Nieuw op Aqlemy? Loop deze stappen in deze volgorde door. Elke stap noemt waar je het vindt, wat er al moet bestaan en welk artikel de details geeft. Een stap die je pakket niet bevat, sla je over.
Wie mag dit
Je hebt een beheerdersaccount nodig. Elke stap noemt het recht dat erbij hoort. De eerste beheerder van een organisatie heeft meestal alle rechten. Welke menu’s je ziet, hangt af van het pakket: zie het artikel ‘Wat is Aqlemy en hoe is het opgebouwd?’.
1. Instellingen en huisstijl
Ga naar Zijbalk → Instellingen → Instellingen. Op het tabblad Algemeen vul je de naam per taal in, kies je de talen en zet je het logo en de primaire en secundaire kleur. Op Contactgegevens vul je adres, website en de fiscale gegevens (KvK, BTW) in. Recht: Instellingen beheren. Zie ‘Organisatie-instellingen, pakket en modules’.
2. E-mail
Op hetzelfde scherm, tabblad Integraties, koppel je de mailbox waaruit het platform mailt (SMTP of Microsoft). Stuur daarna met Verstuur test e-mail een proefmail. Doe dit vóór je ouders of leden uitnodigt: inloggegevens, nieuwsbrieven en betaalherinneringen gaan via deze mailbox. Zie ‘Organisatie-instellingen, pakket en modules’.
3. Schooljaar en klassen
Zet op het tabblad Instellingen schooljaar de start- en einddatum van het schooljaar en de regio voor schoolvakanties. Maak daarna je klassen aan via Zijbalk → Onderwijs → Leraar- en Klasbeheer, en koppel de leraren. Klassen horen bij een seizoen. Recht: Leraren beheren; module Docenten (onderwijspakketten). Zie ‘Klas- en groepsbeheer’ en ‘Vakanties en sluitingen beheren’.
4. Capaciteit en tarieven
In Leraar- en Klasbeheer stel je per klas het Maximum aantal leerlingen in en of de inschrijving open of dicht is; met de kaart Druktemeter / bezettingsgraad rekent het portaal de capaciteit uit het aantal leraren. Kost niet elke klas hetzelfde, stel dan een bedrag per klas in via Zijbalk → Financiën → Financiën, groep Abonnementen, Tarieven per klas. Tarieven gelden per seizoen. Recht voor tarieven: Facturering beheren.
5. Betalingen
Koppel Stripe via Zijbalk → Financiën → Financiën, groep Setup → Stripe Connect. Zonder Stripe-koppeling kunnen ouders en leden niet online betalen. Maak daarna je abonnementsplannen (contributie) aan. Recht: Facturering beheren; module Financiën (niet in Onderwijs Light). Zie ‘Financiën inrichten: Stripe, abonnementen en donaties’.
6. Inschrijfformulier
Het inschrijfformulier staat op je publieke website en toont de klassen waarvoor de inschrijving open is. Info-blokken boven het formulier beheer je op Zijbalk → Data & Content → Registraties. Wil je het formulier op je eigen website, gebruik dan de Widget Generator op het tabblad Algemeen van de instellingen (module Widget Insluiten). Nieuwe inschrijvingen verwerk je op de pagina Registraties. Recht: Rapporten bekijken. Zie ‘Het publieke inschrijfformulier instellen’ en ‘Registraties verwerken (account aanmaken)’.
7. Leden en leerlingen importeren
Bestaande leden importeer je via Zijbalk → Organisatiebeheer → Gebruikers, knop Importeren (recht Gebruikers beheren). Leerlingen en ouders zet je in het systeem via Zijbalk → Data & Content → Gegevensbeheer. Zorg dat de klassen uit stap 3 al bestaan, zodat je leerlingen meteen kunt indelen. Zie ‘Gebruikers aanmaken, importeren en inloggegevens’.
8. Beheerders en rechten
Maak voor collega’s een eigen beheerdersaccount via Zijbalk → Organisatiebeheer → Gebruikers, met alleen de rechten die ze nodig hebben (bijvoorbeeld alleen Facturering beheren voor de penningmeester). Recht: Admins beheren. Leraren krijgen de rol Leraar en hebben geen rechten nodig. Zie ‘Beheerders & rechten’.
9. Ouders en leden naar de app
Ouders en leerlingen krijgen hun inloggegevens via Gegevensbeheer met Inloggegevens Versturen; daarvoor moet de e-mail uit stap 2 werken. Leden kun je uitnodigen met de QR-code (lidmaatschapsuitnodigingscode) op de pagina Gebruikers. Daarna installeren ze de app en loggen in. Zie ‘Gebruikers aanmaken, importeren en inloggegevens’.
10. Website en eigen domein
Bouw je publieke website via Zijbalk → Organisatiebeheer → Publieke website: kies een sjabloon en vul rijen, kolommen en widgets. Een eigen domein koppel je op het tabblad Eigen domein (pakket Onderwijs Compleet of Leden + Onderwijs Compleet). Recht: Publieke website beheren. Zie ‘Publieke website bouwen’.
Ik zie het niet / het werkt niet
- Een menu uit deze lijst ontbreekt. De module zit niet in je pakket of je mist het recht. Modules zet je niet zelf aan; zie ‘Wat is Aqlemy en hoe is het opgebouwd?’.
- Ouders krijgen geen mail. Controleer stap 2 met Verstuur test e-mail.
- Ik kan een leerling niet in een klas zetten. Maak eerst de klas aan in het juiste seizoen (stap 3).
Veelgestelde vragen
Moet ik alle stappen doen? Nee. Sla over wat niet in je pakket zit of wat je niet gebruikt. Houd wel de volgorde aan: e-mail vóór uitnodigingen, klassen vóór importeren, Stripe vóór betalingen.
Kan Aqlemy de inrichting voor me doen? Stel je vraag via Zijbalk → Ondersteuning → Supportverzoeken.