باستخدام قوالب محاضر الاجتماعات تحدّد بنية ثابتة تعيد استخدامها في كل مرة تنشئ فيها محضرًا. يتكوّن القالب من أقسام — مثل جدول الأعمال والقرارات والحضور والنص الحر — ترتّبها وتسمّيها بنفسك. وهكذا يتبع كل اجتماع البنية نفسها.
أين تجدها
الشريط الجانبي ← إدارة المؤسسة (Organization Management) ← محاضر الاجتماعات (Meeting Minutes) ← قوالب المحاضر (Minutes Templates).
أنواع الأقسام
- جدول الأعمال (Agenda) — النقاط المطروحة للنقاش.
- النقاش (Discussion) — مجرى النقاش.
- القرارات (Decisions) — القرارات المتّخذة.
- بنود الإجراءات (Action Items) — ما يجب فعله ومن سيفعله.
- الحاضرون (Attendees) — من كان حاضرًا.
- التصويت (Voting) — نتيجة التصويت.
- قسم مخصّص (Custom Section) ونص حر (Free Text) — لكل ما لا يناسب الأنواع القياسية.
خطوة بخطوة: إنشاء قالب
- انقر على قالب جديد (New Template). يُفتح النموذج على علامة التبويب Türkçe.
- في علامة التبويب هذه أدخِل اسم القالب (Template Name) (إلزامي) ووصفًا إن أردت. في علامات التبويب Nederlands وEnglish والعربية تدخل فقط اسمًا ووصفًا مترجمين.
- في علامة التبويب Türkçe أضِف أقسامًا واختر لكل قسم نوعه وعنوانه.
- إن أردت، أدخِل محتوى افتراضيًا يظهر مسبقًا في كل محضر.
- يمكنك وضع علامة إلزامي على قسم. انتبه: يُحفَظ ذلك، لكنه لا يُفرَض عند ملء المحضر.
- استخدم الأسهم لتعديل ترتيب الأقسام.
- في علامة التبويب Türkçe حدّد إن أردت تعيين كافتراضي (Set as Default) واحفظ.
القالب الافتراضي والإجراءات
- عيّن قالبًا افتراضيًا بزر النجمة. لا يُختار مسبقًا في المحاضر الجديدة؛ وفي القائمة المنسدلة القالب (Template) يظهر "(افتراضي)" بعد اسمه.
- انسخ قالبًا ليكون أساسًا لنسخة مختلفة.
- عدّل القوالب الموجودة أو احذفها.
نصائح
- أبقِ القوالب قصيرة وسهلة التمييز — قالب واحد لكل نوع اجتماع (مجلس إدارة، لجنة، فريق).
- المحتوى الافتراضي مفيد لنقاط الافتتاح أو الختام الثابتة التي تتكرّر في كل مرة.
الأسئلة الشائعة
هل يجب أن أستخدم قالبًا؟ لا، القالب اختياري — يمكنك أيضًا بناء المحضر من الصفر. لكن القالب يوفّر الوقت.
هل تتغيّر المحاضر الموجودة إذا عدّلت قالبًا؟ لا. يوفّر القالب البنية عند الإنشاء؛ وتبقى المحاضر المُعَدّة سابقًا دون تغيير.
من يمكنه إدارة القوالب؟ المسؤولون الذين لديهم صلاحية إدارة محاضر الاجتماعات (Manage meeting minutes) (manage_minutes). صلاحية إدارة التخطيط لا تكفي لذلك.
حل المشكلات
- قالب لا يظهر عند إنشاء محضر جديد. تحقّق من أنه محفوظ. تسري القوالب على المؤسسة بأكملها، بصرف النظر عن وحدة المؤسسة. لا يمكنك استخدام القائمة المنسدلة القالب (Template) إلا في المحاضر الجديدة، لا في المحاضر الموجودة بالفعل.
- لا أستطيع تغيير الترتيب. استخدم الأسهم بجوار كل قسم لنقله إلى الأعلى أو الأسفل.
- لا أرى صفحة القوالب. لا تظهر قائمة محاضر الاجتماعات إلا عندما تكون وحدة المهام مفعّلة (وهي متوفرة في جميع الباقات) وتكون لديك صلاحية إدارة محاضر الاجتماعات (Manage meeting minutes). اطلب من مسؤول لديه صلاحية إدارة المسؤولين أن يمنحك هذه الصلاحية.
ذات صلة
- محاضر الاجتماعات — طبّق قالبك عند تسجيل اجتماع.
- المهام — يصبح بند الإجراء مهمةً عندما تنقر في المحضر على إنشاء مهمة (Create Task)؛ ولا يحدث ذلك تلقائيًا.