اتفاقية معالجة البيانات

أُعدّت اتفاقية معالجة البيانات هذه ("الاتفاقية") وفقًا للمادة 28 من اللائحة العامة لحماية البيانات بين:

Haakje B.V.، رقم غرفة التجارة 42160038، ورقم ضريبة القيمة المضافة NL869977817B01، ومقرها هارلم، وتعمل تحت الاسم التجاري Aqlemy، ويُشار إليها فيما يلي بـ"المعالِج"؛

و

المؤسسة المسجَّلة على المنصة، ويُشار إليها فيما يلي بـ"المتحكّم"؛

ويُشار إليهما معًا بـ"الطرفين".

لماذا وُضعت هذه الاتفاقية.

يحدّد المتحكّم أغراض ووسائل معالجة البيانات الشخصية لأعضائه وطلابه وأولياء الأمور والمعلمين. ويعالج المعالِج تلك البيانات بناءً على تعليماته حصرًا. وتقتضي المادة 28(3) من اللائحة تحرير تلك العلاقة كتابةً؛ وهذه الاتفاقية هي ذلك التحرير.

متى تسري.

تسري هذه الاتفاقية بمجرد تسجيل المتحكّم على المنصة أو استخدامه لها، وتظل سارية ما دامت تلك المعالجة قائمة. ولا يلزم توقيع منفصل؛ إذ يُسجَّل القبول برقم إصدار وطابع زمني وبصمة تحقّق للنص، بالطريق نفسه الذي تُقبَل به شروط الخدمة.

ترتيب الأولوية.

تعلو هذه الاتفاقية على شروط الخدمة وعلى أي ترتيب آخر بين الطرفين، في كل ما يتعلق بمعالجة البيانات الشخصية. وهذا الترتيب غير قابل للتفاوض: فاتفاقية معالجة بيانات يمكن تنحيتها بشروط عامة لا تستوفي المادة 28. أما في سائر المسائل — السعر والمدة والتوفّر والدعم — فتسري شروط الخدمة.

الملاحق.

تشكّل ثلاثة ملاحق جزءًا لا يتجزأ من هذه الاتفاقية:

• - الملحق أ — سجل المعالجة: لكل عملية معالجة الغرض وفئات البيانات وأصحاب البيانات ومدة الحفظ (المادة 23).
• - الملحق ب — ملحق الأمن: التدابير التقنية والتنظيمية، مرتَّبة بحسب التوفّر والسلامة والسرية (المادة 24).
• - الملحق ج — المعالِجون الفرعيون والنقل: الإحالة إلى السجل الحالي وما يرد فيه لكل طرف (المادة 25).

التوافق مع المعيار القطاعي.

تتبع هذه الاتفاقية في خطوطها العامة بنية النموذج المعياري لاتفاقية معالجة البيانات الخاصة بالوسائل التعليمية الرقمية والخصوصية، وهو المعيار الشائع في التعليم الهولندي: نص رئيسي مع ملحق خصوصية وملحق أمن، وترتيب تدقيق يقوم على بيان طرف ثالث، وحكم مسؤولية لا يسمح بالتمسك بالتحديد التعاقدي في مواجهة دعوى رجوع بموجب المادة 82. ولسنا من الموقّعين على ميثاق الوسائل التعليمية الرقمية والخصوصية ولا ندّعي ذلك في أي موضع؛ وإنما تبنّينا بنيته لأنها تفي بالغرض المقصود منها.

اللغات.

تتوفّر هذه الاتفاقية بالهولندية والتركية والإنجليزية والعربية. وعند التعارض يُعتد بالنص الهولندي.

البيانات الشخصية: أي معلومات تتعلق بشخص طبيعي محدَّد الهوية أو يمكن تحديد هويته (المادة 4(1)).

المعالجة: أي عملية تُجرى على البيانات الشخصية، بما في ذلك الجمع والتسجيل والتنظيم والتخزين والتحديث والتعديل والاستعلام والاطلاع والاستخدام والإفصاح والمحو أو الإتلاف (المادة 4(2)).

المتحكّم: المؤسسة التي تستخدم المنصة وتحدّد أغراض ووسائل معالجة البيانات الشخصية لأعضائها وطلابها وأولياء الأمور والمعلمين.

المعالِج: Haakje B.V.، العاملة باسم Aqlemy، التي تعالج البيانات الشخصية بالنيابة عن المتحكّم.

المعالِج الفرعي: طرف ثالث يستعين به المعالِج لمعالجة البيانات الشخصية بالنيابة عن المتحكّم.

صاحب البيانات: الشخص الطبيعي الذي تتعلق به البيانات الشخصية.

انتهاك البيانات: خرق أمني يؤدي عرضًا أو بصورة غير مشروعة إلى إتلاف البيانات الشخصية المرسَلة أو المخزَّنة أو المعالَجة بأي شكل آخر أو فقدها أو تعديلها أو الإفصاح عنها أو الوصول إليها دون تصريح (المادة 4(12)).

حادث أمني: واقعة تمسّ الأمن دون أن يثبت أن بيانات شخصية معنية بها. وليس كل حادث أمني انتهاكًا للبيانات.

السلطة الرقابية: هيئة حماية البيانات الهولندية (Autoriteit Persoonsgegevens)، أو السلطة المختصة في دولة عضو أخرى.

المنصة: منصة الإدارة التي يشغّلها المعالِج، بما فيها بوابة الإدارة وتطبيقات الهاتف وصفحات المؤسسة العامة وشاشات المعلومات.

الاتفاقية الأساسية: اتفاقية الخدمة بين الطرفين، وتتكوّن من الطلب أو التسجيل وشروط الخدمة.

الملحق: ملحق بهذه الاتفاقية، على النحو المذكور في المادة 1.

كتابةً: على الورق أو بالوسائل الإلكترونية، بما في ذلك البريد الإلكتروني والإشعار داخل بوابة الإدارة، شريطة إمكانية حفظ المحتوى وإعادة إنتاجه.

يوم عمل: من الاثنين إلى الجمعة، باستثناء العطل الرسمية المعترف بها عمومًا في هولندا.

الموضوع.

يعالج المعالِج البيانات الشخصية في إطار استخدام المتحكّم للمنصة، وذلك فقط بالقدر اللازم لتنفيذ الاتفاقية الأساسية.

طبيعة المعالجة.

• - الجمع والتسجيل والتنظيم والتخزين الرقمي للبيانات التي يُدخِلها المتحكّم أو مستخدموه.
• - عرض تلك البيانات وإدارتها عبر بوابة الإدارة وتطبيقات الهاتف والصفحات العامة.
• - إرسال البريد الإلكتروني والإشعارات الفورية والإشعارات داخل التطبيق بالنيابة عن المتحكّم.
• - معالجة معلومات الدفع الخاصة بالمدفوعات التي يحصّلها المتحكّم من أعضائه، عبر مزوّد خدمات الدفع الخاص به.
• - إنشاء النسخ الاحتياطية واستعادتها.
• - إنتاج التقارير وعمليات التصدير بناءً على طلب المتحكّم.
• - تسجيل الأحداث الأمنية وتحذير المستخدمين عند تسجيل دخول غير معتاد.
• - اختياريًا، وفقط حين يفعّل المتحكّم تلك الوظيفة: النشر على وسائل التواصل، والمزامنة مع خدمة تسويق بريدي، والتلخيص والتحليل بدعم الذكاء الاصطناعي.
• - الإجابة عن أسئلة الاستخدام من الدليل (مساعد الدليل)، وإعداد مسودات الردود على طلبات الدعم، والترجمة الآلية للنصوص، بالنموذج اللغوي على أجهزة المعالِج (انظر الملحق أ، أ14).

غرض المعالجة.

تقديم الخدمات الموصوفة في الاتفاقية الأساسية: سجلات الأعضاء والتعليم، والتواصل، والسجلات المالية، والنشر، وما يلزم لذلك من أمن واستمرارية. والأغراض الدقيقة لكل معالجة مبيَّنة في الملحق أ.

ما لا يفعله المعالِج بالبيانات صراحةً.

• - لا استخدام لأغراض المعالِج الخاصة.
• - لا إفصاح لأطراف ثالثة، عدا المعالِجين الفرعيين في الملحق ج أو بموجب التزام قانوني.
• - لا استخدام لتدريب النماذج اللغوية أو غيرها أو ضبطها أو تقييمها.
• - لا تنميط لأصحاب البيانات ولا استخدام لأغراض إعلانية.
• - لا دمج لبيانات متحكّمين مختلفين.
• - لا بيع للبيانات الشخصية بأي صورة.

المدة.

تسري هذه الاتفاقية ما دام المعالِج يعالج بيانات شخصية بالنيابة عن المتحكّم، وفي جميع الأحوال طوال مدة الاتفاقية الأساسية. انظر المادتين 20 و18.

يمكن معالجة فئات البيانات الشخصية التالية. وما يُعالَج فعلًا في حالة بعينها يتوقّف على الباقة المختارة وعلى الوحدات التي يستخدمها المتحكّم وعلى ما يُدخِله بنفسه. ويفصّل الملحق أ ذلك لكل معالجة، مع الغرض ومدة الحفظ.

بيانات الهوية: الاسم الأول واسم العائلة، وتاريخ الميلاد، ومكان الميلاد، والجنس. بيانات الاتصال: البريد الإلكتروني، ورقم الهاتف، والعنوان، والرمز البريدي، والمدينة. بيانات الحساب: الدور، وتفضيل اللغة، وتفضيلات الإشعارات، والتحقق بخطوتين، وكلمة المرور المجزَّأة. البيانات التعليمية: رقم الطالب، والصف، والمجموعة، والقسم، والعام الدراسي، والواجبات، والدرجات، ونتائج الامتحانات، والحضور والغياب مع السبب، وبنود التقدّم، وملاحظات الملف، والملاحظات، والشهادات. بيانات الأسرة: أسماء أولياء الأمور والأوصياء وبيانات اتصالهم، وعنوان الأسرة، والربط بين ولي الأمر والطالب، وبيانات الاتصال في الطوارئ. بيانات العضوية: رقم العضوية ونوعها وحالتها، وتاريخا البدء والانتهاء، ومبلغ الاشتراك، وسجل المدفوعات، والبنود المستحقة، والمنصب في المجلس أو اللجنة. البيانات المالية: المبالغ والتواريخ ووسيلة الدفع وحالته؛ وقيود دفتر الصندوق، والفواتير، ومطالبات المصروفات، والتبرعات، والمِنَح. وتبقى أرقام الحسابات الكاملة وبيانات البطاقات لدى مزوّد خدمات الدفع الخاص بالمتحكّم ولا تُخزَّن على المنصة. بيانات التواصل: رسائل المحادثة والمشاركون فيها، والإعلانات، والفعاليات، والنشرات وقوائم المستلمين، والشكاوى والبلاغات، وطلبات الدعم. البيانات التقنية والأمنية: عنوان IP (مشفَّر)، ومعلومات الجهاز والمتصفح، وعمليات الدخول والمحاولات الفاشلة، ورمز الجهاز للإشعارات، وسجل النشاط. الحقول المخصَّصة: حقول يُعدّها المتحكّم بنفسه، بما يسجّله فيها.

الفئات الخاصة من البيانات الشخصية.

المنصة غير مهيّأة لمعالجة الفئات الخاصة من البيانات الشخصية المشار إليها في المادة 9، ولا توفّر لها حقولًا محدَّدة ولا ضمانات إضافية. وإذا سجّل المتحكّم مع ذلك بيانات كهذه — مثلًا في حقل نصّي حر أو حقل مخصَّص — فإنه يفعل ذلك على مسؤوليته وعليه أن يملك بنفسه أساس استثناء صحيحًا. ويؤمّن المعالِج تلك البيانات بالتدابير نفسها المطبَّقة على سائر البيانات، لا بتدابير إضافية.

