صفحة محاضر الاجتماعات هي المكان الذي تسجّل فيه تقارير الاجتماعات — من المسودة إلى نسخة معتمدة ومُرسَلة. تسجّل الحضور وبنود جدول الأعمال والقرارات وبنود الإجراءات؛ وتظهر بنود الإجراءات هذه تلقائيًا كمهام بمجرد اعتماد المحضر. تعرض أربع بطاقات عدّاد في الأعلى عدد المسودات والمعتمدة والمُرسَلة وإجمالي بنود الإجراءات المعلّقة.
أين تجدها
الشريط الجانبي → عام → محاضر الاجتماعات → جميع المحاضر.
خطوة بخطوة: تسجيل اجتماع
- انقر محضر جديد.
- اختياريًا اختر قالبًا — يملأ مسبقًا الأقسام الثابتة (جدول الأعمال، القرارات، الحضور).
- املأ الأساسيات: العنوان والتاريخ والموقع ووحدة المؤسسة.
- أضِف الحاضرين (مستخدمين مرتبطين أو أسماء حرة) واضبط حالة حضور كل شخص.
- عالِج بنود جدول الأعمال بالنقاش وقرار اختياري.
- أضِف بنود إجراءات بمسؤول وموعد نهائي.
- يُحفَظ التقرير تلقائيًا كمسودة أثناء عملك.
الحالات والإرسال
- مسودة — أثناء إضافتك لها؛ تُحفَظ تلقائيًا.
- معتمد — عند اكتمال المحضر. من هذه اللحظة تُنشأ بنود الإجراءات كمهام في صفحة المهام.
- مُرسَل — بعد إرسال ملف PDF بالبريد إلى المستلمين؛ يُقفَل المحضر حينها ضد أي تعديل إضافي.
إن أردت، فعّل الإرسال عند الاعتماد لإرسال البريد فورًا عند الاعتماد. يمكن تصدير محضر معتمد أو مُرسَل كملف PDF.
التصفية والبحث
صفِّ حسب وحدة المؤسسة والحالة، أو ابحث في الاجتماعات السابقة عبر مربع البحث.
نصائح
- استخدم قالبًا للاجتماعات المتكررة — عندها يكون الهيكل جاهزًا.
- امنح كل بند إجراء مسؤولًا وموعدًا نهائيًا معًا، وإلا فلن يظهر كمهمة.
- لا تضع علامة معتمد إلا عندما يكون كل شيء صحيحًا؛ المحاضر المُرسَلة مقفلة.
الأسئلة الشائعة
هل أستطيع تعديل المحضر بعد الإرسال؟ لا. المحاضر المُرسَلة مقفلة كي تبقى النسخة التي رآها المستلمون مصدر الحقيقة. أنشِئ نسخة جديدة عند الحاجة.
كيف تصل بنود الإجراءات إلى المهام؟ بمجرد وضع علامة معتمد على المحضر، تُنشأ بنود الإجراءات كمهام بالموعد النهائي والمسؤول الأصليين. يمكنك أيضًا إنشاء مهمة يدويًا من بند إجراء.
من يمكنه رؤية هذه الصفحة؟ المسؤولون أصحاب صلاحية إدارة التخطيط. لا يراها المعلمون وأولياء الأمور في القائمة.
حل المشكلات
- زر الإرسال يبقى رماديًا. تحقق من تحديد مستلم واحد على الأقل وأن الحالة معتمدة.
- ملف PDF لا يصل. تحقق من صحة بريد المستلم وأن إشعارات البريد مُفعّلة لذلك المستخدم.
- بنود الإجراءات لا تظهر في المهام. تُحوَّل فقط بنود الإجراءات التي لها مسؤول وموعد نهائي معًا. أدخِل كليهما.
- لا أرى محاضر الاجتماعات في الشريط الجانبي. المحاضر ضمن وحدة المهام: هي معطّلة لمؤسستك، أو لا تملك صلاحية إدارة التخطيط. اطلب من مسؤول رئيسي تفعيل الوحدة أو منحك الصلاحية.
ذات صلة
- قوالب المحاضر — هيكل قابل لإعادة الاستخدام لاجتماعاتك.
- المهام — إجراءات متابعة ناشئة عن المحاضر.
- الفعاليات — الاجتماع نفسه يمكن أن يكون في التقويم.