Naast vastleggen kun je per asset bijhouden wie het onder zich heeft of waar het staat (zimmet), het uitlenen en innemen, en de volledige bewegingshistorie (hareket) bekijken. Alles gebeurt in het detailscherm van een asset.
Waar vind je het
Open in Financiën → Inventaris een asset door erop te klikken. Rechts in het detailscherm vind je het blok Toewijzing en daaronder de Historie.
Stap voor stap: toewijzen
- Kies in het toewijzingsblok of je toewijst aan een Persoon of een Locatie.
- Bij Persoon: kies iemand uit de lijst. Bij Locatie: typ een locatie (bijv. “Magazijn” of “Zaal 2”).
- Klik op Toewijzen. De asset telt nu mee als “toegewezen” in de kerncijfers.
Uitlenen en innemen
Is een asset toegewezen, dan kun je het fysiek uitgeven (check-out) en later weer innemen (check-in). Zo zie je in één oogopslag welke spullen op dit moment ergens anders liggen. Met Vrijgeven haal je de toewijzing helemaal weg.
De bewegingshistorie
Onder Historie staat een tijdlijn met elke gebeurtenis: toegevoegd, toegewezen, uitgegeven, ingenomen, overgedragen, status- of conditiewijziging en afvoeren — met datum en wie de actie deed. Zo is altijd te herleiden waar een voorwerp is geweest.
Een asset afvoeren
Gaat een voorwerp weg (kapot, verkocht, weggedaan)? Gebruik Afvoeren. De asset krijgt de status “afgevoerd” maar blijft bewaard in de lijst en de historie — handig voor je administratie en de jaarrekening. Definitief verwijderen kan niet vanuit het portaal. Heb je een asset foutief ingevoerd, pas het dan aan met Bewerken of voer het af.
Tips
- Gebruik Uitgeven/Innemen voor spullen die rondgaan (beamers, gereedschap); de historie laat zien wie wat had.
- Voer een weggedaan voorwerp af — zo blijft de historie compleet.
Veelgestelde vragen
Aan wie kan ik toewijzen? Aan een persoon uit je organisatie of aan een vrij in te typen locatie.
Verlies ik de historie als ik een asset afvoer? Nee. Afvoeren bewaart het asset en de volledige tijdlijn. Definitief verwijderen kan niet vanuit het portaal.
Problemen oplossen
- Ik kan niet uitgeven. Wijs de asset eerst toe aan een persoon of locatie; uitgeven kan pas daarna.
- Ik wil een asset toch helemaal weg hebben. Definitief verwijderen kan niet vanuit het portaal. Gebruik Afvoeren; het asset en de volledige historie blijven dan bewaard. Is het asset foutief ingevoerd, pas het dan aan met Bewerken of voer het af.
Gerelateerd
- De inventarislijst — assets toevoegen, afschrijving en QR-labels.