وثمة صورتان تستحقّان الانتباه. فالانتساب إلى مؤسسة ذات غاية دينية قد يكون في سياقه بيانًا عن الدين؛ ويستند المتحكّم لذلك عادةً إلى المادة 9(2)(د). وسبب غياب يحيل إلى الصحة هو بيان صحي؛ وتوفّر المنصة لذلك حقل حالة واحدًا لا سجلًا طبيًا.

بيانات القاصرين.

يتعلق جزء كبير من البيانات المعالَجة بقاصرين. ويدرك الطرفان أن ذلك ينطوي على خطر متزايد بمفهوم المادة 35(3)، وأن المتحكّم قد يكون لذلك ملزَمًا على نحو أيسر بإجراء تقييم لأثر حماية البيانات. وتنظّم المادة 14 المساعدة في ذلك.

تتعلق البيانات الشخصية المعالَجة بفئات أصحاب البيانات التالية:

• - الطلاب والمتدربون، بمن فيهم القاصرون.
• - أولياء الأمور ومقدّمو الرعاية والأوصياء. ويمكن ربط عدة حسابات أولياء أمور بطالب واحد؛ ولهم حقوق متساوية.
• - أعضاء المؤسسة.
• - المعلمون والمدرّبون والمشرفون.
• - المسؤولون وأعضاء المجلس في المؤسسة.
• - جهات الاتصال في الطوارئ التي يذكرها صاحب البيانات.
• - المتبرعون وأصحاب الهبات الدورية.
• - جهات الاتصال لدى المعلنين، حين يبيع المتحكّم مساحة إعلانية عبر المنصة.
• - مستلمو النشرات والإعلانات الذين يسجّلهم المتحكّم.
• - زوّار الصفحات العامة للمتحكّم، بقدر ما تُعالَج هناك بيانات شخصية.

ما لا تشمله هذه الاتفاقية.

لا يخضع شخص الاتصال والمسؤولون لدى المتحكّم لهذه الاتفاقية بقدر ما يتعلق الأمر بالعلاقة التجارية مع المعالِج (الفوترة والمراسلات والدعم): فالمعالِج هو المتحكّم في ذلك. وينطبق الأمر نفسه على سجلات الأمن والنظام لدى المعالِج وعلى زوّار موقعه. وهذه المعالجات موصوفة في سياسة الخصوصية الخاصة بالمعالِج.

بناءً على التعليمات حصرًا.

يعالج المعالِج البيانات الشخصية بناءً على تعليمات المتحكّم الموثَّقة فقط، ما لم يُلزِمه حكم من قانون الاتحاد أو قانون دولة عضو بالمعالجة. وفي تلك الحالة يُعلم المعالِج المتحكّم قبل المعالجة، ما لم يحظر ذلك القانون هذا الإعلام لأسباب مهمة تتعلق بالمصلحة العامة.

ما يُعدّ تعليمات.

تتألف تعليمات المتحكّم من:

• - هذه الاتفاقية، بما فيها الملحق أ؛
• - الاتفاقية الأساسية؛
• - التهيئة التي يسجّلها المتحكّم بنفسه في بوابة الإدارة: أي الوحدات مفعّلة، وأي الروابط مشغّلة، وأي الصلاحيات مُنحت لأي الأدوار، وأي الحقول المخصَّصة موجودة، وإلى أي جمهور تُوجَّه الرسائل. وتلك التهيئة تعليمات بمفهوم هذه المادة؛ وينفّذها المعالِج دون تقييم مضمونها.
• - التعليمات الكتابية الإضافية التي يصدرها المتحكّم عبر بيانات الاتصال الواردة في المادة 26.

واجب الإبلاغ عن تعليمة غير مشروعة.

إذا رأى المعالِج أن تعليمةً تخالف اللائحة أو حكمًا آخر لحماية البيانات في الاتحاد أو في دولة عضو، أعلم المتحكّم بذلك دون تأخير (المادة 28(3)، الجملة الأخيرة). ويجوز للمعالِج تعليق تنفيذ تلك التعليمة حتى تُؤكَّد أو تُعدَّل. ولا ينشئ هذا الواجب التزامًا عامًا بالفحص: فالمعالِج لا يقيّم من تلقاء نفسه ما إذا كانت كل معالجة يهيّئها المتحكّم مشروعة، وليس في وسعه ذلك.

تعليمات إضافية خارج الخدمة القياسية.

التعليمة التي لا يمكن تنفيذها منطقيًا ضمن الوظائف القياسية للمنصة ينفّذها المعالِج بقدر ما يكون ذلك ممكنًا تقنيًا وتنظيميًا. وإذا تطلّب ذلك جهدًا معتبَرًا تشاور الطرفان مسبقًا بشأن التنفيذ وبشأن أي أجر. ولا يرفض المعالِج تعليمة لأسباب تتعلق بالتكلفة دون ذلك التشاور.

لا أغراض خاصة.

لا يعالج المعالِج البيانات الشخصية لأغراضه الخاصة. وتخرج عن ذلك إحصاءات الاستخدام المجمَّعة عن عمل المنصة التي لا يمكن ردّها إلى شخص أو مؤسسة؛ فهي ليست بيانات شخصية.

التدابير الأمنية ليست غرضًا خاصًا.

يحدّد المعالِج ويتّخذ بنفسه التدابير الأمنية اللازمة للامتثال للمادة 32، بما في ذلك تسجيل عمليات الدخول وتحذير المستخدمين عند تسجيل دخول غير معتاد. وبالنسبة لتلك المعالجة تحديدًا يحدّد المعالِج الأغراض والوسائل ويتصرّف بوصفه متحكّمًا؛ وهي لا تخدم إلا أمن المنصة ولا تُستخدَم أبدًا لغرض آخر.

يلتزم المعالِج بما يلي (المادة 28(3)):

أ) التقيّد بالتعليمات. على النحو المبيَّن في المادة 6.

ب) السرية. على النحو المبيَّن في المادة 8.

ج) الأمن.

يتّخذ المعالِج تدابير تقنية وتنظيمية مناسبة على النحو المشار إليه في المادة 32. وهذه التدابير موصوفة في المادة 11، وبصورة كاملة وقابلة للتحقّق في الملحق ب.

د) المعالِجون الفرعيون.

لا يستعين المعالِج بأي معالِج فرعي دون الإذن الكتابي العام الوارد في المادة 10، ويفرض على كل معالِج فرعي الالتزامات نفسها المفروضة عليه في هذه الاتفاقية.

هـ) المساعدة في حقوق أصحاب البيانات. على النحو المبيَّن في المادة 13.

و) المساعدة في الالتزامات الواردة في المواد 32 إلى 36. على النحو المبيَّن في المواد 11 و12 و14.

ز) التدقيق وإثبات الامتثال. على النحو المبيَّن في المادة 16.

ح) الحذف أو الإعادة بعد الانتهاء. على النحو المبيَّن في المادة 18.

وإضافةً إلى ذلك، وليس استنادًا إلى المادة 28 بل التزامًا من المعالِج:

ط) الفصل بين المؤسسات.

بيانات كل متحكّم مفصولة منطقيًا عن بيانات غيره. ويُفرَض هذا الفصل في كل استعلام لا في العرض فحسب.

ي) تسجيل يستطيع المتحكّم الاطلاع عليه بنفسه.

تُسجَّل الإجراءات في بوابة الإدارة في سجل نشاط يستطيع المتحكّم الاطلاع عليه والبحث فيه وتصديره بنفسه دون تدخّل المعالِج. وتُحفَظ القيود المتعلقة بالأمن — تسجيل الدخول، والحذف، وتغيير الصلاحيات، والتصدير، وإظهار البيانات المقنّعة، وكل تغيير في موافقة — بلا حدّ زمني. وهذه الإمكانية موجودة ليتمكّن المتحكّم من أداء مهمة الرقابة الخاصة به.

ك) لا اطلاع بلا سبب.

لا يطّلع المعالِج على مضمون الرسائل أو الملفات أو السجلات المالية إلا لمعالجة عُطل أو تنفيذ تعليمة أو الامتثال لالتزام قانوني، ويقتصر على ما هو ضروري.

ل) الإخطار بالتغييرات التي تمسّ المعالجة.

إذا أجرى المعالِج تغييرًا على المنصة يؤدي إلى توسيع فئات البيانات الشخصية المعالَجة أو إلى غرض جديد، أعلم المتحكّم بذلك مسبقًا وبلغة مفهومة وحدّث الملحق أ. وأي وظيفة جديدة تعالج بيانات شخصية تكون معطَّلة افتراضيًا حتى يفعّلها المتحكّم.

م) التعاون عند طلب من جهة رسمية.

إذا تلقّى المعالِج طلبًا من جهة تحقيق أو رقابة يتعلق ببيانات المتحكّم، فحص الأساس والاختصاص، ولم يقدّم أكثر ممّا هو مطلوب، وأعلم المتحكّم مسبقًا — ما لم يحظر القانون ذلك.

السرية.

يحافظ المعالِج على سرية البيانات الشخصية التي يعالجها بالنيابة عن المتحكّم، ولا يستخدمها إلا لتنفيذ هذه الاتفاقية. ويستمر هذا الالتزام بعد انتهاء الاتفاقية وهو غير محدود بزمن.

الأشخاص الذين لديهم وصول.

يضمن المعالِج أن الأشخاص المخوَّلين بمعالجة البيانات الشخصية قد التزموا بالسرية أو يخضعون لالتزام قانوني مناسب بالسرية، وأنهم لا يصلون إلا إلى البيانات التي يحتاجونها لأداء مهامهم.

النطاق والوصول.

المعالِج منشأة صغيرة. ولذلك فإن عدد الأشخاص الذين لديهم وصول إلى بيئة الإنتاج محدود جدًا، وهو ما يمثّل ميزة من زاوية الأمن. ويعني ذلك أيضًا أن التدابير المصمَّمة لمؤسسة كبيرة — الفصل بين التطوير والتشغيل، ومسؤول مستقل لأمن المعلومات، وبرنامج تدقيق داخلي دوري — غير موجودة بتلك الصورة. ويصف الملحق ب لكل فئة ما هو موجود وأين يقع الحد، حتى لا يفترض المتحكّم تدابير غير قائمة.

عند الاستعانة بموظفين أو مساعدين.

إذا استعان المعالِج بموظفين أو عاملين مستقلين أو مساعدين يحصلون على وصول إلى بيانات شخصية، فرض عليهم كتابةً السرية نفسها والتزامات الأمن نفسها، ومنحهم الوصول فقط بالقدر والمدة اللازمين.

الوصول إلى بيئة الإنتاج.

يتم الوصول إلى بيئة الإنتاج لمعالجة عُطل أو تنفيذ تعليمة أو إجراء صيانة. وبقدر ما يجري ذلك الوصول عبر بوابة الإدارة، يُسجَّل في سجل النشاط الذي يستطيع المتحكّم الاطلاع عليه بنفسه. أما الوصول على مستوى الخادم — مثلًا لاستعادة نسخة احتياطية — فيقع خارج ذلك السجل؛ ويُبلغ المعالِج المتحكّم بمثل ذلك الإجراء حين يُطلَع على بياناته أو تُعدَّل أثناءه.

يلتزم المتحكّم بما يلي:

الأساس القانوني.

يملك أساسًا قانونيًا صحيحًا لكل معالجة يُجريها عبر المنصة (المادة 6، وعند الاقتضاء المادة 9)، ولا يزوّد المعالِج ببيانات شخصية لا يحقّ له تزويده بها.

واجب إعلام أصحاب البيانات.

