تسجيل محاضر الاجتماعات ومشاركتها

باستخدام محاضر الاجتماعات تسجّل اجتماعًا: من حضر، وجدول الأعمال، والقرارات مع النصاب والأصوات، وبنود الإجراءات. ينتمي المحضر دائمًا إلى وحدة مؤسسة (مثل مجلس الإدارة)؛ ويُدرَج أعضاء مجلس تلك الوحدة تلقائيًا بوصفهم حاضرين.

أين تجدها

الشريط الجانبي ← إدارة المؤسسة (Organization Management) ← محاضر الاجتماعات (Meeting Minutes) ← جميع المحاضر (All Minutes). توجد القوالب تحت محاضر الاجتماعات (Meeting Minutes) ← قوالب المحاضر (Minutes Templates). في الأعلى توجد العدّادات مسودة (Draft) وقيد المراجعة (In Review) ونهائي (Finalized) والإجراءات المعلّقة (Pending Actions). وبزر العرض تبدّل بين محاضر الاجتماعات (Meeting Minutes) وبنود الإجراءات (Action Items).

من يمكنه ذلك

• صلاحية إدارة محاضر الاجتماعات (Manage meeting minutes) (manage_minutes). صلاحية إدارة التخطيط لا تمنح الوصول.
• تظهر قائمة محاضر الاجتماعات عندما تكون وحدة المهام مفعّلة؛ وهي متوفرة في جميع الباقات.
• لا ترى إلا المحاضر التي أنشأتها بنفسك أو المُدرَج فيها اسمك بوصفك حاضرًا، إلا إذا كنت الرئيس (Chairperson) لوحدة مؤسسة.
• يحق الموافقة للرئيس أو لمنشئ المحضر أو لعضو مجلس نشط في الوحدة. ليس للمعلمين وصول.

الإعداد

1. أنشئ وحدة المؤسسة (إدارة المؤسسة ← وحدات المؤسسة) وأضِف أعضاء المجلس. عيّن رئيسًا.
2. إن أردت، أنشئ قالبًا في قوالب المحاضر (Minutes Templates) واجعله القالب الافتراضي.

خطوة بخطوة: إنشاء محضر

1. انقر على محضر جديد (New Minutes)، واختر وحدة المؤسسة، وأدخِل عنوان الاجتماع (Meeting Title) والتاريخ، وقالبًا إن أردت.
2. تحقّق من الحاضرون (Attendees) (حاضر، غائب، معتذر أو بالوكالة (By proxy))؛ وأضِف مشاركًا ضيفًا باستخدام إضافة حاضر (Add Attendee).
3. أدخِل بنود جدول الأعمال، مع القرار المتّخذ (Decision made) لكل بند والأصوات مع (For) وضد (Against) وامتناع (Abstain). اضبط حدّ النصاب (Quorum threshold)؛ عندها يُظهر المحضر "تحقّق النصاب" أو "لم يتحقّق النصاب".
4. أضِف بنود إجراءات باستخدام إضافة بند إجراء (Add Action Item): الوصف والمسؤول والموعد النهائي. ترى بنود الإجراءات المفتوحة من الاجتماعات السابقة تحت الإجراءات المعلّقة من الاجتماعات السابقة (Previous Pending Actions).
5. تُحفَظ المسودة تلقائيًا كل 30 ثانية. احفظ عندما تنتهي.

خطوة بخطوة: إنشاء مهمة من بند إجراء

1. احفظ المحضر أولًا.
2. انقر عند بند الإجراء على إنشاء مهمة (Create Task). تظهر عبارة "تم ربط المهمة".
3. أصبحت المهمة الآن تحت التخطيط (Planning) ← المهام (Tasks).

لا تصبح بنود الإجراءات مهامًا تلقائيًا أبدًا، ولا حتى عند جعل المحضر نهائيًا أو عند الموافقة. أنشئ بنفسك مهمة لكل بند إجراء.

خطوة بخطوة: الموافقة والجعل نهائيًا والإرسال

1. انقر على تقديم للمراجعة (Submit for review). تصبح الحالة قيد المراجعة (In Review).
2. ينقر صاحب حق الموافقة على موافقة (Approve)؛ فتصبح الحالة فورًا نهائي (Final). أو ينقر على طلب تعديلات (Request changes) (مع ملاحظة)؛ فيعود المحضر إلى المسودة. يُظهر سجل الموافقة (Approval trail) من فعل ماذا.
3. بمجرد أن يصبح المحضر نهائي (Final)، انقر على إرسال المحضر (Send Minutes). يُرسَل البريد الإلكتروني إلى أعضاء مجلس الوحدة، وإلى كل من في قائمة المشاركين (بمن فيهم الغائبون والمعتذرون)، وإليك أنت كنسخة، لكل من لديه عنوان بريد إلكتروني صالح وبلغته الخاصة (وبالتركية إن لم تكن هناك لغة مضبوطة). تصبح الحالة مُرسَل (Sent).

الموافقة ليست إلزامية: انقر في المسودة على جعله نهائيًا (Finalize). إذا حدّدت في شاشة التعديل الإرسال عند الجعل نهائيًا (Send on finalization)، يُرسَل المحضر فورًا عند جعله نهائيًا. لا يظهر إرسال المحضر (Send Minutes) إلا في الحالة نهائي. لا يستطيع أحد تعديل المحضر المُرسَل أو حذفه. باستخدام تصدير بصيغة PDF (Export as PDF) أو تصدير بصيغة Word (Export as Word) تنزّل المحضر.

لا أراها / لا تعمل

• لا أرى قائمة محاضر الاجتماعات. تنقصك صلاحية إدارة محاضر الاجتماعات، أو وحدة المهام معطّلة.
• لا أرى محاضر أحد الزملاء. لا ترى إلا المحاضر التي أنشأتها أو التي كنت حاضرًا فيها. الرئيس يرى كل شيء.
• إنشاء مهمة لا يعمل. احفظ المحضر أولًا.
• الموافقة تُظهر رسالة خطأ. لا يحق الموافقة إلا للرئيس أو لمنشئ المحضر أو لعضو مجلس نشط في الوحدة، وفقط على المحاضر ذات الحالة قيد المراجعة.

الأسئلة الشائعة

هل تصبح بنود الإجراءات مهامًا تلقائيًا؟ لا. انقر لكل بند إجراء على إنشاء مهمة (Create Task).

هل يمكنني نسخ محضر؟ لا. يمكن نسخ القوالب فقط.

أين أرى جميع بنود الإجراءات المفتوحة؟ في عرض بنود الإجراءات (Action Items): جميع بنود الإجراءات من جميع المحاضر، مع مرشّحات مثل مفتوحة ومتأخرة وهذا الأسبوع.

هل لا يزال بإمكاني تعديل محضر مُرسَل؟ لا. تحقّق من المحضر قبل النقر على إرسال المحضر، أو اطلب الموافقة عليه أولًا.