi / beklemede) görür, bir son tarih belirler ve bir duyuru veya hatırlatma'yı push bildirimi olarak gönderirsiniz.
İpuçları
- Her veli için bir e-posta adresi girin — bu, giriş bilgilerini e-postalamayı ve "parolamı unuttum"u mümkün kılar.
- Büyük bir içe aktarımda: şablonu indirin, Önizlemede birkaç satırı kontrol edin ve ancak ondan sonra içe aktarın.
- Verilere sonradan ihtiyaç duyabilecekseniz silmek yerine arşivlemeyi tercih edin.
Sıkça sorulan sorular
Veliler e-posta adresleriyle mi giriş yapar? Hayır — sistemin oluşturduğu kullanıcı adıyla. E-posta yalnızca giriş bilgilerini e-postalamak ve parola sıfırlamak için kullanılır.
Parolayı kendim seçebilir miyim? Hayır, otomatik oluşturulur. Kullanıcı ilk girişte kendi yeni parolasını belirler.
Bir öğrencinin her biri kendi girişine sahip iki velisi olabilir mi? Evet. Tek tek Düzenle → Bağlı hesaplar aracılığıyla; içe aktarmada İki veli hesabı oluştur seçeneğiyle. Her ikisinin de hakları eşittir.
Bir veli giriş yapamıyor — şimdi ne olacak? Ona kullanıcı adını (e-posta adresini değil) verdiğinizden emin olun. Parola artık çalışmıyorsa sıfırlamak için Giriş Bilgilerini Gönder'i kullanın veya veliye Parolamı unuttum'u kullandırın (yalnızca hesapta e-posta varsa).
Arşivlemekle silmek arasındaki fark nedir? Arşivleme verileri saklar ve geri alınabilir; silme onları kaldırır.
İndirme her şeyi dışa aktarır mı? Evet: arama teriminizden veya sınıf filtrenizden bağımsız olarak tüm öğrenciler (kutu işaretliyse arşivlenenler de). Yalnızca sütunları ve sayfaları seçersiniz.
Sorun giderme
- Bu sayfayı görmüyorum. Veri yönetimi modülü kapalı ya da Raporları görüntüle yetkiniz yok. Bir baş yöneticiye sorun.
- İçe aktarmam başarısız oluyor veya satırlar reddediliyor. Yaygın nedenler: geçerli bir Excel dosyası değil (.xlsx/.xls), eksik bir öğrenci adı veya adı + telefonu olan bir velisi olmayan bir satır. Geçersiz bir telefon numarası veya e-posta o satırı reddeder; bilinmeyen bir sınıf adı yalnızca bir uyarı verir (sınıf oluşturulur).
- Giriş bilgilerini artık bulamıyorum. Yalnızca bir kez görünürler. Yeni bir parola e-postalamak için Giriş Bilgilerini Gönder'i kullanın.
- E-posta gönderilemiyor. Hesabın e-posta adresi yok. Bir tane ekleyin veya kopyalanan bilgileri elle iletin.
İlgili
- Öğretmenler ve sınıflar — sınıf oluşturma ve öğrenci atama.
- Kayıtlar — burada görünmeden önceki yeni kayıtlar.