يُعلم أعضاءه وطلابه وأولياء الأمور والمعلمين بالمعالجة وفقًا للمادتين 13 و14. وتصف سياسة الخصوصية الخاصة بالمعالِج المعالجة على المنصة، لكنها لا تحلّ محل واجب الإعلام الخاص بالمتحكّم: فعليه أن يوضّح بنفسه فيمَ يستخدم هو البيانات.

الموافقة حيث تلزم.

حيث تقوم المعالجة على الموافقة — ولا سيما نشر المواد المصوَّرة ومشاركتها — يؤمّن موافقة صحيحة، وموافقة أو تفويض أحد الوالدين أو الوصي للأطفال دون السادسة عشرة (المادة 8 من اللائحة، والمادة 5 من قانون التنفيذ الهولندي). وتفرض المنصة ذلك الحد وتفترض السيناريو الأكثر أمانًا عند جهل تاريخ الميلاد، غير أن مسؤولية الموافقة ذاتها تبقى عليه.

تعليمات واضحة.

يقدّم تعليمات واضحة وموثَّقة، ويُبقي التهيئة في بوابة الإدارة — الأدوار والصلاحيات والروابط والجماهير والحقول المخصَّصة — محدَّثة ومتّسقة مع ما يحقّ له معالجته.

الدقة والتقليل.

يضمن دقة البيانات التي يُدخِلها، ولا يُدخِل بيانات أكثر ممّا يلزم لغرضه. ويحرص بوجه خاص على ألا تُستخدَم الحقول النصية الحرة والحقول المخصَّصة لبيانات لا تنتمي إليها.

إدارة الوصول.

يمنح الصلاحيات على أساس الحاجة إلى المعرفة، ويلغي حسابات الموظفين المغادرين في الوقت المناسب، ويحرص على عدم مشاركة بيانات الدخول.

مدد الحفظ.

يحدّد المدة التي يجب حفظ البيانات المعالَجة على المنصة خلالها ويطبّق تلك المدد. ولا يحذف المعالِج تلك البيانات من تلقاء نفسه؛ انظر المادة 17.

طلبات أصحاب البيانات.

يعالج طلبات أصحاب البيانات. ويقدّم المعالِج المساعدة وفقًا للمادة 13.

تقييم الأثر.

يقيّم ما إذا كان تقييم أثر حماية البيانات مطلوبًا (المادة 35). ونظرًا لطبيعة البيانات — بما فيها بيانات قاصرين على نطاق قد يكون واسعًا — فذلك احتمال واقعي. ويقدّم المعالِج المساعدة وفقًا للمادة 14.

واجب الإبلاغ الخاص به.

يبلّغ بنفسه عن انتهاك البيانات إلى السلطة الرقابية وإلى أصحاب البيانات عند الاقتضاء. ويوفّر المعالِج المعلومات لذلك وفقًا للمادة 12.

سجل المعالجة الخاص به.

يحتفظ بسجل أنشطة المعالجة الخاص به (المادة 30(1)). والملحق أ بهذه الاتفاقية يهدف إلى تمكينه من ملء ذلك السجل بالنسبة للجزء الذي يمرّ عبر المنصة، لكنه لا يحلّ محله.

إذن كتابي عام.

يمنح المتحكّم بموجب هذه الوثيقة إذنًا كتابيًا عامًا بالاستعانة بمعالِجين فرعيين، على النحو المشار إليه في المادة 28(2).

السجل هو القائمة الملزِمة.

القائمة الحالية للمعالِجين الفرعيين — مع بيان الغرض وفئات البيانات والبلد وأساس النقل لكل طرف — منشورة على:

aqlemy.com/ar/subprocessors

وتلك القائمة هي التعداد الوحيد والملزِم. ولم تُثبَّت هنا أسماء عن قصد: فالتعداد الثابت في نص عقدي يتخلّف حتمًا عن الواقع، بينما الإذن الذي يمنحه المتحكّم يتعلق تحديدًا بتلك القائمة. ويحمل السجل رقم إصدار خاصًا به.

ما يبيّنه السجل لكل طرف.

الاسم، والدور، والغرض من الاستعانة، وفئات البيانات الشخصية التي تذهب إلى ذلك الطرف، وبلد المقر والمعالجة، وأساس النقل خارج المنطقة الاقتصادية الأوروبية، وما إذا كان الرابط اختياريًا. وفي الرابط الاختياري: إن كان معطَّلًا في بيئة المتحكّم فلا تذهب إليه بيانات.

التغيير: الإخطار والاعتراض.

• - يُعلم المعالِج المتحكّم قبل تاريخ السريان بـستة أسابيع على الأقل بنيّة إضافة معالِج فرعي أو استبداله، بالبريد الإلكتروني إلى المسؤولين وبإشعار في بوابة الإدارة.
• - ويجوز للمتحكّم الاعتراض كتابةً ومسبَّبًا خلال تلك الأسابيع الستة.
• - وعند الاعتراض يتشاور الطرفان. فإن لم يُفضِ ذلك إلى حل — كطرف بديل أو تعطيل الوظيفة المعنية — جاز للمتحكّم إنهاء الاتفاقية الأساسية اعتبارًا من تاريخ سريان التغيير، دون تكلفة ومع احتفاظه بحقه في التصدير وفق المادة 18.
• - ولا ينفّذ المعالِج التغيير بالنسبة للمؤسسة المعترِضة ما دام التشاور جاريًا، بقدر ما يكون ذلك ممكنًا تقنيًا.

استثناء الحالة العاجلة.

إذا كان التغيير لازمًا لدرء خطر أمني أو خطر على الاستمرارية عاجل — مثلًا لأن معالِجًا فرعيًا قائمًا أوقف خدمته أو تعرّض لحادث خطير — جاز للمعالِج تنفيذه مباشرةً ويُعلم المتحكّم دون تأخير لاحقًا مع بيان الأسباب. ويظل حق الاعتراض قائمًا.

الالتزامات تجاه المعالِج الفرعي.

يفرض المعالِج على كل معالِج فرعي بموجب عقد التزامات لحماية البيانات توفّر مستوى حماية مكافئًا على الأقل لما هو مفروض عليه في هذه الاتفاقية (المادة 28(4)). ويتم ذلك عمليًا بقبول اتفاقية معالجة البيانات المعيارية لذلك الطرف، وقد تكون مصاغة في بعض النقاط على نحو مختلف عن هذه الاتفاقية — كمهلة إبلاغ مختلفة عند انتهاك البيانات، أو ترتيب تدقيق خاص بها. ويقيّم المعالِج لكل معالِج فرعي ما إذا كان مستوى الحماية مكافئًا، ويبقى مسؤولًا بالكامل تجاه المتحكّم عن تصرّف ذلك الطرف. وعند الطلب يقدّم صورًا من الفقرات ذات الصلة، أو بيانًا بأن تلك الالتزامات مسجَّلة وكيفية تسجيلها.

ليس كل طرف في السجل معالِجًا فرعيًا.

يحدّد عدد من الأطراف بنفسه أغراض ووسائل معالجات معيّنة، ويتصرّف بهذا القدر بوصفه متحكّمًا مستقلًا. ولا توجد مع هذا الطرف اتفاقية بموجب المادة 28 ولا يمكن أن توجد؛ إذ تسري شروطه وأساسه القانوني. ويبيّن السجل لكل طرف الدور الذي يؤديه: معالِج، أو معالِج له إضافةً إلى ذلك مسؤولية خاصة، أو متحكّم مستقل، أو لا توجد علاقة معالجة. وحيث يكون الطرف متحكّمًا مستقلًا، يقيّم المتحكّم بنفسه ما إذا كان يريد ذلك الإفصاح وعلى أي أساس؛ ويجعل المعالِج مثل هذا الربط اختياريًا حيثما أمكن ليتسنّى تعطيله.

المسؤولية.

يبقى المعالِج مسؤولًا بالكامل تجاه المتحكّم عن وفاء المعالِج الفرعي بالتزاماته.

ما ليس معالِجًا فرعيًا.

يبيّن السجل أيضًا صراحةً ما لا يُسنِده المعالِج إلى الغير: تحديد الموقع من عنوان IP يتم بملف على خادمه، وقاعدة البيانات تعمل على الخادم نفسه الذي يعمل عليه التطبيق، والنموذج اللغوي وراء وظائف الذكاء الاصطناعي يعمل على أجهزته. وهذه إذن ليست معالِجين فرعيين، ولا تخرج بيانات بهذا الطريق.

يتّخذ المعالِج تدابير تقنية وتنظيمية مناسبة وفقًا للمادة 32، مع مراعاة أحدث ما وصلت إليه التقنية وتكاليف التنفيذ وطبيعة المعالجة ونطاقها وسياقها وأغراضها، فضلًا عن المخاطر على حقوق أصحاب البيانات وحرياتهم. والوصف الكامل المفصَّل لكل فئة وارد في الملحق ب. وباختصار:

التشفير.

• - تمرّ كل حركة البيانات إلى المنصة عبر TLS.
• - تُخزَّن بيانات الاتصال وسائر الحقول الحساسة المحدَّدة مشفَّرة بخوارزمية AES-256-CBC. ويُحفَظ المفتاح خارج شفرة البرنامج.
• - تُجزَّأ كلمات المرور باستخدام bcrypt ولا يمكن قراءتها.
• - تُشفَّر النسخ الاحتياطية قبل مغادرتها الخادم.

صراحةً: هذا ليس تشفيرًا شاملًا لقاعدة البيانات. فالحقول المحدَّدة وحدها تُخزَّن مشفَّرة. أما أسماء الطلاب والدرجات والغيابات ومحتوى الرسائل فمخزَّنة نصًا عاديًا في قاعدة البيانات، على قرص مشفَّر خلف خادم محمي. ولا يوجد تشفير طرف إلى طرف: فالمتحكّم يستطيع الاطلاع على البيانات، والمعالِج يستطيع ذلك تقنيًا أيضًا، وإلا تعذّر تقديم الخدمة. ويصف المعالِج ذلك على هذا النحو لأن تصويرًا خاطئًا للتشفير سيعوق المتحكّم في تقييمه للمخاطر وسيؤدي عند وقوع انتهاك إلى إبلاغ غير دقيق.

ضبط الوصول.

• - فصل منطقي لكل مؤسسة، يُفرَض في كل استعلام.
• - وصول قائم على الأدوار بنموذج صلاحيات دقيق داخل المؤسسة.
• - المعلمون يرون صفوفهم وطلابهم فقط.
• - التحقق بخطوتين متاح للمسؤولين.
• - سياسة كلمات المرور: 8 محارف على الأقل مع حرف كبير وحرف صغير ورقم وعلامة ترقيم؛ وتُرفَض كلمات المرور الشائعة والتسلسلات الرقمية المتتابعة.
• - محاولات تسجيل الدخول محدودة بعشر محاولات كل ربع ساعة لكل عنوان IP. ولا يوجد قفل للحساب؛ فذلك يمكن أن يُساء استخدامه لإقصاء مستخدم.
• - يمكن إلغاء الجلسات لكل مستخدم؛ وتغيير كلمة المرور أو الإلغاء الصريح ينهي جميع الجلسات القائمة.

الكشف والتسجيل.

• - تُسجَّل عمليات الدخول والمحاولات الفاشلة والأجهزة غير المعروفة وتغييرات كلمة المرور أو التحقق بخطوتين، ويُحذَّر المستخدم المعني.
• - تحديد الموقع من عنوان IP يتم محليًا؛ ولا يذهب أي عنوان IP إلى خدمة خارجية.
• - تُسجَّل الإجراءات في بوابة الإدارة في سجل نشاط يستطيع المتحكّم الاطلاع عليه بنفسه.
• - تُسجَّل الأخطاء وقياسات النظام وتُحفَظ 30 يومًا.

البنية التحتية.

