De Inventaris (demirbaş listesi) is het register van alle bezittingen van je organisatie: meubilair, apparatuur, boeken, voertuigen, keukeninventaris en meer. Per asset leg je waarde en aankoopdatum vast, en het systeem berekent automatisch de huidige boekwaarde via lineaire afschrijving. Je voegt foto’s en documenten (factuur/garantie) toe en print een QR-label voor elk stuk.
Waar vind je het
Zijbalk → Financiën → Inventaris. Deze pagina verschijnt alleen als de inventaris-module aanstaat en je het recht inventaris beheren hebt. De module staat standaard aan voor de pakketten Onderwijs Compleet en Leden + Onderwijs Compleet; bij andere pakketten kan een superbeheerder hem aanzetten.
Eén item = één fysiek object
Elke regel in de lijst is precies één voorwerp met een eigen unieke code (bijv. INV-2026-0001) en een eigen QR-code. Zo kun je per stuk de waarde, de staat en de toewijzing nauwkeurig volgen.
Stap voor stap: een asset toevoegen
- Klik rechtsboven op Nieuw asset.
- Vul de basisgegevens in: naam, categorie, status, conditie en eventueel serienummer, merk en model.
- Vul bij Financieel & afschrijving de aankoopwaarde en aankoopdatum in. Kies de afschrijvingsmethode Lineair en geef de levensduur in jaren (en eventueel een restwaarde) op.
- Voeg foto’s toe (de eerste foto wordt de omslag) en eventueel documenten zoals de factuur of garantie.
- Klik op Opslaan. De asset krijgt automatisch een code en een QR-code.
Afschrijving en boekwaarde
Vul je een aankoopwaarde, aankoopdatum en levensduur in, dan berekent het systeem de huidige boekwaarde op elk moment (lineair). De waarde daalt jaarlijks gelijkmatig en stopt bij de restwaarde. Kies je Geen als methode, dan blijft de boekwaarde gelijk aan de aankoopwaarde. Je hoeft niets handmatig bij te werken.
Overzicht, filters en zoeken
Bovenaan staan kerncijfers: totaal aantal assets, aankoopwaarde, huidige boekwaarde en toegewezen versus vrij. Daaronder filter je op status, categorie en conditie, en zoek je op naam, code of serienummer. Op mobiel zie je kaarten, op desktop een tabel.
QR-labels printen
Open een asset om de QR-code te bekijken en klik op Label printen, of gebruik bovenaan de knop Labels om in één keer een A4-stickervel voor de hele (gefilterde) lijst te printen. Plak het label op het voorwerp; een scan opent direct het asset-detail in het portaal (je moet wel ingelogd zijn als beheerder).
Exporteren
Met de knop Export download je de (gefilterde) lijst als CSV-bestand voor je penningmeester, bestuur of accountant — inclusief aankoopwaarde, huidige boekwaarde en toewijzing.
Tips
- Plak het QR-label meteen op het voorwerp; bij de jaarlijkse telling scan je zo snel elk stuk.
- Vul de levensduur realistisch in (bijv. 5 jaar voor laptops) zodat de boekwaarde klopt voor de jaarrekening.
- Voeg een foto toe — dat maakt herkennen en verzekeren een stuk makkelijker.
Veelgestelde vragen
Moet ik de boekwaarde zelf bijhouden? Nee. De boekwaarde wordt automatisch berekend op basis van aankoopwaarde, datum en levensduur.
Kan ik meerdere dezelfde voorwerpen als één regel invoeren? Nee — elk fysiek object is één regel met een eigen QR-code, zodat toewijzing en afschrijving per stuk kloppen.
Problemen oplossen
- Ik zie Inventaris niet in de zijbalk. De inventaris-module staat uit, of je mist het recht inventaris beheren. Vraag je hoofdbeheerder om de module aan te zetten of je het recht te geven.
- De boekwaarde verandert niet. Controleer of er een aankoopdatum, een levensduur in jaren én de methode Lineair is ingevuld.
Gerelateerd
- Toewijzing en historie — assets uitlenen, innemen en de bewegingen volgen.
- Kasboek — de financiële administratie van je organisatie.