عبر قوالب محاضر الاجتماعات تحدّد بنية ثابتة تعيد استخدامها في كل مرة تنشئ فيها محضرًا. يتكوّن القالب من أقسام — مثل جدول الأعمال والقرارات والحضور والنص الحر — ترتّبها وتسمّيها بنفسك. وهكذا يتبع كل اجتماع التخطيط نفسه.
أين تجدها
الشريط الجانبي → عام → محاضر الاجتماعات → القوالب.
أنواع الأقسام
- جدول الأعمال — النقاط المطروحة للنقاش.
- القرارات — القرارات المتخذة.
- الحضور — من كان حاضرًا.
- قسم مخصّص ونص حر — لأي شيء لا يناسب الأنواع القياسية.
خطوة بخطوة: إنشاء قالب
- انقر قالب جديد.
- أعطِ القالب اسمًا ووصفًا اختياريًا (متعدد اللغات).
- أضِف أقسامًا واختر نوع كل قسم وعنوانه.
- اختياريًا أدخِل محتوى افتراضيًا يظهر مسبقًا في كل محضر.
- ضع علامة إلزامي على قسم يجب ملؤه دائمًا.
- استخدم الأسهم لضبط ترتيب الأقسام.
- احفظ.
القالب الافتراضي والإجراءات
- استخدم زر النجمة لتعيين قالب افتراضيًا؛ يُقترَح للمحاضر الجديدة.
- كرّر قالبًا كأساس لنسخة مختلفة.
- عدّل أو احذف القوالب الموجودة.
نصائح
- أبقِ القوالب قصيرة ومميّزة — واحد لكل نوع اجتماع (مجلس، لجنة، فريق).
- المحتوى الافتراضي مفيد لنقاط افتتاح أو ختام ثابتة تتكرّر كل مرة.
الأسئلة الشائعة
هل يجب استخدام قالب؟ لا، القالب اختياري — يمكنك أيضًا بناء المحضر من الصفر. لكن القالب يوفّر الوقت.
هل تتغيّر المحاضر الموجودة إذا عدّلت قالبًا؟ لا. يوفّر القالب البنية عند الإنشاء؛ تبقى المحاضر المُعَدّة سلفًا دون تغيير.
من يمكنه إدارة القوالب؟ المسؤولون أصحاب صلاحية إدارة التخطيط.
حل المشكلات
- قالب لا يظهر للمحاضر الجديدة. تحقق من حفظه ومن اختيارك وحدة المؤسسة الصحيحة.
- لا أستطيع تغيير الترتيب. استخدم الأسهم بجوار كل قسم لتحريكه لأعلى أو لأسفل.
- لا أرى صفحة القوالب. القوالب ضمن وحدة المهام: هي معطّلة لمؤسستك، أو لا تملك صلاحية إدارة التخطيط. اطلب من مسؤول رئيسي تفعيل الوحدة أو منحك الصلاحية.
ذات صلة
- محاضر الاجتماعات — طبّق قالبك عند تسجيل اجتماع.
- المهام — بنود الإجراءات من المحاضر تصل هناك.