• - الاستضافة داخل الاتحاد الأوروبي؛ وقاعدة البيانات تعمل على الخادم نفسه الذي يعمل عليه التطبيق.
• - تحدّ سياسة أمن المحتوى ممّا يمكن تحميله في المتصفح.
• - تُحدَّث التبعيات دوريًا في مواجهة الثغرات المعروفة.
• - ويتولّى مزوّد الاستضافة الأمن المادي لمركز البيانات.

الاستمرارية.

• - نسخ احتياطي يومي لقاعدة البيانات والملفات، مشفَّر ومخزَّن في منطقة غير منطقة بيئة الإنتاج.
• - الحفظ: 7 لقطات يومية و4 أسبوعية و12 شهرية، إلى جانب صورة نظام يومية من مزوّد الاستضافة يُحتفظ بها 7 أيام.
• - الحد الأقصى لفقدان البيانات عند وقوع كارثة: 24 ساعة. وزمن الاستعادة المستهدف بعد فقدان كامل للخادم: من ساعة إلى ثلاث ساعات. ولا يوجد خادم احتياطي يتولّى المهمة تلقائيًا.

التقييم.

يقيّم المعالِج التدابير المتخذة دوريًا ويشدّدها حيثما اقتضت المتطلبات أو التطورات التقنية ذلك. ويؤمّن المتحكّم من جانبه تدابير مناسبة لديه؛ فالمادة 32 تخاطب الطرفين معًا.

ما يقوم عليه الأمن.

على التدابير المذكورة أعلاه وعلى الملحق ب، لا على شهادة خارجية. فالمعالِج لا يحمل شهادة ISO 27001 ولا تقرير SOC 2 ولا يُجري اختبار اختراق خارجيًا دوريًا. ويبيّن الملحق ب ذلك لكل فئة، ليتمكّن المتحكّم من بناء تقييمه للمخاطر على معلومات صحيحة وليعرف السبيل المتاح للتحقّق من الامتثال: ترتيب التدقيق الوارد في المادة 16.

مهلة الإبلاغ.

يُعلم المعالِج المتحكّم دون تأخير لا مبرر له وفي جميع الأحوال خلال 48 ساعة بعد علمه بانتهاك بيانات يتعلق ببيانات المتحكّم. وقد اختيرت هذه المهلة بحيث يبقى المتحكّم بمريح داخل مهلته البالغة 72 ساعة للإبلاغ إلى السلطة الرقابية (المادة 33(1)).

وإذا لم يوجد سوى اشتباه، فلا ينتظر المعالِج نتيجة التحقيق: بل يبلّغ بالاشتباه بالمعلومات المتاحة في تلك اللحظة ويستكملها فور توفّر المزيد. والإبلاغ على مراحل مسموح؛ أما الصمت حتى تكتمل الصورة فلا.

مضمون الإبلاغ.

يتضمّن الإبلاغ، بقدر المعلوم:

• - طبيعة الانتهاك، وما إذا كان يتعلق بقراءة البيانات أو نسخها أو تعديلها أو حذفها أو الاستيلاء عليها؛
• - الوقت أو الفترة التي وقع فيها الانتهاك، ووقت اكتشافه؛
• - كيف اكتُشف؛
• - السبب المرجّح؛
• - فئات البيانات الشخصية ومجموعات أصحاب البيانات المعنية، والعدد التقديري لأصحاب البيانات والسجلات؛
• - ما إذا كانت البيانات المعنية مشفَّرة أو مجزَّأة أو غير مقروءة بأي شكل آخر؛
• - ما إذا كان الأمر يتعلق بفئات خاصة أو ببيانات ذات طبيعة حساسة، بما فيها بيانات القاصرين أو بيانات الوصول أو الهوية أو البيانات المالية أو التحصيل الدراسي؛
• - العواقب المحتملة على المتحكّم وعلى أصحاب البيانات، مع تقدير للمخاطر حيثما أمكن؛
• - التدابير المتخذة لإنهاء الانتهاك والحدّ من عواقبه، والمقترحة لمنع تكراره؛
• - اسم جهة الاتصال لدى المعالِج وبياناتها.

الخطر المرتفع.

إذا وُجد اشتباه في أن الانتهاك يُرجَّح أن ينطوي على خطر مرتفع على حقوق الأشخاص الطبيعيين وحرياتهم (المادة 34(1))، ذكر المعالِج ذلك صراحةً ليتمكّن المتحكّم من إعداد بلاغه إلى أصحاب البيانات.

من يبلّغ من.

الإبلاغ إلى السلطة الرقابية وإلى أصحاب البيانات عند الاقتضاء مهمة المتحكّم. ولا يقوم المعالِج بذلك الإبلاغ نيابةً عنه، ما لم يتفق الطرفان كتابةً على خلافه. ويقدّم المعالِج المساعدة اللازمة لإتمام الإبلاغ، وعند الطلب مسوّدة وصف للحادثة.

الحوادث الأمنية التي ليست انتهاكًا للبيانات.

يُعلم المعالِج المتحكّم خلال خمسة أيام عمل بحادث أمني ليس انتهاكًا للبيانات لكنه قد يكون ذا صلة به — مثل هجوم ناجح على التوفّر، أو ثغرة استُغلّت دون الاطلاع على بيانات — بالانفتاح نفسه.

التسجيل.

تُقيَّد جميع انتهاكات البيانات والحوادث الأمنية لدى المعالِج في سجل حوادث مع الوقائع والعواقب والتدابير التصحيحية المتخذة، حتى وإن لم يلزم الإبلاغ إلى السلطة الرقابية (المادة 33(5)). وهذا السجل متاح لاطلاع المتحكّم عند الطلب بقدر ما يخصّه.

جهة الاتصال.

تُوجَّه البلاغات عن انتهاك بيانات أو حادث أمني إلى legal@aqlemy.com، بنسخة إلى support@aqlemy.com. ويحتفظ المتحكّم في بوابة الإدارة بعنوان بريد إلكتروني محدَّث يمكنه تلقّي البلاغ عليه.

التكاليف.

يتفق الطرفان بصورة معقولة على توزيع التكاليف المرتبطة بالوفاء بواجبات الإبلاغ. ولا يتقاضى المعالِج تكاليف عن المساعدة التي يقدّمها بموجب هذه المادة.

يساعد المعالِج المتحكّم بتدابير تقنية وتنظيمية مناسبة في الوفاء بواجبه في الاستجابة لطلبات أصحاب البيانات بموجب الفصل الثالث من اللائحة:

• - الحق في الإعلام (المادتان 13-14)
• - حق الاطلاع (المادة 15)
• - الحق في التصحيح (المادة 16)
• - الحق في المحو (المادة 17)
• - الحق في تقييد المعالجة (المادة 18)
• - واجب الإخطار عند التصحيح أو المحو أو التقييد (المادة 19)
• - الحق في قابلية نقل البيانات (المادة 20)
• - حق الاعتراض (المادة 21)
• - الحق في عدم الخضوع لقرار آلي بحت (المادة 22)

كيف تبدو هذه المساعدة عمليًا.

تتألف المساعدة أولًا من وظائف يستطيع المتحكّم استخدامها بنفسه دون تدخّل المعالِج:

• - الاطلاع على كل بيان في بوابة الإدارة وتصحيحه؛
• - تصدير قائمة الأعضاء والطلاب وأولياء الأمور والسجلات المالية ونتائج الامتحانات والتقارير التي أعدّها بنفسه بصيغة CSV أو XLSX أو PDF؛
• - تصدير الملف الشخصي بصيغة JSON يستطيع صاحب البيانات طلبه بنفسه عبر تطبيق الهاتف — وبذلك يُلبّى طلب اطلاع المستخدم النهائي فورًا في العادة؛
• - حذف حساب مع مهلة استرجاع مدتها 30 يومًا؛
• - سحب موافقة بالمفتاح نفسه الذي مُنحت به؛
• - سجل نشاط تبقى فيه معالجة الطلب مرئية.

وإذا تعذّر تلبية طلب بهذه الوسائل، قدّم المعالِج مساعدة إضافية بناءً على طلب كتابي، وردّ على مثل ذلك الطلب خلال خمسة أيام عمل، ليتمكّن المتحكّم من الالتزام بمهلته البالغة شهرًا.

الطلبات التي تصل المعالِج مباشرةً.

إذا تلقّى المعالِج طلبًا مباشرًا من صاحب بيانات يتعلق ببيانات المتحكّم هو المتحكّم فيها، فإنه لا يعالجه بنفسه. بل يحيله دون تأخير إلى المتحكّم ويُعلم صاحب البيانات بأن الطلب أُحيل وإلى أين.

تقييد المعالجة.

إذا أوعز المتحكّم إلى المعالِج بتقييد معالجة (المادة 18)، نفّذ المعالِج ذلك بقدر ما تسمح به وظائف المنصة، وتشاور بشأن بديل حيث لا تسمح.

البيانات المشتركة.

بعض البيانات تخصّ أكثر من صاحب بيانات — بيانات أسرة وليَّي أمر، أو رسالة محادثة بين مشاركَين. وعند طلب محو يحذف المعالِج ما يخصّ مقدّم الطلب ويترك الباقي، ويُبلغ المتحكّم بما جرى. فحق أحدهما لا يجوز أن يمسّ حق الآخر.

التكاليف.

لا يتقاضى المعالِج تكاليف عن مساعدة يقدّمها بصورة معقولة بموجب هذه المادة. وإن أراد استثناءً تقاضي تكاليف — لطلب يتطلّب جهدًا معتبَرًا وغير معتاد — أخطر بذلك مسبقًا ولم ينفّذ إلا بعد الموافقة.

يساعد المعالِج المتحكّم، مع مراعاة طبيعة المعالجة والمعلومات المتاحة له، في الوفاء بالتزاماته بموجب المواد 32 إلى 36.

الأمن (المادة 32).

يقدّم المعالِج المعلومات التي يحتاجها المتحكّم لتقييم مدى ملاءمة التدابير. والملحق ب هو نقطة الانطلاق؛ وتُجاب الأسئلة الإضافية خلال عشرة أيام عمل.

انتهاكات البيانات (المادتان 33-34). انظر المادة 12.

تقييم أثر حماية البيانات (المادة 35).

إذا أجرى المتحكّم تقييم أثر، قدّم المعالِج عند الطلب: وصفًا للمعالجات، وفئات البيانات وأصحاب البيانات، ومدد الحفظ، والمعالِجين الفرعيين والنقل، والتدابير الأمنية المتخذة. وقد أُعدّ الملحقان أ وب بحيث يجيبان عن تلك الأسئلة إلى حد بعيد سلفًا.

ونظرًا لطبيعة البيانات — بيانات شخصية لقاصرين، تُعالَج على نطاق قد يكون واسعًا — فإن تقييم الأثر التزام واقعي لكثير من المتحكّمين على هذه المنصة. ولا يقيّم المعالِج نيابةً عنه ما إذا كان ذلك الالتزام قائمًا.

الاستشارة المسبقة (المادة 36).

إذا أفضى تقييم الأثر إلى استشارة مسبقة للسلطة الرقابية، تعاون المعالِج وقدّم المعلومات التي تطلبها السلطة من المعالِج.

طلبات السلطة الرقابية وتحقيقاتها.

يحيل المعالِج دون تأخير إلى المتحكّم، بقدر ما يسمح القانون، أي طلب أو تحقيق من سلطة رقابية يتعلق بمعالجة بياناته الشخصية. ويُنسّق الطرفان ردّهما.

واجب الإعلام المتبادل عند المطالبة بالمسؤولية أو الغرامة.

يُعلم كل طرف الآخر دون تأخير لا مبرر له بمطالبة بالمسؤولية أو بنيّة سلطة رقابية فرض غرامة إدارية، بقدر ما يتصل ذلك بهذه الاتفاقية. والطرف المخاطَب:

• - يراعي في دفاعه مصالح الطرف الآخر بصورة معقولة؛
• - يتيح للطرف الآخر إبداء رأيه؛
• - لا يقبل أي عرض تسوية ولا يتنازل عن أي طريق طعن دون استشارة الطرف الآخر أولًا.

التكاليف.

لا يتقاضى الطرفان من بعضهما تكاليف عن مساعدة تُقدَّم بصورة معقولة بموجب هذه المادة. وإن أراد طرف استثناءً تقاضي تكاليف، أخطر بذلك مسبقًا وبتقدير قدر الإمكان، ولا تُقدَّم المساعدة إلا بعد الموافقة. ولا تسري هذه المجانية على التدقيق؛ إذ تحكمه المادة 16.

المبدأ.

المنصة وقاعدة البيانات والنسخ الاحتياطية داخل الاتحاد الأوروبي. ولا يغادر محتوى سجل الأعضاء والتعليم لدى المتحكّم ورسائله وسجلاته المالية المنطقة الاقتصادية الأوروبية.

أين يقع النقل فعلًا.

يقدّم عدد محدود من الخدمات المساندة أطرافٌ مقرّها خارج المنطقة الاقتصادية الأوروبية أو لها مكوّنات هناك — منها الإشعارات الفورية وتسليم البريد عبر مزوّدين بعينهم وحماية النماذج من إساءة الاستخدام. وأي فئات بيانات تذهب إلى أي طرف مبيَّن لكل طرف في الملحق ج وفي السجل على aqlemy.com/ar/subprocessors. وفي معظم الحالات يتعلق الأمر بفئة محدودة: عنوان بريد، أو رمز جهاز، أو نص إشعار.

الأسس.

• - قرار الكفاية. بالنسبة للأطراف المعتمَدة ضمن إطار خصوصية البيانات بين الاتحاد الأوروبي والولايات المتحدة، يقوم النقل على قرار الكفاية الصادر عن المفوضية الأوروبية بتاريخ 10 يوليو 2023 (المادة 45).
• - الشروط التعاقدية النموذجية. بالنسبة للأطراف التي لا يشملها قرار كفاية، تسري الشروط النموذجية التي اعتمدتها المفوضية الأوروبية (المادة 46(2)(ج))، مستكمَلةً عند اللزوم بتدابير إضافية.

وضع قرار الكفاية.

يدرك الطرفان أن قرار الكفاية موضوع دعوى قائمة: فقد ردّت المحكمة العامة للاتحاد الأوروبي دعوى إبطال في 3 سبتمبر 2025، ثم رُفع استئناف أمام محكمة العدل. وما دام القرار ساريًا فهو أساس صحيح. ويتابع المعالِج وضعه وينتقل إلى الشروط التعاقدية النموذجية مع تدابير إضافية فور اقتضاء ذلك؛ ويُعلم المتحكّم بذلك.

ما لا يفعله المعالِج.

• - لا استضافة خارج المنطقة الاقتصادية الأوروبية.
• - لا نقل لملفات الطلاب أو الأعضاء إلى بلد ثالث.
• - لا خدمة خارجية لتحديد الموقع من عنوان IP.
• - لا مزوّد خارجي للنماذج اللغوية.

سلطة المتحكّم.

عدد من الروابط المؤدية إلى النقل اختياري ويفعّله المتحكّم بنفسه. وإن كان رابط معطَّلًا فلا يقع نقل بذلك الطريق. ويخضع أي تغيير في القائمة لترتيب الإخطار والاعتراض الوارد في المادة 10.

النطاق.

للمتحكّم الحق في التحقق من الامتثال لهذه الاتفاقية أو في تكليف من يتحقّق منه، بما في ذلك التدابير التقنية والتنظيمية التي اتّخذها المعالِج والامتثال للالتزامات المتعلقة بانتهاكات البيانات. ويتيح المعالِج جميع المعلومات اللازمة لإثبات الامتثال للمادة 28، ويتيح عمليات التدقيق ويسهم فيها (المادة 28(3)(ح)).

التنفيذ.

• - يُجري التدقيق خبير خارجي مستقل ومعتمَد يعيّنه أحد الطرفين بعد موافقة الطرف الآخر، ويصدر بيانًا من طرف ثالث.
• - ويسلّم المدقّق تقرير التدقيق إلى الطرفين فقط.
• - والمدقّق ملتزم بالسرية ولا يحصل على وصول إلى بيانات متحكّمين آخرين.
• - ويتفق الطرفان فيما بينهما على كيفية التعامل مع النتائج وعلى مهلة للتصحيح.

الشروط.

• - إخطار كتابي مسبق بثلاثين يومًا على الأقل مع بيان النطاق.
• - تدقيق واحد في السنة التقويمية على الأكثر، ما لم يوجد سبب ملموس — كانتهاك بيانات أو تنبيه من سلطة رقابية أو شك جدّي في الامتثال. وفي تلك الحالة يجوز التدقيق في أثناء السنة أيضًا.
• - في ساعات العمل المعتادة وبطريقة لا تعطّل عمل المعالِج دون داعٍ.

التكاليف.

تكاليف التدقيق على المتحكّم، ما لم يكشف التدقيق عن أوجه قصور تُنسَب إلى المعالِج. وفي تلك الحالة يتشاور الطرفان بشأن توزيع معقول للتكاليف، ويتحمّل المعالِج في جميع الأحوال تكلفة تصحيح أوجه القصور تلك. وهذا الاستثناء مقصود: فترتيب تدقيق يدفع فيه العميل حتى حين يُثبت التدقيق قصورًا لدى المورّد إنما يثبّط تحديدًا الرقابة التي تهدف إليها المادة 28.

دليل امتثال بديل.

يجوز للطرفين الاتفاق على استخدام تدقيق سبق إجراؤه أو شهادة معترف بها دوليًا وسارية أو وسيلة تحقّق مكافئة بدلًا من تدقيق جديد. ويُعلَم المتحكّم في تلك الحالة بالنتائج.

لا يحمل المعالِج شهادة ISO 27001 ولا تقرير SOC 2 ولا بيانًا دوريًا من طرف ثالث. ولذلك فإن سبيل التدقيق في هذه المادة هو التدقيق الذاتي من جانب المتحكّم، لا إبراز شهادة؛ والبديل المذكور أعلاه قائم تحسّبًا لتغيّر ذلك لاحقًا. ويُذكر هذا صراحةً، لأن الإحالة إلى "شهادات أو تقارير" غير موجودة كانت ستجعل هذه المادة قشرة فارغة. وكخطوة وسيطة أخف، يجيب المعالِج عن استبيان أمني كتابي خلال عشرة أيام عمل.

التعاون.

يتيح المعالِج أثناء عملية التدقيق المعلومات والوثائق اللازمة ويمنح الوصول المطلوب للتدقيق، مع مراعاة حقوق المتحكّمين الآخرين ومصالحه الأمنية.

المتحكّم هو من يحدّد.

يحدّد المتحكّم المدة التي يجب حفظ البيانات الشخصية المعالَجة عبر المنصة خلالها، ويُعلم المعالِج بمدد الحفظ القانونية السارية عليها. ولا يعالج المعالِج البيانات مدةً أطول ممّا تقتضيه تلك المدد وممّا يلزم لتنفيذ الاتفاقية الأساسية.

لا يوجد تنظيف آلي.

ليست لدى المعالِج مهمة تحذف الحسابات أو ملفات الطلاب أو سجلات الأعضاء بعد مدة من عدم النشاط. وهذا اختيار مقصود: فمثل هذا التنظيف لا رجعة فيه، والمدة يجب أن يحدّدها الطرف المتحكّم. ولذلك على المتحكّم أن يطبّق مدد حفظه بنفسه؛ وتوفّر المنصة لذلك إمكانية أرشفة الحسابات والسجلات أو حذفها.

المدد التي يطبّقها المعالِج بنفسه.

بالنسبة للمعالجات التي يراها المعالِج ضرورية تقنيًا، تسري مدد ثابتة تُنفَّذ آليًا:

• - عمليات تسجيل الدخول والأجهزة المعروفة: 24 شهرًا؛
• - سجل النشاط: 18 شهرًا للإجراءات العادية، و24 شهرًا للإجراءات التي تستحق الانتباه، وبلا حدّ للقيود المتعلقة بالأمن — تسجيل الدخول، والحذف، وتغيير الصلاحيات، والتصدير، وإظهار البيانات المقنّعة، وكل تغيير في موافقة؛
• - قياسات الأخطاء التقنية والنظام: 30 يومًا؛
• - إشعارات مزوّدي خدمات الدفع: 90 يومًا؛
• - ملفات التقارير المولَّدة: 14 يومًا، وسجل تشغيل التقرير: 90 يومًا؛
• - موافقة ملفات تعريف الارتباط: صالحة سنة، وتُحذَف بعدها بقليل؛
• - رموز التحقق لمرة واحدة والتسجيلات غير المكتملة: ساعات إلى أيام.

ويبيّن الملحق أ هذه المدد لكل معالجة. وإذا رغب المتحكّم في مدة أقصر لإحداها تشاور الطرفان؛ أما مدة أطول ممّا هو مبيَّن هنا فغير ممكنة.

حذف حساب فردي.

يؤدي طلب الحذف إلى مدة 30 يومًا يكون فيها الحساب معطَّلًا ويظل الاسترجاع ممكنًا، ثم إلى حذف نهائي. وبالنسبة لولي أمر أو معلّم أو طالب تسبق تلك المدة موافقة من المتحكّم.

واجبات الحفظ القانونية.

تُحفَظ البيانات الخاضعة لواجب حفظ قانوني — ولا سيما السجلات المالية والضريبية التي تحدّد لها المادة 52 من القانون العام للضرائب الهولندي مدة سبع سنوات — طوال تلك المدة، حتى إن طلب المتحكّم حذفها. وتُزال منها البيانات المحدِّدة للهوية؛ وتبقى المبالغ والتواريخ والقيود.

النسخ الاحتياطية.

قد تظل البيانات المحذوفة موجودة في النسخ الاحتياطية حتى انقضائها. ونظرًا للاحتفاظ بـ12 لقطة شهرية قد يستغرق ذلك اثني عشر شهرًا. ولا تُحرَّر النسخة الاحتياطية بصورة انتقائية: فذلك يخلّ بسلامتها ويجعل الاستعادة غير موثوقة. وتبقى البيانات خلال تلك المدة مشفَّرة وتُستخدَم للاستعادة فقط.

يسري ما يلي عند انتهاء الاتفاقية الأساسية. وتعلو هذه المادة على المادة 16 من شروط الخدمة.

اختيار المتحكّم.

يحدّد المتحكّم ما إذا كانت البيانات الشخصية تُعاد أم تُحذَف (المادة 28(3)(ح)). فإن لم يتّخذ ذلك الاختيار خلال 30 يومًا من انتهاء الاتفاقية، حذف المعالِج البيانات.

الإعادة.

• - تظل بوابة الإدارة متاحة بصيغة القراءة فقط لمدة 30 يومًا بعد تاريخ الانتهاء، ليتمكّن المتحكّم من إجراء عمليات التصدير بنفسه. وإذا أُنهيت الاتفاقية بسبب إساءة استخدام قدّم المعالِج التصدير عند الطلب من خارج البوابة.
• - وبناءً على طلب كتابي يقدّم المعالِج خلال 30 يومًا تصديرًا كاملًا للبيانات الشخصية بصيغة منظَّمة وشائعة الاستخدام وقابلة للقراءة آليًا.
• - ولا تُفرض تكاليف على أول تصدير. أما الطلب المتكرّر أو الصيغة المختلفة فقد يتقاضى عنهما المعالِج أجرًا معقولًا بعد إخطار مسبق.
• - وعند الطلب يقدّم المعالِج وصفًا لبنية التصدير ليتسنّى استيراد البيانات في مكان آخر.
• - ولا يحتجز المعالِج البيانات أبدًا كوسيلة ضغط. وحتى في نزاع بشأن الدفع يُقدَّم التصدير.

الحذف.

• - ما لم يطلب المتحكّم خلاف ذلك، يحذف المعالِج البيانات الشخصية من بيئة الإنتاج خلال 90 يومًا من انتهاء الاتفاقية، بما في ذلك الملفات المرفوعة.
• - وتزول البيانات الموجودة في النسخ الاحتياطية مع دورة النسخ. ونظرًا للاحتفاظ بـ12 لقطة شهرية قد يستغرق ذلك اثني عشر شهرًا. وتبقى البيانات خلال تلك المدة مشفَّرة وتُستخدَم للاستعادة فقط، لا لأي غرض آخر.
• - ويحرص المعالِج على أن يحذف المعالِجون الفرعيون البيانات أو يعيدوها كذلك.
• - ويُؤكَّد الحذف كتابةً. ويجوز للمتحكّم على نفقته أن يتحقّق من وقوع الحذف.

الاستثناءات: ما يبقى ولماذا.

• - السجلات المالية والضريبية: تُحفَظ المدفوعات والفواتير وقيود دفتر الصندوق ومطالبات المصروفات والتبرعات والمِنَح وبيانات الاستيراد المصرفي طوال المدة القانونية البالغة نحو سبع سنوات. وتُزال منها البيانات المحدِّدة للهوية — الاسم والبريد الإلكتروني والعنوان ورقم الحساب؛ وتبقى المبالغ والتواريخ والقيود.
• - دليل قبول شروط الخدمة وهذه الاتفاقية يبقى، مع اسم الوثيقة والإصدار وبصمة التحقق واللغة والوقت. ويُمحى عنوان IP ومعلومات المتصفح المتعلقة بذلك الإجراء. الأساس: المادة 17(3)(هـ)، إقامة الدعاوى القانونية أو الدفاع عنها.
• - السجلات غير القابلة للتعديل: كشف الأرشيف لعمليات الحذف، وسجل تدقيق إجراءات المنصة، وسجل طلبات الحذف، وسجل منع التكرار لإشعارات الدفع تبقى دون مساس. وهي لا تتضمّن بيانات شخصية موضوعية لأعضاء أو طلاب.
• - الإحصاءات المجهّلة: البيانات التي لم يعد ممكنًا ردّها إلى شخص أو مؤسسة لا تُعدّ بيانات شخصية وتخرج عن هذا الالتزام.

استمرار الاتفاقية.

إلى أن تُعاد البيانات الشخصية أو تُحذَف، يواصل المعالِج الامتثال الكامل لهذه الاتفاقية، حتى وإن كانت الاتفاقية الأساسية قد انتهت.

مسؤولية المعالِج.

يُسأل المعالِج عن الضرر الناشئ عن عدم الامتثال لهذه الاتفاقية وللالتزامات التي تفرضها اللائحة على المعالِجين تحديدًا (المادة 82(2))، وكذلك عن الضرر الناشئ عن تصرّفه خارج تعليمات المتحكّم المشروعة أو بالمخالفة لها.

مسؤولية المتحكّم.

يُسأل المتحكّم عن الضرر الناشئ عن تعليمات غير مشروعة أو ناقصة، أو عن انتفاء أساس قانوني صحيح، أو عن عدم إعلام أصحاب البيانات، أو عن إدخال بيانات لم يكن يحقّ له معالجتها. وهو يتحمّل تجاه أصحاب البيانات المسؤولية الأساسية عن المعالجة.

التحديد التعاقدي.

فيما عدا ذلك يسري نظام المسؤولية الوارد في المادة 12 من شروط الخدمة: الضرر المباشر محدود بمجموع الرسوم عن اثني عشر شهرًا بسقف مطلق قدره 250.000 يورو، واستبعاد الضرر غير المباشر، وسقوط التحديد في حالة العمد أو التهوّر المتعمَّد من الإدارة.

متى لا يجوز التمسك بذلك التحديد.

لا يجوز لأي من الطرفين التمسك بتحديد للمسؤولية وارد في الاتفاقية الأساسية أو في أي ترتيب آخر بينهما، في حالة: (أ) دعوى رجوع يقيمها أحد الطرفين بموجب المادة 82؛ أو (ب) دعوى تعويض بموجب هذه الاتفاقية، بقدر ما تتمثّل في الرجوع بغرامة إدارية مدفوعة إلى السلطة الرقابية تُنسَب كليًا أو جزئيًا إلى الطرف الآخر.

وهذا الاستثناء مأخوذ من المعيار القطاعي للتعليم الهولندي وهو مقصود. فالمادة 82 توزّع المسؤولية تجاه أصحاب البيانات بين المتحكّم والمعالِج وتقرّر بينهما حق رجوع. ولو سرى تحديد تعاقدي في مواجهة ذلك الرجوع أيضًا، لأُفرغ التوزيع القانوني للمخاطر بطريق العقد ولتحمّل المتحكّم نتيجة تقصير المعالِج.

واجب الإعلام.

يُعلم كل طرف الآخر دون تأخير لا مبرر له بمطالبة بالمسؤولية أو بنيّة إنفاذ من سلطة رقابية تتصل بهذه الاتفاقية، ويقدّم بصورة معقولة المعلومات والدعم اللازمين للدفاع. انظر المادة 14.

التأمين.

أبرم المعالِج تأمينًا للمسؤولية المهنية ومسؤولية المنشأة، وتأمينًا سيبرانيًا. ويقدّم عند الطلب بيانًا بأن هذه التأمينات سارية.

المدة.

تسري هذه الاتفاقية اعتبارًا من لحظة تسجيل المتحكّم على المنصة أو استخدامه لها، وتظل سارية طوال مدة الاتفاقية الأساسية بما فيها التجديدات.

الانتهاء بقوة القانون.

تنتهي هذه الاتفاقية بقوة القانون بانتهاء الاتفاقية الأساسية. وإلى أن تُعاد البيانات الشخصية أو تُحذَف وفق المادة 18، يواصل المعالِج الامتثال لهذه الاتفاقية.

الإنهاء بسبب مخالفة.

يجوز للمتحكّم إنهاء هذه الاتفاقية والاتفاقية الأساسية بأثر فوري إذا خالف المعالِج التزامًا جوهريًا بموجب هذه الاتفاقية ولم يعالج تلك المخالفة خلال مدة معقولة بعد إعذار كتابي. وفي مخالفة لا يمكن بطبيعتها تداركها، أو في مخالفة جسيمة تمسّ حقوق أصحاب البيانات على نحو عاجل، لا يلزم الإعذار.

الإنهاء بعد اعتراض على معالِج فرعي. انظر المادة 10.

الالتزامات المستمرة.

تبقى الالتزامات التالية سارية بعد انتهاء هذه الاتفاقية:

• - السرية الواردة في المادة 8، دون تحديد زمني؛
• - التزامات الإعادة والحذف الواردة في المادة 18، إلى أن تُنفَّذ؛
• - واجبات الحفظ القانونية الواردة في المادة 17؛
• - أحكام المسؤولية الواردة في المادة 19؛
• - واجب الإبلاغ الوارد في المادة 12، بشأن انتهاك بيانات يتعلق ببيانات لا تزال لدى المعالِج بموجب المادة 18.

إدارة الإصدارات.

تحمل هذه الاتفاقية رقم إصدار وتاريخ سريان. وعند كل تعديل يُرفَع رقم الإصدار وتُسجَّل بصمة تحقّق للنص الجديد، ليثبت لاحقًا أي نص كان ساريًا في أي لحظة وأي نص قبلته مؤسسة ما.

متى يجوز للمعالِج التعديل.

يجوز للمعالِج تعديل هذه الاتفاقية في الحالات الآتية:

• - إذا اقتضى ذلك تغيّر في التشريعات أو توجيه من السلطات الرقابية الأوروبية أو حكم من قضاء أو سلطة رقابية؛
• - إذا اقتضاه تغيير في الخدمة، بما في ذلك توسيع فئات البيانات المعالَجة أو معالجة جديدة؛
• - إذا كان التعديل تحريريًا ولا يمسّ حقوق الطرفين والتزاماتهما.

كيف.

• - يُنشر التعديل التحريري برقم إصدار جديد دون إخطار مستقل.
• - ويُخطَر التعديل الجوهري قبل تاريخ السريان بـ30 يومًا على الأقل بالبريد الإلكتروني إلى المسؤولين وبإشعار في بوابة الإدارة، مع شرح موجز لما يتغيّر ولماذا.
• - وإذا تعلق التعديل بتوسيع فئات البيانات الشخصية المعالَجة أو بغرض جديد، طلب المعالِج قبولًا صريحًا في بوابة الإدارة، ويُسجَّل برقم الإصدار وبصمة التحقق والطابع الزمني.
• - وإذا لم يوافق المتحكّم على تعديل جوهري جاز له إنهاء الاتفاقية الأساسية اعتبارًا من تاريخ السريان، دون تكلفة ومع احتفاظه بحقه في التصدير وفق المادة 18.

ما لا يفعله المعالِج.

الاستمرار في الاستخدام لا يُعدّ موافقة على تعديل جوهري لهذه الاتفاقية.

التعديل بالتراضي.

يجوز للطرفين إضافةً إلى ذلك تعديل هذه الاتفاقية أو استكمالها بصورة مشتركة وكتابيًا. وتُسجَّل الاستثناءات من النص القياسي كتابةً مع بيان المادة المعنية والنص القديم والجديد والسبب. ويصير ذلك التسجيل جزءًا من الاتفاقية بين هذين الطرفين.

تعديل الملاحق.

يجوز تحديث الملاحق دون تغيير النص الرئيسي، مثلًا عند إضافة معالجة أو تشديد تدبير. ويسري على تغيير الملحق ج ما ورد في المادة 10. ويسري ترتيب الإخطار الوارد في هذه المادة على تغيير في الملحق أ يؤدي إلى توسيع البيانات المعالَجة.

تخضع هذه الاتفاقية للقانون الهولندي.

وتُرفع المنازعات المتصلة بهذه الاتفاقية إلى المحكمة المختصة المحدَّدة في الاتفاقية الأساسية: محكمة أمستردام، أو — في المسائل التي ينظرها قاضي الصلح بموجب المادة 93 من قانون المرافعات المدنية الهولندي — دائرة الصلح في تلك المحكمة.

ويسعى الطرفان أولًا إلى تسوية أي نزاع بالتشاور المتبادل، على النحو المبيَّن في المادة 17 من شروط الخدمة. ولا يمنع ذلك السعي أيًا من الطرفين من طلب إجراء وقتي عند الاستعجال، ولا يمسّ حق صاحب البيانات في التوجّه مباشرةً إلى السلطة الرقابية أو إلى القضاء.

وقد أُعدّت هذه الاتفاقية بالهولندية والتركية والإنجليزية والعربية. وعند التعارض بين النسخ اللغوية يُعتد بالنص الهولندي.

يشكّل هذا الملحق جزءًا لا يتجزأ من الاتفاقية. وهو يصف لكل معالجة الغرض وفئات البيانات الشخصية وأصحاب البيانات ومدة الحفظ، ليتمكّن المتحكّم من ملء سجله (المادة 30(1)) ومن تأسيس تقييم للأثر.

وأي المعالجات تقع فعلًا يتوقّف على الباقة المختارة وعلى الوحدات المفعّلة. والمعالجة المعطَّلة لدى مؤسسة لا تقع فيها.

أ1. إدارة الحسابات والوصول

الغرض: إنشاء الحسابات ومنح الأدوار والصلاحيات وإتاحة الوصول. البيانات: الاسم، والبريد الإلكتروني، ورقم الهاتف، والدور، وتفضيل اللغة، وكلمة المرور المجزَّأة، والتحقق بخطوتين. أصحاب البيانات: جميع المستخدمين. الحفظ: ما دام الحساب قائمًا؛ ثم وفق المادتين 17 و18.

أ2. سجل الأعضاء

الغرض: متابعة العضويات والاشتراكات ومناصب المجلس. البيانات: بيانات الهوية والاتصال، ورقم العضوية ونوعها وحالتها، وتاريخا البدء والانتهاء، ومبلغ الاشتراك، والمنصب. أصحاب البيانات: الأعضاء. الحفظ: يحدّده المتحكّم؛ والجزء المالي يخضع لواجب الحفظ الضريبي.

أ3. سجل الطلاب وتنفيذ التعليم

الغرض: التسجيل وتوزيع الصفوف والواجبات والحضور والتقدّم والامتحانات ومنح الشهادات. البيانات: بيانات الهوية، ورقم الطالب، والصف والقسم، والعام الدراسي، والواجبات وحالتها، والدرجات والتقييمات مع الملاحظات، والحضور والغياب مع السبب، وبنود التقدّم، وملاحظات الملف، والملاحظات، والشهادات. أصحاب البيانات: الطلاب (بمن فيهم القاصرون) والمعلمون. الحفظ: يحدّده المتحكّم؛ ولا يوجد تنظيف آلي.

أ4. بيانات أولياء الأمور والأسرة

الغرض: الربط بين ولي الأمر والطفل، والتواصل بشأن الطفل، وإمكانية الوصول في الطوارئ. البيانات: أسماء أولياء الأمور ومقدّمي الرعاية وبيانات اتصالهم، وعنوان الأسرة، والربط بين ولي الأمر والطالب، وبيانات الاتصال في الطوارئ. أصحاب البيانات: أولياء الأمور ومقدّمو الرعاية والأوصياء وجهات الاتصال في الطوارئ. الحفظ: يحدّده المتحكّم.

أ5. التواصل

الغرض: الإعلانات والفعاليات والنشرات والمحادثة والشكاوى والبلاغات، موجَّهة إلى جمهور يحدّده المتحكّم. البيانات: محتوى الرسائل والمشاركون، وقوائم المستلمين، وتحديد الجمهور، وحالة التسليم، وتأكيد القراءة حيث يُستخدَم، والاشتراك في النشرة وإلغاؤه. أصحاب البيانات: جميع المستخدمين والمستلمون الذين يسجّلهم المتحكّم. الحفظ: يحدّده المتحكّم.

أ6. المدفوعات والسجلات المالية

الغرض: تحصيل الاشتراكات ومساهمات أولياء الأمور والتبرعات وإيرادات التذاكر، ومسك السجلات المالية. البيانات: المبلغ والتاريخ ووسيلة الدفع وحالته والوصف والبنود المستحقة وقيود دفتر الصندوق والفواتير ومطالبات المصروفات والتبرعات والمِنَح. وتبقى أرقام الحسابات الكاملة وبيانات البطاقات لدى مزوّد خدمات الدفع الخاص بالمتحكّم. أصحاب البيانات: الأعضاء وأولياء الأمور والمتبرعون ومقدّمو المطالبات. الحفظ: نحو سبع سنوات بموجب المادة 52 من القانون العام للضرائب الهولندي؛ وتُمحى البيانات المحدِّدة للهوية من تلك السجلات عند الحذف.

أ7. النشر

الغرض: عرض المعلومات على الصفحة العامة للمتحكّم وفي المحتويات المضمَّنة وعلى شاشات المعلومات. البيانات: ما ينشره المتحكّم بنفسه، بما في ذلك الأسماء والصور وبيانات الاتصال. أصحاب البيانات: من ينشر عنهم. الحفظ: إلى أن يزيل المتحكّم النشر.

أ8. الأمن وتسجيل عمليات الدخول

الغرض: منع الوصول غير المصرّح به وكشفه وتحذير المستخدم. البيانات: الوقت والنتيجة ومعلومات الجهاز والمتصفح وعنوان IP مشفَّرًا والموقع على مستوى المدينة والبلد وما إذا كان الجهاز قد شوهد من قبل. أصحاب البيانات: جميع المستخدمين. الحفظ: 24 شهرًا. ملحوظة: في هذه المعالجة يتصرّف المعالِج بوصفه متحكّمًا (المادة 6).

أ9. سجل النشاط

الغرض: تمكين المتحكّم من تحديد من قام بأي إجراء. البيانات: الإجراء والوقت ووسوم الأسماء المشفَّرة للفاعل والهدف ومعاملات لا تحدّد الهوية. أصحاب البيانات: المستخدمون ذوو الصلاحيات الإدارية ومن يتعلق بهم إجراء. الحفظ: 18 شهرًا (عادي)، و24 شهرًا (انتباه)، وبلا حدّ (متعلق بالأمن).

أ10. الإشعارات

الغرض: تسليم الإشعارات داخل التطبيق والرسائل الفورية والبريد الإلكتروني. البيانات: رمز الجهاز، ونص الإشعار (قد يتضمّن أسماء)، وتفضيلات الإشعار، وحالة التسليم. أصحاب البيانات: جميع المستخدمين. الحفظ: الرمز ما دام صالحًا؛ وبيانات التسليم وفق المدد الواردة في المادة 17.

أ11. التقارير وعمليات التصدير

الغرض: إعداد كشوف بناءً على طلب المتحكّم. البيانات: الحقول التي يختارها من المعالجات أعلاه. أصحاب البيانات: بحسب الاختيار. الحفظ: الملف 14 يومًا، وسجل التشغيل 90 يومًا.

أ12. الإعلانات (اختياري)

الغرض: مراجعة الإعلانات التي يبيعها المتحكّم وفوترتها وعرضها. البيانات: بيانات شركة المعلِن وبيانات اتصال شخص الاتصال لديه، وعدّادات مجمَّعة للمشاهدات والنقرات دون بيانات مستخدم أو جهاز أو IP. أصحاب البيانات: جهات الاتصال لدى المعلنين. الحفظ: ما دامت العلاقة التجارية قائمة؛ والجزء المالي يخضع لواجب الحفظ الضريبي.

أ13. الروابط الاختيارية

الغرض: النشر على وسائل التواصل، والمزامنة مع خدمة تسويق بريدي، وتكامل التقويم. البيانات: ما يلزم للرابط المعني فقط؛ انظر الملحق ج. أصحاب البيانات: بحسب الرابط. الحفظ: لدى المعالِج الفرعي وفق مدده؛ وعلى المنصة وفق المعالجات أعلاه. ملحوظة: كل رابط معطَّل افتراضيًا ويفعّله المتحكّم بنفسه.

أ14. دعم الذكاء الاصطناعي

الغرض: (1) تلخيص وتحليل البيانات التي يملك المستخدم وصولًا إليها أصلًا والإجابة عن أسئلة بشأنها (اختياري، يُفعَّل لكل مؤسسة)؛ (2) الإجابة عن أسئلة حول استخدام المنصة من دليل المعالِج (مساعد الدليل)؛ (3) إعداد مسودات ردود على طلبات الدعم من قِبل موظف لدى المعالِج؛ (4) الترجمة الآلية للنصوص بطلب من مسؤول. البيانات: في (1) بيانات المعالجات أعلاه، ضمن صلاحيات المستخدم، وبالنسبة للمعلّم تقتصر على صفوفه مع تقنيع بيانات اتصال أولياء الأمور؛ وفي (2) نص سؤال المستخدم والصفحة التي يطرحه منها؛ وفي (3) موضوع طلب الدعم ورسائله، دون الملاحظات الداخلية؛ وفي (4) النص المراد ترجمته. وفي (2) و(3) تُستبدَل عناوين البريد الإلكتروني وأرقام الهاتف وأرقام IBAN وأرقام الخدمة المدنية (BSN) وتركيبات الرمز البريدي ورقم المنزل قبل الحفظ. أصحاب البيانات: المستخدمون ذوو صلاحيات الإدارة أو التدريس، والأشخاص الذين يذكرونهم في سؤال أو طلب دعم. الحفظ: (1) سجل المحادثة لكل مستخدم، وقابل للحذف من جانبه؛ (2) 90 يومًا بعد آخر رسالة، ونسخة مرفقة بطلب الدعم ما دام الطلب قائمًا؛ (3) لا يُحفَظ نص المسودة، وتُحفَظ بصمة غير قابلة للاسترجاع 180 يومًا؛ (4) لا يُحفَظ. ملحوظة: يعمل النموذج اللغوي على أجهزة المعالِج؛ ولا يوجد مزوّد خارجي ولا تدريب ولا تقييم على هذه البيانات. وتُقرأ مسودة الرد دائمًا وتُرسَل من قِبل إنسان.

يشكّل هذا الملحق جزءًا لا يتجزأ من الاتفاقية ويصف التدابير التقنية والتنظيمية المشار إليها في المادة 32 وفي المادة 11 من هذه الاتفاقية. ويتبع الترتيبُ الأبعادَ الثلاثة الكلاسيكية: التوفّر والسلامة والسرية. ويُذكر في كل فئة ما هو موجود — وحيث يقتضي الأمر، ما هو غير موجود.

تمهيد: نطاق الخدمة.

المعالِج منشأة صغيرة، وقد كُتب هذا الملحق على هذا الأساس. وعدد الأشخاص الذين لديهم وصول إلى بيئة الإنتاج محدود جدًا — وهي ميزة أمنية، إذ يبقى سطح الهجوم البشري صغيرًا. وفي المقابل فإن التدابير المصمَّمة لمؤسسة كبيرة، كالفصل بين التطوير والتشغيل ووجود مسؤول مستقل لأمن المعلومات وبرنامج تدقيق داخلي، تتخذ هنا شكلًا مختلفًا. ويصف هذا الملحق لكل فئة ما هو موجود وأين يقع الحد، ليتمكّن المتحكّم من بناء تقييمه للمخاطر على معلومات صحيحة.

التوفّر

التصميم والسعة. تعمل المنصة وقاعدة البيانات على خادم لدى مزوّد استضافة أوروبي داخل الاتحاد الأوروبي. وتُراقَب السعة بمرقاب مدمج يقيس الذاكرة واستخدام المعالج ومساحة القرص وزمن الاستجابة وحالة قاعدة البيانات والعمليات، مع تحذير عند تجاوز العتبة.

الصيانة. يُعلَن عن الصيانة المجدولة قبل 48 ساعة على الأقل وتُنفَّذ قدر الإمكان خارج ساعات الذروة. أما الصيانة الطارئة لثغرة أمنية أو مشكلة استقرار فتتم دون إعلان، مع الإخطار لاحقًا.

النشر. يُبنى الإصدار الجديد إلى جانب الإصدار العامل ثم يُبدَّل، مع فحص سلامة وتراجع تلقائي عند الإخفاق.

النسخ الاحتياطي. نسخ احتياطي يومي لقاعدة البيانات والملفات المرفوعة، مشفَّر قبل الإرسال، ومخزَّن لدى مزوّد الاستضافة نفسه في منطقة غير منطقة بيئة الإنتاج. الحفظ: 7 لقطات يومية و4 أسبوعية و12 شهرية. وإضافةً إلى ذلك صورة نظام يومية من مزوّد الاستضافة يُحتفظ بها 7 أيام. وتُفحَص سلامة النسخة دوريًا.

الاستعادة. الحد الأقصى لفقدان البيانات عند وقوع كارثة: 24 ساعة. وزمن الاستعادة المستهدف بعد فقدان كامل للخادم: من ساعة إلى ثلاث ساعات، بإعادة بناء يدوية وفق دليل موثَّق.

النطاق. لا يوجد خادم احتياطي يتولّى المهمة تلقائيًا ولا بيئة إنتاج ثانية. ولا يوجد قياس خارجي مستقل للتوفّر، ومن ثمّ لا يوجد ضمان توفّر في صورة نسبة مئوية.

السلامة

إمكانية تتبّع المستخدمين. كل إجراء في بوابة الإدارة قابل للتتبّع حتى حساب فردي. وتُسجَّل الإجراءات في سجل نشاط يستطيع المتحكّم الاطلاع عليه والبحث فيه وتصديره بنفسه دون تدخّل المعالِج. وتُحفَظ القيود المتعلقة بالأمن بلا حدّ زمني.

عدم الإنكار. تُسجَّل حالات قبول الوثائق القانونية برقم الإصدار وبصمة تحقّق للنص واللغة والطابع الزمني وعنوان IP مشفَّر، في سجل لا يمكن فيه تعديل قيد قائم؛ وكل قبول جديد قيد جديد.

ضوابط التطبيق. يُتحقّق من صحة المدخلات؛ وتُفحَص الملفات المرفوعة من حيث النوع والحجم، استنادًا جزئيًا إلى المحتوى الفعلي للملف لا إلى اسمه فحسب. وتُتحقّق إشعارات مزوّدي خدمات الدفع من حيث التوقيع وتُنقّى من التكرار قبل ترتيب أي أثر عليها.

إمكانية تتبّع الإدارة التقنية. تخضع تعديلات البرمجيات لإدارة إصدارات. أما الإجراءات على مستوى الخادم التي لا تمرّ عبر بوابة الإدارة فتُبلَّغ إلى المتحكّم حين يُطلَع أثناءها على بياناته أو تُعدَّل.

النطاق. لا يوجد فصل شكلي بين التطوير والاختبار والتشغيل، ولا مراجعة إلزامية من شخص ثانٍ لكل تعديل.

السرية

الوصول المنطقي. يتم الوصول عبر حساب شخصي بكلمة مرور. وتُخزَّن كلمات المرور مجزَّأة بـ bcrypt ولا يمكن قراءتها. وتشترط سياسة كلمات المرور 8 محارف على الأقل مع حرف كبير وحرف صغير ورقم وعلامة ترقيم، وترفض كلمات المرور الشائعة والتسلسلات الرقمية المتتابعة. ويمكن للمسؤولين تفعيل التحقق بخطوتين بتطبيق مصادقة. ومحاولات تسجيل الدخول محدودة بعشر محاولات كل ربع ساعة لكل عنوان IP. ويمكن إلغاء الجلسات لكل مستخدم؛ وتغيير كلمة المرور ينهي جميع الجلسات القائمة.

الفصل بين المؤسسات. بيانات كل متحكّم مفصولة منطقيًا. ويُفرَض هذا الفصل في كل استعلام لا في العرض فحسب. وداخل المؤسسة يسري نموذج صلاحيات دقيق؛ والمعلّم يرى صفوفه وطلابه فقط.

فصل البيئات. بيئة التطوير والاختبار منفصلة عن بيئة الإنتاج. ولا يجري تطوير أو اختبار ببيانات الإنتاج.

النقل. تمرّ كل حركة البيانات إلى المنصة عبر TLS.

التخزين. تُخزَّن الحقول الحساسة المحدَّدة — بما فيها عناوين البريد وأرقام الهواتف والعناوين وعناوين IP وعدد من الحقول النصية الحرة — مشفَّرة بـ AES-256-CBC، بمفتاح يُحفَظ خارج شفرة البرنامج. وهذا ليس تشفيرًا شاملًا لقاعدة البيانات: فأسماء الطلاب والدرجات والغيابات ومحتوى الرسائل مخزَّنة نصًا عاديًا في قاعدة البيانات. ولا يوجد تشفير طرف إلى طرف.

الوصول الشبكي. لا يمكن الوصول إلى المنصة إلا عبر خادم الويب؛ وقاعدة البيانات غير قابلة للوصول من الإنترنت. وتحدّ سياسة أمن المحتوى ممّا يمكن تحميله في المتصفح. ويتولّى مزوّد الاستضافة الأمن المادي لمركز البيانات وأمن الشبكة على مستوى البنية التحتية.

دورة حياة البيانات. تُفرَض مدد الحفظ تقنيًا حيثما أمكن بالحذف الآلي. وتُزال الملفات المحذوفة من القرص أيضًا لا من السجل فحسب.

التعامل مع الثغرات. تُحدَّث التبعيات دوريًا في مواجهة الثغرات المعروفة. وتوجد جهة للإبلاغ عن الثغرات مع تعهّد بعدم اتّخاذ إجراءات قانونية ضد مُبلِّغ يلتزم بالشروط (المادة 11 من شروط الخدمة). وتُؤكَّد البلاغات خلال خمسة أيام عمل.

النطاق. لا يوجد اختبار اختراق خارجي دوري، ولا ماسح أمني آلي على الشفرة، ولا شهادة ISO 27001، ولا تقرير SOC 2.

تنظيميًا

الموظفون. الأشخاص الذين لديهم وصول إلى البيانات الشخصية ملتزمون كتابةً بالسرية ولا يحصلون على وصول إلا إلى ما يلزم لمهامهم.

الحوادث. توجد إجراءات للتعرّف على الحوادث الأمنية وانتهاكات البيانات وتسجيلها والإبلاغ عنها، مع قائمة المعلومات الواردة في المادة 12. وتُسجَّل الحوادث وتُستخدَم لتشديد التدابير.

التقييم. تُقيَّم تدابير هذا الملحق دوريًا وتُعدَّل حيثما اقتضت المتطلبات أو التطورات التقنية ذلك. ويُعلَن عن أي تغيير في هذا الملحق وفق المادة 21.

جهة الاتصال عند وقوع حادث. legal@aqlemy.com، بنسخة إلى support@aqlemy.com.

يشكّل هذا الملحق جزءًا لا يتجزأ من الاتفاقية وهو مرتبط بالمادتين 10 و15.

السجل.

القائمة الحالية للمعالِجين الفرعيين منشورة على:

aqlemy.com/ar/subprocessors

وتلك القائمة هي التعداد الملزِم الذي يمنح المتحكّم بشأنه إذنًا كتابيًا عامًا في المادة 10. وهي تحمل رقم إصدار خاصًا بها وتتوفّر بأربع لغات.

ما يبيّنه السجل لكل طرف.

• - اسم الطرف؛
• - الدور: الاستضافة، أو المدفوعات، أو تسليم البريد، أو التسويق البريدي، أو الإشعارات الفورية، أو النشر على وسائل التواصل، أو الحماية من إساءة الاستخدام، أو إحصاءات الموقع، أو خدمة البحث، أو تسجيل الدخول؛
• - الغرض من الاستعانة، بلغة بسيطة؛
• - فئات البيانات الشخصية التي تذهب إلى ذلك الطرف — من "جميع بيانات المنصة" لدى مزوّد الاستضافة إلى "رمز الجهاز للإشعارات" لدى خدمة الإشعارات؛
• - بلد المقر والمعالجة؛
• - أساس النقل: المعالجة داخل المنطقة الاقتصادية الأوروبية، أو إطار خصوصية البيانات بين الاتحاد الأوروبي والولايات المتحدة، أو الشروط التعاقدية النموذجية، أو لا يوجد نقل؛
• - وما إذا كان الرابط اختياريًا.

الروابط الاختيارية.

لا يُستعان بعدد من الأطراف إلا حين يفعّل المتحكّم الوظيفة المعنية — بما في ذلك التسويق البريدي والنشر على وسائل التواصل وتسجيل الدخول عبر خدمة هوية خارجية. فإن كانت تلك الوظيفة معطَّلة لم تذهب إليها بيانات. ويبيّن السجل ذلك لكل طرف.

ما ليس معالِجًا فرعيًا صراحةً.

يبيّن السجل أيضًا ما لا يُسنِده المعالِج إلى الغير، لأن ذلك لا يقلّ أهميةً لتقييم المخاطر:

• - تحديد الموقع من عنوان IP يتم بملف قاعدة بيانات على خادم المعالِج. ولا يذهب أي عنوان IP إلى خدمة خارجية.
• - قاعدة البيانات تعمل على الخادم نفسه الذي يعمل عليه التطبيق، لا لدى مزوّد قواعد بيانات خارجي.
• - النموذج اللغوي وراء وظائف الذكاء الاصطناعي يعمل على أجهزة المعالِج. ولا تُرسَل بيانات إلى مزوّد خارجي للنماذج اللغوية.

أُزيلا في أغسطس 2026.

حُذف طرفان من الخدمة ولم يعودا يظهران في السجل: خدمة رسائل قصيرة كانت تتلقّى أسماء الطلاب والمعلمين والصفوف، وخدمة خارجية كانت ترسل عنوان IP لكل زائر للموقع إلى الولايات المتحدة قبل أن يتّخذ ذلك الزائر أي قرار بشأن ملفات تعريف الارتباط.

الإخطار والاعتراض.

يُخطَر أي تغيير في السجل قبل ستة أسابيع على الأقل، ويجوز للمتحكّم الاعتراض مسبَّبًا خلال تلك المدة. والترتيب الكامل، بما فيه الاستثناء في حالة خطر أمني أو خطر على الاستمرارية عاجل، وارد في المادة 10.

الالتزامات تجاه المعالِجين الفرعيين.

أُبرمت مع كل طرف مدرَج في السجل بوصفه معالِجًا اتفاقية معالجة بيانات توفّر مستوى حماية مكافئًا على الأقل لما تفرضه هذه الاتفاقية على المعالِج؛ وهي كقاعدة اتفاقية المعالجة المعيارية لذلك الطرف. أما الطرف المدرَج بوصفه متحكّمًا مستقلًا فلا توجد معه اتفاقية بموجب المادة 28 — إذ تسري شروطه الخاصة — والطرف الذي لا توجد معه علاقة معالجة لا تُرسَل إليه بيانات شخصية. وعند الطلب يقدّم المعالِج الفقرات ذات الصلة أو بيانًا بشأنها. ويبقى المعالِج مسؤولًا بالكامل تجاه المتحكّم عن الوفاء بتلك الالتزامات.

المعالِج

الشركة: Haakje B.V. الاسم التجاري: Aqlemy رقم غرفة التجارة: 42160038 رقم تعريف ضريبة القيمة المضافة: NL869977817B01 مقر العمل: هارلم، هولندا

جهات الاتصال

الأسئلة بشأن اتفاقية معالجة البيانات هذه: legal@aqlemy.com الخصوصية وطلبات أصحاب البيانات: privacy@aqlemy.com الإبلاغ عن انتهاك بيانات أو حادث أمني: legal@aqlemy.com، بنسخة إلى support@aqlemy.com الدعم التقني: support@aqlemy.com الهاتف: +31 85 212 8355 (أيام العمل 09:00-17:00 بتوقيت وسط أوروبا)

مسؤول حماية البيانات.

المعالِج غير ملزَم بتعيين مسؤول لحماية البيانات (المادة 37) ولم يعيّن أحدًا. وجهة الاتصال الثابتة لحماية البيانات هي privacy@aqlemy.com. وقد يكون المتحكّم نفسه ملزَمًا بتعيين مسؤول بحسب حجمه أو طبيعته؛ وهو يحتفظ في بوابة الإدارة ببيانات الاتصال التي يمكن للمعالِج الوصول إليه عبرها.

المتحكّم

بيانات المتحكّم هي البيانات التي سجّلها في بوابة الإدارة. وهو يُبقيها محدَّثة، ولا سيما عنوان البريد الإلكتروني الذي يمكنه تلقّي إخطار عليه بشأن انتهاك بيانات أو تغيير في سجل المعالِجين الفرعيين.

السلطة الرقابية

Autoriteit Persoonsgegevens، صندوق بريد 93374، 2509 AJ لاهاي، autoriteitpersoonsgegevens.nl.